KPI bộ phận HSE là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí phụ trách an toàn, sức khỏe và môi trường trong nhà máy, từ phụ trách HSE nhà máy đến nhân viên an toàn lao động và nhân viên môi trường. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI bộ phận HSE theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào quy định pháp luật áp dụng, mức độ rủi ro của nhà máy, hệ thống xử lý nước thải và kế hoạch HSE của từng đơn vị, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ và các bộ phận khối sản xuất (Sản xuất, HSE, Kỹ thuật sản xuất, Kiểm soát chất lượng, R&D, Kho vận, Kế hoạch sản xuất). Đang cập nhật: các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề bộ phận, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI bộ phận HSE gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí, gồm 3 vị trí và 18 KPI. Phụ trách HSE nhà máy và nhân viên an toàn lao động được đo bằng tỷ lệ hoàn thành và tỷ lệ đạt, còn nhân viên môi trường có nhiều KPI đếm số lần sai sót hoặc sự cố, vì công việc gắn với nước thải, hóa chất và yêu cầu của cơ quan quản lý.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Phụ trách HSE nhà máy | 4 | Hành động xử lý nguy cơ hoàn thành đúng hạn, hành động HSE có hiệu lực sau xác minh, nhân sự đến hạn hoàn thành huấn luyện an toàn và đạt đánh giá, cuộc kiểm tra HSE đúng hạn và đủ nội dung |
| Nhân viên an toàn lao động | 4 | Cảnh báo nguy cơ mức cao trong thời hạn quy định, hành động an toàn được giao hoàn thành đúng hạn, hồ sơ cấp phép công việc rủi ro đạt yêu cầu, nội dung đánh giá năng lực an toàn đạt yêu cầu |
| Nhân viên môi trường | 10 | Vệ sinh môi trường, nước thải sau xử lý đạt yêu cầu, báo cáo môi trường hàng ngày đúng hạn, phàn nàn của cơ quan chức năng, tồn hóa chất khớp sổ sách, pha hóa chất đạt chuẩn, lập biên bản sự cố kịp thời, kiểm định và hiệu chuẩn thiết bị, tiêu hao vật tư so với kế hoạch |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI bộ phận HSE không chỉ có số vụ tai nạn. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: phòng ngừa (phát hiện và cảnh báo nguy cơ, cấp phép công việc rủi ro), khắc phục (hành động xử lý đúng hạn và có hiệu lực), tuân thủ môi trường (nước thải, hóa chất, báo cáo, cơ quan chức năng) và năng lực (huấn luyện và đánh giá năng lực an toàn).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI đo việc phòng ngừa và khắc phục như tỷ lệ hành động xử lý nguy cơ đúng hạn, tỷ lệ hồ sơ cấp phép đạt yêu cầu, thay cho việc chỉ đếm số vụ tai nạn.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên quy định pháp luật áp dụng, giấy phép môi trường và kế hoạch HSE của nhà máy, không lấy con số của nhà máy khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất. Không dùng số lượng báo cáo nguy cơ mức thấp làm thành tích, vì dễ dẫn đến báo cáo cho đủ số.
- Chốt kỳ đánh giá (tuần, tháng hoặc quý) cho từng KPI. Khi kỳ đó không phát sinh việc để đo, ví dụ không có hành động nào đến hạn, ghi N/A và chia lại trọng số cho các KPI còn lại.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI bộ phận sản xuất, KPI phòng kinh doanh và KPI phòng hành chính nhân sự.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI bộ phận HSE
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi bộ phận HSE chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Với HSE, rủi ro lớn nhất là giao trùng việc: an toàn lao động, môi trường và y tế lao động có khi nằm ở HCNS, có khi nằm ở nhà máy. HR nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu (sổ nguy cơ, biên bản kiểm tra, giấy phép làm việc, sổ trực xử lý nước thải) và người xác nhận kết quả. Người làm C&B cần biết KPI nào tính vào thưởng, và cách xử lý những kỳ không phát sinh việc để đo. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường không có người làm HSE riêng, một người kiêm an toàn và môi trường. Nên chọn 3 đến 4 KPI, đo bằng hồ sơ có sẵn như biên bản kiểm tra và sổ huấn luyện, chấm theo tháng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu tách người phụ trách an toàn và người vận hành xử lý môi trường, cần phân rõ KPI của từng người để không chấm hai lần cho cùng một kết quả.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): cần mẫu KPI chuẩn cho từng vị trí HSE, quy trình duyệt và lưu bảng KPI, kèm quy tắc thống nhất khi kỳ đánh giá không phát sinh việc.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI HSE thường gắn với hệ thống quản lý an toàn và môi trường (như ISO 45001, ISO 14001) và phần mềm quản lý sự cố, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (nhân viên an toàn lao động, nhân viên môi trường)
Nhân viên HSE quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Nhân viên an toàn lao động phát hiện và cảnh báo nguy cơ, nhưng việc sửa máy hay thay quy trình thường do bộ phận khác làm, nên KPI hợp lý là cảnh báo đúng hạn và hồ sơ cấp phép đạt yêu cầu, không phải số vụ tai nạn của cả nhà máy. Nhân viên môi trường có 10 KPI trong thư viện, phần lớn đo việc hằng ngày như báo cáo nước thải, pha hóa chất, tồn hóa chất khớp sổ sách. Áp lực lớn nhất là bị tính lỗi khi sự cố đến từ nguyên nhân khách quan, nên cần ghi rõ trường hợp nào được loại trừ, như KPI về phàn nàn của cơ quan chức năng đã ghi “không do lỗi khách quan”.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (phụ trách HSE nhà máy)
Phụ trách HSE nhà máy vừa chịu kết quả an toàn và môi trường của cả nhà máy vừa phải đánh giá nhân viên HSE. Thư viện có 4 KPI cho vị trí này, tập trung vào việc đóng các hành động xử lý nguy cơ đúng hạn, xác minh hành động có hiệu lực, huấn luyện an toàn và kiểm tra HSE theo kế hoạch. Áp lực thường đến từ chỗ hành động xử lý nằm ở các xưởng khác, nên KPI của HSE cần đi kèm KPI an toàn của quản đốc và trưởng ca để trách nhiệm không dồn hết về một người. Vị trí này cũng là đầu mối phối hợp với HCNS về y tế và huấn luyện, nên cần thống nhất trước ai chịu KPI nào.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc nhà máy, giám đốc sản xuất)
Lãnh đạo quan tâm KPI HSE có giúp tránh tai nạn nghiêm trọng, bị xử phạt hay bị đình chỉ hoạt động hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ chỉ nhìn số vụ tai nạn, trong khi con số này thấp chưa chắc nhà máy đã an toàn. Nên theo dõi thêm các KPI dẫn dắt như tỷ lệ hành động xử lý nguy cơ đúng hạn và tỷ lệ nhân sự được huấn luyện. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): chủ doanh nghiệp nên giữ tối thiểu hai KPI là huấn luyện an toàn đúng hạn và nước thải hoặc chất thải đạt yêu cầu, vì đây là hai điểm dễ bị kiểm tra nhất.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): cần có người phụ trách HSE với KPI riêng, để an toàn và môi trường không phụ thuộc vào sự chú ý của từng quản đốc.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI theo từng xưởng và từng loại rủi ro, để nhìn ra khu vực nào đang có nhiều nguy cơ chưa được xử lý.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI HSE cần liên kết với mục tiêu từng nhà máy, kèm chi phí và mức độ tuân thủ để so sánh giữa các đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về KPI bộ phận HSE
Có nên dùng số vụ tai nạn lao động làm KPI cho nhân viên HSE?
Có thể dùng làm KPI chung của nhà máy, nhưng không nên là KPI chính của nhân viên HSE. Số vụ tai nạn phụ thuộc vào nhiều bộ phận và dễ khiến người ta ngại báo cáo. Thư viện ưu tiên KPI đo việc phòng ngừa như cảnh báo nguy cơ đúng hạn, hồ sơ cấp phép đạt yêu cầu và hành động khắc phục có hiệu lực.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào quy định pháp luật, mức độ rủi ro và kế hoạch HSE của từng nhà máy. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Kỳ đánh giá không phát sinh việc thì chấm thế nào?
Với các KPI dạng tỷ lệ, nếu trong kỳ không có hành động nào đến hạn hoặc không có hồ sơ nào cần kiểm tra thì ghi N/A, bỏ KPI đó khỏi kỳ và chia lại trọng số cho các KPI còn lại để tổng vẫn bằng 100%.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI bộ phận HSE chỉ có tác dụng khi đo được việc phòng ngừa, không chỉ đếm sự cố sau khi đã xảy ra. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo quy định và kế hoạch HSE của nhà máy bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.