KPI bộ phận sản xuất là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí trong bộ phận, từ giám đốc sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng ca, tổ trưởng chuyền đến công nhân vận hành, lắp ráp và đóng gói. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI bộ phận sản xuất theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất, sản phẩm, dây chuyền và định mức của từng nhà máy, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh và Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ. Đang cập nhật: Kho vận, Kiểm soát chất lượng, R&D, Kỹ thuật sản xuất, HSE và các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề bộ phận, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI bộ phận sản xuất gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí, gồm 9 vị trí và 72 KPI. Số lượng và trọng tâm của từng vị trí khác nhau khá rõ, vì giám đốc sản xuất chịu trách nhiệm kế hoạch và chi phí của cả nhà máy, còn công nhân chỉ chịu trách nhiệm phần việc tại máy hoặc tại công đoạn của mình.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Giám đốc Sản xuất | 22 | Lập và phê duyệt dự toán đúng tiến độ, sản lượng thực hiện so với lệnh giao, năng suất lao động so với định mức, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trên giá thành, không phát sinh tai nạn lao động nghiêm trọng, lô không đạt chuẩn xuất xưởng, ứng dụng ERP và cải tiến công nghệ, đào tạo và nâng bậc công nhân |
| Quản đốc phân xưởng | 15 | Sản lượng so với kế hoạch và tỷ lệ lô đúng lệnh, tỷ lệ hàng hư và làm lại (rework), bán thành phẩm và thành phẩm đạt ngay lần đầu, vi phạm an toàn lao động, tuân thủ SOP và 5S, hiệu suất sản xuất, tỷ lệ thợ đạt chuẩn qua kỳ thi |
| Trưởng ca | 9 | Hoàn thành kế hoạch theo công đoạn và số ngày chậm tiến độ, tỷ lệ sản phẩm nhập kho đạt chất lượng, vi phạm an toàn lao động trong ca, ca thiếu nhân lực chưa có phương án bổ sung, tiết kiệm so với định mức vật tư, mất mát thiết bị được giao |
| Tổ trưởng/chuyền trưởng | 4 | Hoàn thành sản lượng đạt chuẩn theo kế hoạch, tỷ lệ sản phẩm của tổ hoặc chuyền đạt ngay lần đầu, hiệu suất giờ công, tỷ lệ điểm kiểm tra an toàn đạt yêu cầu |
| Thư ký sản xuất | 3 | Chấm công đủ và đúng, thanh toán lương và chế độ đúng hạn, gửi báo cáo thống kê cho đội trưởng đúng hạn |
| Công nhân | 7 | Vi phạm quy trình và SOP, bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn, làm chủ thiết bị, thực hành 5S, đáp ứng sự phân công của quản đốc, vi phạm nội quy kỷ luật, đề xuất cải tiến |
| Công nhân vận hành máy | 4 | Hoàn thành sản lượng đạt chuẩn được giao, sản phẩm tại máy đạt ngay lần đầu, bảo dưỡng tự quản đúng hạn, điểm kiểm tra an toàn |
| Công nhân lắp ráp | 4 | Hiệu suất giờ công lắp ráp, cụm lắp ráp đạt ngay lần đầu, thao tác lắp ráp đúng chuẩn, điểm kiểm tra an toàn |
| Công nhân đóng gói | 4 | Sản lượng đóng gói đạt kế hoạch, kiện đóng gói đạt ngay lần đầu, nhãn và mã lô chính xác, điểm kiểm tra an toàn |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI bộ phận sản xuất không chỉ có sản lượng. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: tiến độ và sản lượng (hoàn thành kế hoạch, số ngày chậm), chất lượng (đạt ngay lần đầu, hàng hư, làm lại), an toàn và kỷ luật (vi phạm ATLĐ, SOP, 5S) và hiệu quả nguồn lực (năng suất, định mức vật tư, giờ công, đào tạo nâng bậc).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI có số đo cụ thể như tỷ lệ hoàn thành sản lượng, tỷ lệ đạt ngay lần đầu, hiệu suất giờ công, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức của nhà máy, không lấy con số của nhà máy khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất. Với công nhân, nên giữ an toàn lao động là KPI bắt buộc.
- Chốt kỳ đánh giá (ca, tuần, tháng hoặc quý) cho từng KPI, vì sản lượng và tỷ lệ lỗi thường chấm theo tuần hoặc tháng, còn đào tạo và cải tiến chấm theo quý.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI phòng kinh doanh và KPI phòng hành chính nhân sự.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI bộ phận sản xuất
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi bộ phận sản xuất chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Áp lực thường đến từ những bảng có quá nhiều KPI, trọng số không rõ hoặc mỗi ca mỗi chuyền đo một kiểu, khiến việc xếp loại dễ bị khiếu nại. HR nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu (báo cáo ca, phiếu kiểm tra chất lượng, biên bản an toàn) và người xác nhận kết quả. Người làm C&B cần biết KPI nào tính vào thưởng năng suất hoặc thưởng chuyên cần, và số liệu sản lượng lấy từ đâu để đối chiếu. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường một người kiêm HR và C&B. Nên chọn 3 đến 4 KPI cho mỗi vị trí, đo bằng số liệu có sẵn từ báo cáo sản lượng và phiếu kiểm tra, chấm theo tháng để khỏi phải dựng hệ thống riêng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu có nhiều chuyền và nhiều ca, cần thống nhất cách đặt trọng số giữa các chuyền để thưởng năng suất không bị chênh lệch khó giải thích.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): cần mẫu KPI chuẩn theo từng cấp vị trí, quy trình duyệt và lưu bảng KPI, vì số lượng bảng lớn khiến sai sót thủ công khó kiểm soát.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI sản xuất thường gắn với hệ thống MES hoặc phần mềm chấm công và tính lương, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu để nhập vào hệ thống.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (công nhân, thư ký sản xuất)
Công nhân quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Với vị trí công nhân vận hành máy, lắp ráp và đóng gói, thư viện chỉ có 4 KPI mỗi vị trí, gồm sản lượng hoặc hiệu suất, tỷ lệ đạt ngay lần đầu, một KPI đặc thù của công việc và điểm kiểm tra an toàn. Áp lực lớn nhất là bị tính vào KPI những kết quả do khâu khác quyết định, chẳng hạn máy hỏng do thiếu bảo trì, thiếu vật tư hay thay đổi kế hoạch giữa ca. Nên nói rõ cách tính và cách lấy số liệu cho từng người. Thư ký sản xuất làm việc thiên về chứng từ nên KPI hợp lý là độ chính xác và đúng hạn: chấm công đủ và đúng, thanh toán lương đúng hạn, báo cáo thống kê gửi đúng hạn.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (quản đốc phân xưởng, trưởng ca, tổ trưởng/chuyền trưởng)
Quản đốc, trưởng ca và tổ trưởng vừa chịu chỉ tiêu của cả nhóm vừa phải đánh giá từng công nhân. Họ quan tâm KPI của nhóm có khớp với KPI của từng người hay không, vì nếu từng công nhân đạt mà chuyền vẫn hụt sản lượng thì khó giải thích với cấp trên. Áp lực thường đến từ hàng hư, làm lại, thiếu nhân lực trong ca và vi phạm an toàn, những chỉ số mà sản lượng đơn thuần không phản ánh. Với quản đốc, thư viện có 15 KPI, gồm cả tỷ lệ làm lại, tỷ lệ lô đúng lệnh và tỷ lệ thợ đạt chuẩn qua kỳ thi. Người quản lý cũng cần thời gian cho việc đào tạo và kèm cặp, nên nên giữ ít nhất một KPI về phát triển đội ngũ.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc nhà máy, giám đốc sản xuất)
Lãnh đạo quan tâm KPI sản xuất có nối được với kế hoạch giao hàng, giá thành và an toàn của cả năm hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ sản lượng tăng nhưng chi phí nguyên vật liệu, hàng hư và làm lại tăng theo. Vị trí giám đốc sản xuất có 22 KPI trong thư viện, từ lập dự toán, sản xuất theo lệnh giao, năng suất so với định mức đến chuẩn hóa quy trình và đào tạo nâng bậc. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): chủ doanh nghiệp thường trực tiếp theo dõi sản lượng. Nên có thêm hai KPI ngoài sản lượng là tỷ lệ hàng hư hoặc làm lại và số vụ vi phạm an toàn để tránh làm nhiều nhưng lỗi nhiều.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): giám đốc sản xuất bắt đầu quản lý qua quản đốc và tổ trưởng, cần KPI cho cấp này để kết quả không phụ thuộc vào vài người giỏi.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI cơ cấu, gồm năng suất theo từng xưởng, từng dòng sản phẩm và từng ca, để nhìn ra khâu nào đang kéo giảm hiệu suất.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI sản xuất cần được liên kết với mục tiêu từng nhà máy, kèm chi phí và an toàn để so sánh giữa các đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về KPI bộ phận sản xuất
Một công nhân sản xuất nên có bao nhiêu KPI?
Không có con số cố định, nhưng bảng KPI càng ngắn thì công nhân càng nhớ và càng dễ đo. Thư viện đề xuất 4 KPI cho mỗi vị trí công nhân. Hãy chọn các KPI quyết định kết quả chính, không cần đưa hết KPI trong thư viện vào.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào kế hoạch và định mức của từng nhà máy. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Thư ký sản xuất nên đo bằng KPI nào?
Công việc của thư ký sản xuất thiên về chứng từ và thống kê nên KPI thường là độ chính xác và đúng hạn. Thư viện hiện có 3 KPI cho vị trí này: tỷ lệ chấm công đủ và đúng, tỷ lệ thanh toán lương và chế độ đúng và kịp thời, tỷ lệ gửi báo cáo thống kê đúng hạn.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI bộ phận sản xuất chỉ có tác dụng khi mỗi vị trí chỉ chịu trách nhiệm cho những kết quả nó kiểm soát được. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo kế hoạch và định mức của nhà máy bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.