KPI phòng kinh doanh là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí trong phòng, từ giám đốc kinh doanh đến nhân viên bán hàng và trợ lý kinh doanh. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI phòng kinh doanh theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh, sản phẩm và thị trường của từng công ty, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ (12 vị trí). Đang cập nhật: Marketing, Tài chính Kế toán, Mua hàng, Kiểm soát chất lượng, R&D và các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề phòng ban, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI phòng kinh doanh gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí. Số lượng và trọng tâm của từng vị trí khác nhau khá rõ, vì mỗi người chịu trách nhiệm một tầng kết quả khác nhau.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Giám đốc kinh doanh | 21 | Doanh thu so với kế hoạch, tỷ trọng doanh thu từ sản phẩm mới và thị trường mới, tồn kho thành phẩm trên doanh thu, chất lượng hệ thống đại lý, thị phần ngành, phát triển đội ngũ bán hàng và marketing |
| Trưởng phòng Kinh doanh | 31 | Doanh số theo quý và chỉ tiêu, lợi nhuận bán hàng, pipeline B2B, khách hàng mở mới và độ phủ sản phẩm, thu tiền và công nợ quá hạn trên 90 ngày, hàng trả về, chi phí bán hàng trên doanh số, đào tạo đội ngũ |
| Trưởng nhóm bán hàng | 17 | Doanh thu điểm bán và doanh thu cá nhân, báo cáo tuần và tháng đúng hạn, hàng trả về, tồn kho theo nguyên tắc In = Out, tiền bán hàng tồn mỗi ngày, thất thoát hàng hóa, kỷ luật ca, ổn định kênh phân phối |
| Nhân viên kinh doanh | 52 | Doanh số cá nhân so với chỉ tiêu, tỷ lệ tiếp xúc và chuyển đổi khách hàng, khách hàng mở mới, nợ quá hạn trên 90 ngày, khiếu nại của khách, tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo, theo dõi hợp đồng đến khi khách thanh toán, chi phí bán hàng |
| Trợ lý kinh doanh (sales admin) | 5 | Tỷ lệ mua vật tư chính xác, lỗi trong đơn hàng và hợp đồng, đối soát chứng từ hóa đơn đúng hạn, hỗ trợ kịp thời, hồ sơ xử lý đúng hạn |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI của phòng kinh doanh không chỉ có doanh số. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: kết quả bán hàng (doanh số, lợi nhuận), hiệu quả chi phí (chi phí bán hàng trên doanh số), chất lượng quan hệ khách hàng (khiếu nại, nợ quá hạn, thu tiền) và kỷ luật vận hành (kế hoạch, báo cáo đúng hạn, tồn kho, chứng từ).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI có số đo cụ thể như doanh số, tỷ lệ chi phí, nợ quá hạn, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên kế hoạch năm của công ty, không lấy con số của công ty khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất.
- Chốt kỳ đánh giá (tháng, quý hoặc năm) cho từng KPI, vì doanh số thường chấm theo tháng còn KPI phát triển thị trường có thể chấm theo quý.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI phòng hành chính nhân sự.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI phòng kinh doanh
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi phòng kinh doanh chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Áp lực thường đến từ những bảng có quá nhiều KPI, trọng số không rõ hoặc mỗi nhân viên một kiểu đo, khiến việc xếp loại dễ bị khiếu nại. HR nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu và người xác nhận kết quả. Người làm C&B cần biết KPI nào tính vào lương hoặc thưởng doanh số, tỷ lệ chi trả theo mức hoàn thành và số liệu doanh số lấy từ đâu để đối chiếu. Phần ghi mức lương theo KPI trong hợp đồng có thể xem thêm ở bài cách ghi mức lương trong hợp đồng cho nhân viên kinh doanh hưởng lương theo KPI/doanh số. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường một người kiêm HR và C&B. Nên chọn 3 đến 5 KPI cho mỗi vị trí, đo bằng số liệu có sẵn từ hóa đơn và công nợ, chấm theo tháng để khỏi phải dựng hệ thống riêng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu có nhiều vị trí và nhiều nhóm bán hàng, cần thống nhất cách đặt trọng số giữa các nhóm để thưởng doanh số không bị chênh lệch khó giải thích.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): cần mẫu KPI chuẩn theo từng cấp vị trí, quy trình duyệt và lưu bảng KPI, vì số lượng bảng lớn khiến sai sót thủ công khó kiểm soát.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI kinh doanh thường gắn với phần mềm đánh giá và tính lương, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu để nhập vào hệ thống.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (nhân viên kinh doanh, trợ lý kinh doanh)
Nhân viên kinh doanh quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Thư viện có tới 52 KPI cho vị trí này, nhưng nếu bị đánh giá cả doanh số, nợ quá hạn, khiếu nại, kỷ luật và chi phí cùng lúc thì rất khó theo dõi. Áp lực lớn nhất là bị tính vào KPI những kết quả do bộ phận khác quyết định, chẳng hạn giao hàng chậm hay giá bán do cấp trên đặt. Nên chọn vài KPI chính và nói rõ cách tính, cách lấy số liệu. Trợ lý kinh doanh (sales admin) làm việc thiên về chứng từ nên KPI hợp lý là độ chính xác và đúng hạn: tỷ lệ lỗi trong đơn hàng và hợp đồng, đối soát chứng từ hóa đơn đúng hạn, hồ sơ xử lý đúng hạn.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (trưởng phòng kinh doanh, trưởng nhóm bán hàng)
Trưởng phòng và trưởng nhóm vừa chịu chỉ tiêu của cả nhóm vừa phải đánh giá từng nhân viên. Họ quan tâm KPI của nhóm có khớp với KPI của từng người hay không, vì nếu nhân viên đạt doanh số cá nhân mà nhóm vẫn hụt thì khó giải thích với cấp trên. Áp lực thường đến từ tồn kho, hàng trả về, công nợ quá hạn và nhân viên nghỉ việc, những chỉ số mà doanh số đơn thuần không phản ánh. Với trưởng nhóm bán hàng, thư viện có KPI đặc thù như doanh thu điểm bán, tồn kho theo nguyên tắc In = Out và tiền bán hàng tồn mỗi ngày. Người quản lý cũng cần thời gian cho việc huấn luyện đội ngũ, nên nên giữ ít nhất một KPI về phát triển nhân viên.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc)
Lãnh đạo quan tâm KPI phòng kinh doanh có nối được với kế hoạch doanh thu và lợi nhuận của cả năm hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ doanh số tăng nhưng chi phí bán hàng, công nợ và tồn kho tăng theo. Với doanh nghiệp sản xuất, các KPI như tồn kho thành phẩm trên doanh thu, tỷ trọng doanh thu từ sản phẩm mới hay thị trường mới giúp kinh doanh và sản xuất nói chung một ngôn ngữ, thay vì mỗi bên chạy theo kế hoạch riêng. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): chủ doanh nghiệp thường trực tiếp theo dõi doanh số. Nên có thêm hai KPI ngoài doanh số là nợ quá hạn và chi phí bán hàng trên doanh số để tránh bán nhiều nhưng thu tiền chậm.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): giám đốc kinh doanh bắt đầu quản lý qua trưởng nhóm, cần KPI cho cấp trưởng nhóm để doanh số không phụ thuộc vào vài nhân viên giỏi.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI cơ cấu, gồm doanh thu theo thị trường, theo dòng sản phẩm và theo kênh, để nhìn ra phần nào đang kéo tăng trưởng.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI kinh doanh cần được liên kết với mục tiêu từng khu vực hoặc đơn vị kinh doanh, kèm thị phần và chi phí để so sánh giữa các đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về KPI phòng kinh doanh
Một nhân viên kinh doanh nên có bao nhiêu KPI?
Không có con số cố định, nhưng bảng KPI càng ngắn thì nhân viên càng nhớ và càng dễ đo. Với mỗi vị trí, hãy chọn các KPI quyết định kết quả chính, không cần đưa hết KPI trong thư viện vào.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào kế hoạch của từng công ty. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Trợ lý kinh doanh (sales admin) nên đo bằng KPI nào?
Công việc của sales admin thiên về chứng từ và hỗ trợ nên KPI thường là độ chính xác và đúng hạn. Thư viện hiện có 5 KPI cho vị trí này: tỷ lệ mua vật tư chính xác, tỷ lệ lỗi trong đơn hàng và hợp đồng, đối soát chứng từ hóa đơn gửi đúng hạn, số lời phàn nàn về hỗ trợ chậm và tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng hạn.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI phòng kinh doanh chỉ có tác dụng khi mỗi vị trí chỉ chịu trách nhiệm cho những kết quả nó kiểm soát được. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo kế hoạch của công ty bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.