• Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.

Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới… Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp. Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.

• Công tác lễ tân

Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:

• Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
• Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.
• Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

• Xử lý bảng lương 

Hoạt động quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty, lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên. Và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn theo quy định của công ty, doanh nghiệp.

• Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại

Công việc lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của bộ phận hành chính nhân sự bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó. 

Nhân viên hành chính nhân sự thực hiện lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động

• Quản lý tài sản, thiết bị

Bộ phận quản lý hành chính nhân sự thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác được báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới, bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.

Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp.

3. Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Thông thường, công việc chính của phòng hành chính nhân sự là tuyển dụng và đào tạo. Tùy theo công việc của mỗi doanh nghiệp mà công việc của nhân viên hành chính nhân sự cần có những quy định khác nhau. 

Quy trình thực hiện công việc của một nhân viên hành chính nhân sự:

• Thực hiện hoạt động sắp xếp, quản lý hoạt động làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.
• Thực hiện lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để nuôi dưỡng nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức, doanh nghiệp.
• Thực hiện giám sát, biên soạn và lưu trữ giấy tờ cho công ty.
• Tìm hiểu các vấn đề của nhân viên liên quan tới tiến độ làm việc và lý do khi thực hiện các hoạt động kém hiệu quả để kịp thời có kế hoạch khích lệ phù hợp. 

Qua bài viết chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn cũng đã nắm được hành chính nhân sự là gì? Và quy trình làm việc được thực hiện ra sao? Mong rằng khi áp dụng vào thực tế doanh nghiệp mình, đơn vị bạn sẽ quản lý tốt và hiệu quả hoạt động hành chính nhân sự này. Nếu vẫn còn thắc mắc, cần được tư vấn bất cứ thông tin gì liên quan đến hành chính nhân sự, bạn đừng ngần ngại liên hệ đến Thư viện Quản trị Nhân Sự!