KPI phòng kinh doanh là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí trong phòng, từ giám đốc kinh doanh đến nhân viên bán hàng. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng CSV để mở bằng Excel hoặc Google Sheets.
Công cụ tra cứu KPI phòng kinh doanh theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh, sản phẩm và thị trường của từng công ty, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
KPI phòng kinh doanh gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí. Số lượng và trọng tâm của từng vị trí khác nhau khá rõ, vì mỗi người chịu trách nhiệm một tầng kết quả khác nhau.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Giám đốc kinh doanh | 31 | Doanh thu so với kế hoạch, cơ cấu doanh thu theo thị trường và dòng sản phẩm, tồn kho thành phẩm trên doanh thu, điều hành và phát triển đội ngũ |
| Trưởng phòng Kinh doanh | 62 | Doanh số, lợi nhuận bán hàng, tỷ lệ chi phí bán hàng trên doanh số, kế hoạch bán hàng theo năm, quý, tháng, nghiên cứu thị trường |
| Trưởng nhóm bán hàng | 17 | Doanh thu điểm bán và cá nhân, hàng trả về, tồn kho, thất thoát, nhân viên nghỉ việc, báo cáo tuần và tháng |
| Nhân viên kinh doanh | 64 | Doanh số cá nhân, tỷ lệ nợ quá hạn, khiếu nại của khách, tỷ lệ tiếp xúc khách hàng, hồ sơ thầu và báo giá, theo dõi hợp đồng đến khi khách thanh toán |
| Nhân viên marketing và phát triển thị trường | 6 | Kế hoạch marketing, tỷ lệ chi phí marketing trên doanh số, số lần nghiên cứu thị trường |
| Trợ lý kinh doanh (sales admin) | 0 | Chưa có KPI trong thư viện hiện tại |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI của phòng kinh doanh không chỉ có doanh số. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: kết quả bán hàng (doanh số, lợi nhuận), hiệu quả chi phí (chi phí bán hàng trên doanh số), chất lượng quan hệ khách hàng (khiếu nại, nợ quá hạn, thu tiền) và kỷ luật vận hành (kế hoạch, báo cáo đúng hạn, tồn kho).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI có số đo cụ thể như doanh số, tỷ lệ chi phí, nợ quá hạn, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên kế hoạch năm của công ty, không lấy con số của công ty khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất.
- Chốt kỳ đánh giá (tháng, quý hoặc năm) cho từng KPI, vì doanh số thường chấm theo tháng còn KPI phát triển thị trường có thể chấm theo quý.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file CSV vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất.
Góc nhìn của từng vai trò khi xây KPI phòng kinh doanh
Góc nhìn của chủ doanh nghiệp / CEO
Chủ doanh nghiệp quan tâm KPI có nối được với kế hoạch doanh thu và lợi nhuận của cả năm hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ doanh số tăng nhưng chi phí bán hàng, công nợ và tồn kho tăng theo. Vì vậy, khi chọn KPI cho phòng kinh doanh, nên giữ ít nhất một KPI về hiệu quả (tỷ lệ chi phí bán hàng trên doanh số) và một KPI về chất lượng doanh thu (nợ quá hạn) bên cạnh doanh số.
Góc nhìn của giám đốc (điều hành, nhà máy)
Giám đốc điều hành cần phòng kinh doanh bán đúng thứ nhà máy làm được. Với doanh nghiệp sản xuất, KPI như tỷ lệ tồn kho thành phẩm trên doanh thu hay cơ cấu doanh thu theo dòng sản phẩm giúp hai bên nói chung một ngôn ngữ, thay vì kinh doanh chạy theo doanh số còn sản xuất chạy theo kế hoạch riêng.
Góc nhìn của trưởng phòng Nhân sự / HR
HR quan tâm bảng KPI có công bằng và giải thích được khi đánh giá hay không. Áp lực lớn nhất là KPI quá nhiều, trọng số không rõ, hoặc mỗi nhân viên một kiểu đo khiến việc xếp loại dễ bị khiếu nại. HR nên là người rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu và người xác nhận kết quả.
Góc nhìn của chuyên viên C&B / kế toán tiền lương
Người làm C&B cần KPI đủ rõ để tính được lương theo hiệu suất hoặc thưởng doanh số. Họ cần biết KPI nào tính vào lương, tỷ lệ chi trả theo mức hoàn thành, và số liệu doanh số lấy từ đâu để đối chiếu. Phần ghi mức lương theo KPI trong hợp đồng có thể xem thêm ở bài cách ghi mức lương trong hợp đồng cho nhân viên kinh doanh hưởng lương theo KPI/doanh số.
Câu hỏi thường gặp về KPI phòng kinh doanh
Một nhân viên kinh doanh nên có bao nhiêu KPI?
Không có con số cố định, nhưng bảng KPI càng ngắn thì nhân viên càng nhớ và càng dễ đo. Với mỗi vị trí, hãy chọn các KPI quyết định kết quả chính, không cần đưa hết KPI trong thư viện vào.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào kế hoạch của từng công ty. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Vì sao vị trí trợ lý kinh doanh chưa có KPI?
Thư viện hiện chưa có KPI cho vị trí sales admin. Bạn có thể tham khảo các KPI về báo cáo, hồ sơ báo giá và theo dõi hợp đồng của nhân viên kinh doanh để dựng bộ KPI riêng.
File CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt thì làm sao?
File được lưu theo UTF-8 nên thường hiển thị đúng. Nếu Excel vẫn lỗi font, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI phòng kinh doanh chỉ có tác dụng khi mỗi vị trí chỉ chịu trách nhiệm cho những kết quả nó kiểm soát được. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo kế hoạch của công ty bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.