Nội quy & văn hóa rõ ràng, công bằng, sống được
Sáu khái niệm giúp nội quy đúng luật, văn hóa không chỉ nằm trên giấy và kỷ luật được áp dụng công bằng. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Văn hóa tổ chức
Ba cách nhìn để văn hóa sống được trong hằng ngày.
Ba tầng văn hóa của Schein
Văn hóa gồm những thứ nhìn thấy, những giá trị tuyên bố và những giả định ngầm.
Ba tầng văn hóa của Schein
Là gì
Edgar Schein mô tả văn hóa tổ chức trong Organizational Culture and Leadership (1985) gồm ba tầng: tạo phẩm (thấy được như đồng phục, cách bố trí văn phòng), giá trị được tuyên bố (khẩu hiệu, quy tắc) và giả định nền tảng (những điều mọi người ngầm tin là đúng). Tầng sâu nhất khó thay đổi nhất.
Cách làm
- Liệt kê những gì nhân viên thấy hằng ngày: lịch họp, cách khen, cách xử lý sai sót.
- So với khẩu hiệu công ty xem có khớp không.
- Hỏi nhân viên điều gì “ở đây ai cũng ngầm hiểu”.
Lưu ý
Khẩu hiệu không tạo ra văn hóa. Văn hóa thể hiện ở việc lãnh đạo làm gì khi có áp lực.
Từ giá trị đến hành vi
Giá trị chỉ có ý nghĩa khi được thể hiện thành hành vi cụ thể và được ghi nhận.
Từ giá trị đến hành vi
Là gì
Khoảng cách giữa điều công ty nói và điều nhân viên thấy là nguồn gốc của mất niềm tin. Lãnh đạo làm mẫu và khen thưởng đúng hành vi là cách nhanh nhất để giá trị trở thành thói quen.
Cách làm
- Chọn 2 đến 3 giá trị, mỗi giá trị viết thành 2 hành vi quan sát được.
- Lãnh đạo nêu ví dụ cụ thể trong họp hằng tuần.
- Khen đúng hành vi, nêu rõ hành vi nào được khen.
Lưu ý
Đừng đưa quá nhiều giá trị. Ba giá trị được thực hành tốt hơn mười giá trị nằm trên tường.
An toàn tâm lý
Nhân viên dám nêu sai sót, đặt câu hỏi và góp ý mà không sợ bị phạt.
An toàn tâm lý
Là gì
Amy Edmondson công bố nghiên cứu về an toàn tâm lý (psychological safety) trong nhóm làm việc năm 1999, trên tạp chí Administrative Science Quarterly. Khi an toàn tâm lý cao, nhóm dám báo cáo lỗi sớm, nhờ vả và học hỏi nhiều hơn.
Cách làm
- Khi có sai sót, hỏi “chúng ta học được gì” trước khi hỏi “ai làm”.
- Cho nhân viên cơ hội góp ý trong các cuộc họp.
- Phản hồi tích cực với người vừa nêu vấn đề, dù vấn đề khó nghe.
Lưu ý
An toàn tâm lý không có nghĩa là bỏ kỷ luật. Có thể giữ tiêu chuẩn cao nhưng vẫn để người ta nói thật.
Nội quy và kỷ luật
Ba cách làm nội quy đúng luật và được tin tưởng.
Nội quy lao động phải đăng ký
Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên phải lập nội quy bằng văn bản và đăng ký.
Nội quy lao động phải đăng ký
Là gì
Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh. Trước khi ban hành, cần lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại nơi làm việc, nếu có.
Cách làm
- Kiểm tra số lao động để xác định có phải đăng ký hay không.
- Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động trước khi ban hành.
- Nộp hồ sơ đăng ký và giữ bản có dấu xác nhận.
Lưu ý
Thủ tục và thời hạn đăng ký cần đối chiếu văn bản hiện hành. Bài này không thay thế tư vấn pháp lý.
Kỷ luật tiến bộ
Xử lý vi phạm theo các mức tăng dần, từ nhắc nhở đến hình thức nặng hơn.
Kỷ luật tiến bộ
Là gì
Kỷ luật tiến bộ (progressive discipline) là cách áp dụng các mức xử lý từ nhẹ đến nặng, thường bắt đầu bằng nhắc nhở bằng lời, sau đó là văn bản, rồi mới đến hình thức nặng hơn nếu vi phạm lặp lại. Mức xử lý phải tương ứng với mức độ vi phạm và đúng quy định của nội quy.
Cách làm
- Phân loại vi phạm thành nhẹ, trung bình và nặng trong nội quy.
- Ghi nhận bằng văn bản từ lần nhắc nhở đầu tiên.
- Cho nhân viên cơ hội giải trình trước khi quyết định.
Lưu ý
Hình thức kỷ luật phải theo đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019 và nội quy đã đăng ký. Đối chiếu trước khi áp dụng.
Công bằng trong áp dụng nội quy
Cùng một vi phạm, cùng một cách xử lý, không phân biệt người.
Công bằng trong áp dụng nội quy
Là gì
J. Stacy Adams (1963) đã chỉ ra con người nhạy cảm với sự bất công khi so sánh với người khác. Trong nội quy, nếu cùng vi phạm mà người này bị phạt còn người kia không, niềm tin vào quy định sẽ mất nhanh hơn bất kỳ điều khoản nào.
Cách làm
- Lập bảng tình huống tiêu biểu và cách xử lý thống nhất.
- Ghi lý do khi áp dụng khác với bảng chuẩn.
- Rà soát định kỳ các quyết định kỷ luật để phát hiện chênh lệch.
Lưu ý
Công bằng không có nghĩa là máy móc. Có thể xem hoàn cảnh, nhưng phải ghi lý do rõ ràng.