KPI bộ phận kế hoạch sản xuất là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí lập kế hoạch, điều độ và kế hoạch vật tư cho nhà máy, từ trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất đến nhân viên kế hoạch sản xuất, nhân viên điều độ sản xuất và nhân viên kế hoạch vật tư. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI bộ phận kế hoạch sản xuất theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào kiểu sản xuất (theo đơn hàng hay theo dự báo), độ dài vùng khóa kế hoạch, thời gian chờ vật tư và năng lực của từng nhà máy, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ và các bộ phận khối sản xuất (Sản xuất, HSE, Kỹ thuật sản xuất, Kiểm soát chất lượng, R&D, Kho vận, Kế hoạch sản xuất). Đang cập nhật: các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề bộ phận, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI bộ phận kế hoạch sản xuất gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí, gồm 4 vị trí và 16 KPI, mỗi vị trí 4 KPI. Bộ phận này là đầu mối kế hoạch, điều độ và kế hoạch vật tư, phối hợp với Mua hàng và Kho vận, nên KPI tập trung vào việc lệnh sản xuất có đủ điều kiện và chạy đúng lịch hay không.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất | 4 | Lệnh sản xuất hoàn thành đúng lịch, lệnh đủ vật tư và năng lực trước khi phát hành, số ngày tồn bán thành phẩm, lệnh bị đổi lịch do sai sót kế hoạch |
| Nhân viên kế hoạch sản xuất | 4 | Kế hoạch phát hành đúng hạn và hợp lệ, công đoạn được cân đối trong năng lực, lệnh có nguy cơ trễ được cảnh báo đúng hạn, lệnh phát hành chính xác lần đầu |
| Nhân viên điều độ sản xuất | 4 | Lịch ca và ngày phát hành đúng hạn, cập nhật tiến độ khớp thực tế, bất thường được chuyển xử lý đúng hạn, thay đổi điều độ được phê duyệt trước |
| Nhân viên kế hoạch vật tư | 4 | Đề nghị vật tư đúng hạn và chính xác, lệnh đủ vật tư trước mốc khóa, thời gian dừng chuyền do lỗi kế hoạch vật tư, vật tư dư sau đổi kế hoạch được cảnh báo |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI bộ phận kế hoạch sản xuất không chỉ là lập kế hoạch đúng hạn. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: chất lượng kế hoạch (phát hành đúng hạn, chính xác lần đầu, cân đối trong năng lực), sẵn sàng thực hiện (lệnh đủ vật tư và năng lực trước mốc khóa), ổn định lịch (ít đổi lịch do sai sót, thay đổi được phê duyệt) và kết quả cuối (lệnh xong đúng lịch, tồn bán thành phẩm, dừng chuyền do thiếu vật tư).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có 4 KPI cho mỗi vị trí, đủ gọn để dùng ngay. Việc chính là điền chỉ tiêu cho đúng thực tế. Một cách làm gọn:
- Chọn KPI theo phạm vi của từng người. Ở nhà máy nhỏ, một người có thể kiêm cả kế hoạch, điều độ và vật tư, khi đó nên chọn 1 đến 2 KPI của mỗi vị trí thay vì lấy hết.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên dữ liệu lệnh sản xuất và thời gian chờ vật tư của chính nhà máy, không lấy con số của nhà máy khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất. Nên chốt trước độ dài vùng khóa kế hoạch, vì các KPI về đổi lịch và đủ vật tư đều tính theo mốc này.
- Chốt kỳ đánh giá (tuần hoặc tháng) cho từng KPI. Lịch điều độ và cập nhật tiến độ có thể chấm theo tuần, còn tồn bán thành phẩm và lệnh đúng lịch thường chấm theo tháng.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI bộ phận sản xuất và KPI bộ phận kho vận.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI bộ phận kế hoạch sản xuất
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi bộ phận kế hoạch chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Kết quả của kế hoạch phụ thuộc nhiều vào bộ phận khác: bán hàng đổi đơn, mua hàng giao chậm, máy hỏng. HR nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu (danh sách lệnh sản xuất, lịch sử đổi lịch, báo cáo dừng chuyền) và người xác nhận kết quả. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường không có bộ phận kế hoạch riêng, quản đốc hoặc chủ doanh nghiệp tự lập kế hoạch. Nếu có một người kế hoạch, nên chọn 3 đến 4 KPI từ các vị trí khác nhau.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu tách kế hoạch sản xuất và kế hoạch vật tư. Cần thống nhất cách ghi nguyên nhân đổi lịch để biết lỗi do kế hoạch hay do bộ phận khác.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): có điều độ riêng theo ca, cần mẫu KPI chuẩn cho từng vị trí và quy trình duyệt thay đổi lịch rõ ràng.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): số liệu thường lấy từ ERP, MRP hoặc phần mềm lập lịch, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (nhân viên kế hoạch, điều độ, kế hoạch vật tư)
Nhân viên kế hoạch quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Thư viện đã chọn KPI theo hướng đó: nhân viên không bị đo bằng việc lệnh có xong đúng lịch, mà bằng việc kế hoạch có phát hành đúng hạn, chính xác và cảnh báo nguy cơ kịp thời. Áp lực lớn nhất là đơn hàng thay đổi liên tục từ bán hàng. Nên ghi rõ thay đổi nào nằm ngoài vùng khóa thì không tính là lỗi kế hoạch. Nhân viên điều độ cần quyền chuyển bất thường lên đúng người, nên KPI chuyển xử lý đúng hạn chỉ công bằng khi đã có danh sách người nhận rõ ràng.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất)
Trưởng bộ phận kế hoạch vừa chịu kết quả lệnh đúng lịch của cả nhà máy vừa phải đánh giá từng nhân viên. Thư viện có 4 KPI cho vị trí này: lệnh xong đúng lịch, lệnh đủ điều kiện trước khi phát hành, ngày tồn bán thành phẩm và lệnh bị đổi lịch do sai sót kế hoạch. Áp lực thường đến từ việc đứng giữa bán hàng, mua hàng và sản xuất, nên cần thống nhất trước với các bên về vùng khóa kế hoạch và quy trình thay đổi.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc nhà máy, giám đốc sản xuất)
Lãnh đạo quan tâm kế hoạch có giúp giao hàng đúng hẹn với ít tồn kho hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ giao chậm nhưng tồn bán thành phẩm và vật tư vẫn cao, tức là làm nhiều thứ chưa cần mà thiếu thứ cần. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): nên theo dõi tối thiểu tỷ lệ lệnh xong đúng lịch và thời gian dừng chuyền do thiếu vật tư.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): nên có người kế hoạch riêng và KPI lệnh đủ vật tư trước khi phát hành, để sản xuất không phải bắt đầu rồi dừng giữa chừng.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI tồn bán thành phẩm và tỷ lệ đổi lịch theo từng xưởng để thấy khâu nào gây tắc.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI kế hoạch cần liên kết với mục tiêu giao hàng và vốn lưu động của từng nhà máy.
Câu hỏi thường gặp về KPI bộ phận kế hoạch sản xuất
Lệnh sản xuất trễ thì tính cho kế hoạch hay sản xuất?
Nên tách theo nguyên nhân. Trễ do lệnh phát hành khi chưa đủ vật tư hoặc vượt năng lực tính cho kế hoạch, trễ do năng suất thấp hoặc máy hỏng tính cho sản xuất hoặc kỹ thuật. Vì vậy thư viện đo kế hoạch bằng việc lệnh có đủ điều kiện trước khi phát hành.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào kiểu sản xuất, vùng khóa kế hoạch và thời gian chờ vật tư của từng nhà máy. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Vùng khóa kế hoạch là gì?
Là khoảng thời gian trước ngày sản xuất mà kế hoạch không được đổi nếu không có phê duyệt, ví dụ 3 ngày hoặc 1 tuần. KPI về đổi lịch và đủ vật tư đều tính theo mốc này, nên nhà máy cần chốt độ dài vùng khóa trước khi chấm KPI.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI bộ phận kế hoạch sản xuất chỉ có tác dụng khi đo được chất lượng kế hoạch, không đổ hết kết quả sản xuất lên người lập kế hoạch. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo vùng khóa và năng lực của nhà máy bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.