KPI bộ phận kiểm soát chất lượng là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí kiểm tra và đảm bảo chất lượng trong nhà máy, từ trưởng phòng kiểm soát chất lượng, tổ trưởng QC đến nhân viên QC đầu vào (IQC), QC công đoạn (IPQC), QC thành phẩm (OQC), nhân viên đo lường, nhân viên QA và kỹ sư chất lượng. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI bộ phận kiểm soát chất lượng theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào tiêu chuẩn sản phẩm, yêu cầu của khách hàng, kế hoạch lấy mẫu và mức độ rủi ro chất lượng của từng nhà máy, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ và các bộ phận khối sản xuất (Sản xuất, HSE, Kỹ thuật sản xuất, Kiểm soát chất lượng, R&D, Kho vận, Kế hoạch sản xuất). Đang cập nhật: các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề bộ phận, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI bộ phận kiểm soát chất lượng gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí, gồm 8 vị trí và 48 KPI. Trưởng phòng kiểm soát chất lượng có 20 KPI vì phụ trách cả hồ sơ sản xuất, thiết bị đo, khiếu nại khách hàng và làm việc với cơ quan quản lý. Các vị trí còn lại có 4 KPI mỗi vị trí, đo đúng điểm kiểm soát mà người đó phụ trách.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Kiểm soát chất lượng | 20 | Khiếu nại của khách hàng về chất lượng và nhãn hàng hóa, kết quả kiểm tra chính xác và kịp thời, kiểm định và hiệu chuẩn thiết bị đo đúng hạn, thẩm định quy trình sản xuất, theo dõi độ ổn định và mẫu lưu, maquette bao bì đúng hồ sơ đăng ký, kết luận của cơ quan quản lý, báo cáo đúng hạn |
| Tổ trưởng QC | 4 | Lô kiểm tra đúng hạn, lô có lỗi lọt do bỏ sót kiểm tra, hồ sơ QC đầy đủ và chính xác, kiểm tra viên đạt đánh giá thực hành |
| Nhân viên QC đầu vào (IQC) | 4 | Lô vật tư kiểm tra đúng hạn, lô có lỗi bị bỏ sót, phiếu kiểm tra đạt yêu cầu, lô không phù hợp được cách ly trước khi cấp vào sản xuất |
| Nhân viên QC công đoạn (IPQC) | 4 | Lô bán thành phẩm kiểm tra đúng hạn, lỗi bị bỏ sót tại công đoạn, phiếu kiểm tra đạt yêu cầu, lô không phù hợp được cách ly trước khi chuyển công đoạn |
| Nhân viên QC thành phẩm (OQC) | 4 | Lô thành phẩm kiểm tra đúng hạn, lỗi bị bỏ sót, phiếu kiểm tra đạt yêu cầu, lô không phù hợp được cách ly trước khi xuất hàng |
| Nhân viên đo lường/thử nghiệm | 4 | Yêu cầu đo và thử nghiệm đúng hạn, phép đo kiểm chứng đạt, thiết bị đo còn hiệu lực hiệu chuẩn, báo cáo thử nghiệm đầy đủ và chính xác |
| Nhân viên QA/hệ thống chất lượng | 4 | Đánh giá nội bộ đúng hạn, hành động khắc phục đúng hạn và có hiệu lực, nơi làm việc dùng đúng tài liệu còn hiệu lực |
| Kỹ sư chất lượng | 4 | Lỗi tái diễn cùng nguyên nhân, báo cáo phân tích lỗi đúng hạn, kế hoạch kiểm soát được cập nhật trước khi áp dụng thay đổi, chi phí chất lượng kém |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI bộ phận kiểm soát chất lượng không chỉ đếm số lô kiểm tra. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: tốc độ (trả kết quả đúng hạn để không làm chậm sản xuất), độ chính xác (lỗi lọt, phiếu kiểm tra đạt, thiết bị đo còn hiệu lực), ngăn chặn (cách ly lô không phù hợp trước khi đi tiếp) và phòng ngừa (khắc phục có hiệu lực, lỗi không tái diễn, chi phí chất lượng kém giảm).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI có số đo cụ thể như tỷ lệ lô có lỗi lọt, tỷ lệ lô kiểm tra đúng hạn, tỷ lệ lỗi tái diễn, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên tiêu chuẩn sản phẩm, yêu cầu của khách hàng và dữ liệu lỗi của chính nhà máy, không lấy con số của nhà máy khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất. Không nên giao KPI tỷ lệ sản phẩm đạt cho nhân viên QC, vì người kiểm tra sẽ bị kéo về phía cho qua.
- Chốt kỳ đánh giá (tuần, tháng hoặc quý) cho từng KPI. Kiểm tra đúng hạn và lỗi lọt thường chấm theo tháng, còn khiếu nại khách hàng, lỗi tái diễn và chi phí chất lượng kém chấm theo quý.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI bộ phận sản xuất và KPI bộ phận R&D.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI bộ phận kiểm soát chất lượng
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi bộ phận chất lượng chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Điểm cần chú ý ở bộ phận này là xung đột lợi ích: nếu thưởng của QC gắn với sản lượng hoặc tỷ lệ đạt thì kết quả kiểm tra khó khách quan. HR nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu (phiếu kiểm tra, hồ sơ lô, báo cáo khiếu nại, kết quả đánh giá nội bộ) và người xác nhận kết quả. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường một hai người kiêm cả kiểm tra đầu vào và thành phẩm. Nên chọn 3 đến 4 KPI như lô kiểm tra đúng hạn, lỗi lọt và khiếu nại khách hàng, chấm theo tháng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu tách IQC, IPQC và OQC. Cần thống nhất cách xác định lỗi lọt thuộc điểm kiểm soát nào để không tính trùng.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): có QA, đo lường và kỹ sư chất lượng riêng. Cần mẫu KPI chuẩn theo từng vị trí và quy trình duyệt bảng KPI rõ ràng.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): số liệu chất lượng thường lấy từ phần mềm QMS hoặc LIMS, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu để nhập vào hệ thống.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (nhân viên IQC, IPQC, OQC, đo lường, QA)
Nhân viên QC quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Thư viện đề xuất 4 KPI cho mỗi vị trí, gồm kiểm tra đúng hạn, lỗi bị bỏ sót, phiếu kiểm tra đạt yêu cầu và cách ly lô không phù hợp. Áp lực lớn nhất là vừa bị giục trả kết quả nhanh vừa bị trách khi lỗi lọt. Nên chốt rõ thời gian trả kết quả chuẩn cho từng loại kiểm tra, và chỉ tính lỗi lọt khi lỗi đó nằm trong phạm vi kiểm tra đã giao. Nhân viên đo lường và QA làm việc thiên về thiết bị và hồ sơ, nên KPI hợp lý là thiết bị còn hiệu lực hiệu chuẩn, báo cáo đầy đủ và hành động khắc phục đúng hạn.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (tổ trưởng QC, kỹ sư chất lượng)
Tổ trưởng QC vừa chịu kết quả của cả tổ vừa phải đánh giá từng kiểm tra viên. Họ quan tâm KPI của tổ có khớp với KPI của từng người hay không, vì nếu từng người đều kiểm tra đúng hạn mà lỗi vẫn lọt ra khách hàng thì khó giải thích với cấp trên. Kỹ sư chất lượng chịu trách nhiệm tìm nguyên nhân và ngăn lỗi lặp lại, nên KPI nên đo lỗi tái diễn và chi phí chất lượng kém, không chỉ số báo cáo đã viết. Cả hai vị trí cần thời gian kèm cặp kiểm tra viên, nên nên giữ một KPI về năng lực đội ngũ.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc nhà máy, trưởng phòng kiểm soát chất lượng)
Lãnh đạo quan tâm KPI chất lượng có giảm được khiếu nại, hàng trả về và chi phí làm lại hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ tăng kiểm tra thì chậm giao hàng, giảm kiểm tra thì tăng khiếu nại. Vị trí trưởng phòng kiểm soát chất lượng có 20 KPI trong thư viện, từ khiếu nại khách hàng, thiết bị đo, thẩm định quy trình đến làm việc với cơ quan quản lý. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): nên theo dõi tối thiểu khiếu nại khách hàng về chất lượng và tỷ lệ lô thành phẩm có lỗi bị bỏ sót.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): nên chuyển dần trọng tâm từ kiểm tra cuối sang kiểm soát đầu vào và công đoạn, vì phát hiện lỗi sớm rẻ hơn nhiều.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI chi phí chất lượng kém và lỗi tái diễn theo từng dòng sản phẩm để biết nên đầu tư cải tiến ở đâu.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI chất lượng cần liên kết với mục tiêu từng nhà máy và yêu cầu của các khách hàng lớn để so sánh giữa các đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về KPI bộ phận kiểm soát chất lượng
Có nên giao KPI tỷ lệ sản phẩm đạt cho nhân viên QC?
Không nên. Tỷ lệ sản phẩm đạt là kết quả của sản xuất, còn QC chịu trách nhiệm phát hiện đúng và kịp thời. Thư viện ưu tiên KPI như lỗi bị bỏ sót, kiểm tra đúng hạn và cách ly lô không phù hợp để người kiểm tra không bị kéo về phía cho qua.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào tiêu chuẩn sản phẩm, yêu cầu khách hàng và kế hoạch lấy mẫu của từng nhà máy. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Trưởng phòng kiểm soát chất lượng có cần dùng hết 20 KPI?
Không. Thư viện liệt kê đủ để bạn chọn, nhưng một bảng KPI dùng được thường chỉ cần 5 đến 7 KPI. Hãy chọn những KPI gắn với rủi ro lớn nhất của nhà máy, ví dụ khiếu nại khách hàng, thiết bị đo hoặc kết luận của cơ quan quản lý.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI bộ phận kiểm soát chất lượng chỉ có tác dụng khi khuyến khích phát hiện lỗi đúng và sớm, không khuyến khích cho qua. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo tiêu chuẩn và kế hoạch kiểm tra của nhà máy bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.