KPI bộ phận kho vận là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí nhận, lưu, cấp phát và giao hàng hóa, từ trưởng phòng kho vận, trưởng bộ phận giao nhận, thủ kho, quản lý kho đến nhân viên kho, nhân viên giao nhận, nhân viên cấp phát vật tư cho chuyền, nhân viên kiểm soát tồn kho và nhân viên lái xe nâng. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI bộ phận kho vận theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào loại hàng hóa, quy mô kho, định mức hao hụt và kế hoạch giao hàng của từng doanh nghiệp, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ và các bộ phận khối sản xuất (Sản xuất, HSE, Kỹ thuật sản xuất, Kiểm soát chất lượng, R&D, Kho vận, Kế hoạch sản xuất). Đang cập nhật: các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề bộ phận, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI bộ phận kho vận gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí, gồm 9 vị trí và 88 KPI. Trưởng phòng kho vận và thủ kho có nhiều KPI nhất vì chịu trách nhiệm cả số liệu sổ sách, hao hụt và chi phí, còn các vị trí làm việc trực tiếp với hàng hóa có từ 2 đến 8 KPI.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Kho vận | 30 | Nhận và giao hàng đúng kế hoạch, giao đúng hóa đơn, sai lệch giữa thực tế và sổ sách, hao hụt so với định mức, hàng giảm chất lượng do bảo quản, khiếu nại về hàng hóa trong vận chuyển và lưu kho, chi phí theo định mức, tai nạn lao động, đào tạo và nhân sự kế thừa |
| Trưởng bộ phận Giao nhận | 12 | Nhận hàng đúng kế hoạch, giao đúng hóa đơn, khiếu nại trong vận chuyển, đối chiếu tiền mặt và thuế nhập khẩu, đánh giá nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, chi phí theo định mức, tai nạn lao động |
| Thủ kho | 19 | Thủ tục nhập và xuất kho đầy đủ, xuất theo FIFO, sai lệch thực tế và sổ sách, hao hụt và hàng giảm chất lượng, lỗi xuất nhập, cập nhật ERP, hàng gửi kho, chi phí dự trữ, hỗ trợ các bộ phận kịp thời |
| Quản lý kho | 5 | Quản lý chung hoạt động kho và an toàn PCCC, kiểm soát nhập xuất theo FIFO, sắp xếp và kiểm kê định kỳ, hàng gửi kho, xử lý đơn hàng trục trặc với đại lý |
| Nhân viên kho | 2 | Bốc dỡ, sắp xếp, phân loại hàng theo phân công, giao hàng đúng địa điểm và tiến độ có biên bản ký nhận |
| Nhân viên Giao nhận | 8 | Giao đúng hóa đơn, khiếu nại về hàng trong vận chuyển, chi phí theo định mức, bảo quản và kiểm tra xe hằng ngày, xử lý sự cố, báo cáo công việc |
| Nhân viên cấp phát vật tư cho chuyền | 4 | Cấp vật tư đúng hạn, đúng mã, lô và số lượng ngay lần đầu, phiếu cấp phát cập nhật hệ thống đúng hạn, thời gian dừng chuyền do cấp phát sai hoặc chậm |
| Nhân viên kiểm soát tồn kho | 4 | Dòng mã hàng, vị trí, lô khớp kiểm kê, kiểm kê luân phiên đúng hạn, hồ sơ chênh lệch xử lý đúng hạn, cảnh báo hàng chậm luân chuyển và sắp hết hạn |
| Nhân viên lái xe nâng | 4 | Yêu cầu vận chuyển đúng hạn, hàng hư hỏng do vận chuyển, kiểm tra xe trước ca, điểm kiểm tra vận hành xe nâng an toàn |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI bộ phận kho vận không chỉ là giao hàng đúng hạn. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: đúng hạn (nhận, cấp phát, giao hàng theo kế hoạch), chính xác (đúng hóa đơn, đúng mã và lô, tồn kho khớp sổ sách), bảo toàn hàng hóa (hao hụt, hư hỏng, giảm chất lượng do bảo quản) và chi phí, an toàn (chi phí theo định mức, chi phí dự trữ, tai nạn lao động).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI có số đo cụ thể như tỷ lệ giao đúng hóa đơn, tỷ lệ sai lệch tồn kho, tỷ lệ hao hụt, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt. Thư viện của trưởng phòng và thủ kho có nhiều KPI đạt hoặc không đạt, nên lọc bớt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên định mức hao hụt, kế hoạch giao hàng và dữ liệu kiểm kê của chính doanh nghiệp, không lấy con số của kho khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất. Với lái xe nâng và nhân viên bốc xếp, nên giữ an toàn là KPI bắt buộc.
- Chốt kỳ đánh giá (tuần, tháng hoặc quý) cho từng KPI. Giao hàng và cấp phát thường chấm theo tuần hoặc tháng, còn sai lệch tồn kho và hao hụt chấm theo kỳ kiểm kê.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI bộ phận kế hoạch sản xuất và KPI bộ phận sản xuất.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI bộ phận kho vận
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi bộ phận kho vận chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Kho vận có nhiều số liệu liên quan đến tiền: hao hụt, sai lệch tồn kho, tiền mặt thu hộ, chi phí xăng dầu. HR và kế toán nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu (phiếu nhập xuất, biên bản kiểm kê, biên bản giao hàng, báo cáo chi phí) và người xác nhận kết quả. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường một thủ kho kiêm cả nhập, xuất và giao hàng. Nên chọn 3 đến 4 KPI như giao đúng hóa đơn, sai lệch tồn kho và hao hụt, chấm theo tháng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu tách kho và giao nhận. Cần thống nhất trách nhiệm khi hàng hư hỏng: hỏng trong kho hay hỏng trên đường.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): có nhiều kho và nhiều tuyến giao hàng, cần mẫu KPI chuẩn theo từng vị trí và quy trình kiểm kê thống nhất.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): số liệu kho thường lấy từ phần mềm WMS hoặc ERP, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu để nhập vào hệ thống.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (nhân viên kho, giao nhận, cấp phát, kiểm soát tồn kho, lái xe nâng)
Nhân viên kho vận quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Các vị trí mới bổ sung như cấp phát vật tư, kiểm soát tồn kho và lái xe nâng có 4 KPI mỗi vị trí, đo đúng hạn, chính xác và an toàn. Áp lực lớn nhất là bị tính giao chậm khi đơn hàng đến sát giờ, hoặc bị tính sai lệch tồn kho do người khác nhập sai trên hệ thống. Nên ghi rõ thời điểm chốt nhận yêu cầu và cách truy ra người gây sai lệch. Nhân viên giao nhận nên được đánh giá thêm việc kiểm tra xe hằng ngày, vì xe hỏng giữa đường làm chậm cả chuyến hàng.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (thủ kho, quản lý kho, trưởng bộ phận giao nhận)
Thủ kho, quản lý kho và trưởng bộ phận giao nhận vừa chịu kết quả của cả nhóm vừa phải đánh giá từng nhân viên. Họ quan tâm KPI của nhóm có khớp với KPI của từng người hay không, vì nếu từng người làm đủ việc mà cuối kỳ vẫn lệch tồn kho thì khó giải thích. Thư viện của thủ kho có 19 KPI, nhiều KPI dạng đạt hoặc không đạt về thủ tục, nên chọn ra vài KPI có số đo như sai lệch sổ sách, hao hụt và lỗi xuất nhập. Trưởng bộ phận giao nhận nên giữ một KPI về đánh giá nhà cung cấp vận chuyển, vì chất lượng giao hàng phụ thuộc nhiều vào họ.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc chuỗi cung ứng, trưởng phòng kho vận)
Lãnh đạo quan tâm kho vận có giao hàng đúng cho khách và cấp đủ vật tư cho sản xuất với chi phí hợp lý hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ tồn kho nhiều mà vẫn thiếu hàng cần, hoặc chi phí vận chuyển tăng nhanh hơn doanh thu. Vị trí trưởng phòng kho vận có 30 KPI trong thư viện, từ giao nhận đúng kế hoạch, sai lệch sổ sách, hao hụt đến chi phí và đào tạo. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): nên theo dõi tối thiểu sai lệch tồn kho và giao đúng hóa đơn, vì đây là hai chỗ dễ thất thoát nhất.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): nên thêm KPI cấp phát vật tư cho chuyền và thời gian dừng chuyền do cấp phát, để kho phục vụ sản xuất tốt hơn.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI chi phí dự trữ và chi phí vận chuyển trên doanh thu theo từng kho và từng tuyến.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI kho vận cần liên kết với mục tiêu chuỗi cung ứng của từng nhà máy và từng vùng để so sánh giữa các đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về KPI bộ phận kho vận
Thủ kho nên có bao nhiêu KPI?
Thư viện có 19 KPI cho thủ kho, nhưng một bảng dùng được thường chỉ cần 5 đến 7 KPI. Nên ưu tiên sai lệch thực tế và sổ sách, hao hụt so với định mức, lỗi xuất nhập và thủ tục nhập xuất đầy đủ.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào loại hàng, định mức hao hụt và kế hoạch giao hàng của từng doanh nghiệp. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Hàng hư hỏng khi giao thì tính cho kho hay giao nhận?
Nên tách theo điểm phát hiện. Hư hỏng phát hiện khi kiểm tra trước khi xuất tính cho kho, hư hỏng phát hiện khi khách nhận mà lúc xuất đã ký đủ tính cho giao nhận. Muốn làm được, biên bản bàn giao giữa kho và giao nhận cần ghi rõ tình trạng hàng.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI bộ phận kho vận chỉ có tác dụng khi đo được cả đúng hạn, chính xác và bảo toàn hàng hóa, không chỉ khối lượng đã giao. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo định mức và kế hoạch của doanh nghiệp bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.