KPI phòng hành chính nhân sự là bộ chỉ tiêu đo kết quả của từng vị trí trong phòng, từ trưởng phòng đến nhân viên C&B, tuyển dụng, đào tạo, HSE hay lái xe. Phòng này gom nhiều mảng việc rất khác nhau nên khó dựng một bảng KPI chung. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI phòng hành chính nhân sự theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái (danh sách có 12 vị trí, cuộn được).
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào kế hoạch nhân sự, quy mô và đặc thù của từng công ty, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về. Thư viện là bộ KPI mẫu tổng hợp từ nhiều doanh nghiệp, một số dòng nhắc tên khu vực hoặc ngành cụ thể nên cần chỉnh lại cho đúng công ty bạn.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh (6 vị trí). Đang cập nhật: Marketing, Tài chính Kế toán, Mua hàng, Kiểm soát chất lượng, R&D và các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề phòng ban, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI phòng hành chính nhân sự gồm những nhóm nào?
Phòng hành chính nhân sự thường kiêm nhiều mảng, nên thư viện chia KPI theo 12 vị trí. Số lượng KPI và trọng tâm của từng vị trí khác nhau rõ rệt.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Trưởng phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ | 33 | An toàn lao động, đào tạo nội bộ, nghỉ việc ngoài ý muốn, gắn kết nội bộ, đánh giá nhân sự, kế hoạch nhân sự năm |
| Nhân viên C&B (lương, bảo hiểm, chế độ) | 33 | Độ chính xác và thời gian ra bảng lương, BHXH, hợp đồng lao động đúng hạn, phàn nàn về chế độ |
| Nhân viên đào tạo | 23 | Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đào tạo, mức hài lòng của học viên, đào tạo hội nhập, sử dụng ngân sách đào tạo |
| Nhân viên tuyển dụng | 19 | Số vị trí tuyển đủ, thời gian tuyển được người, tỷ lệ hoàn thành thử việc, giữ chân sau 3 tháng |
| Nhân viên quan hệ lao động | 8 | Cập nhật pháp luật, thủ tục nghỉ việc, hòa giải tranh chấp lao động, hồ sơ nhân sự |
| Nhân viên Hành chính | 9 | Quản lý văn phòng, hồ sơ nhân sự, truyền thông nội bộ, mức hài lòng của khách hàng nội bộ |
| Nhân viên phụ trách an ninh | 2 | Kế hoạch bảo vệ tài sản, kiểm soát người ra vào |
| Nhân viên HSE | 4 | Sự cố và tai nạn lao động, đào tạo an toàn lao động, kế hoạch bảo hộ |
| Nhân viên pháp chế | 6 | Quản lý hợp đồng và văn bản pháp lý, sai sót pháp lý, phản hồi của khách hàng nội bộ |
| Nhân viên kỹ thuật | 2 | Chi phí điện thoại và điện văn phòng, khắc phục sự cố thiết bị kịp thời |
| Nhân viên y tế | 3 | Kiểm tra bếp ăn và vệ sinh lao động, cấp phát thuốc, trực y tế |
| Lái xe | 4 | Lái xe an toàn, bảo dưỡng xe, mức hài lòng của người được phục vụ |
KPI của phòng này khác phòng kinh doanh ở chỗ rất ít chỉ tiêu tính bằng tiền. Phần lớn đo bằng độ chính xác (bảng lương), thời hạn (thủ tục bảo hiểm, thanh toán chế độ), tỷ lệ hoàn thành (đào tạo, tuyển dụng) và mức hài lòng của khách hàng nội bộ.
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá, nhất là với trưởng phòng và nhân viên C&B. Một cách làm gọn:
- Chia theo mảng việc trước: với trưởng phòng, chọn vài KPI đại diện cho từng mảng (lương và bảo hiểm, tuyển dụng, đào tạo, quan hệ lao động, an toàn) thay vì dồn vào một mảng.
- Ưu tiên KPI đo được bằng số như thời gian ra bảng lương, tỷ lệ phàn nàn, tỷ lệ hoàn thành thử việc, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị theo kế hoạch năm của công ty, không lấy con số của công ty khác.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và chốt kỳ đánh giá cho từng KPI (tháng, quý hoặc năm).
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên, bài bảng tính KPI trong Excel và mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI phòng kinh doanh.
Tiêu chuẩn compliance liên quan đến KPI phòng nhân sự
Một số KPI của phòng gắn trực tiếp với yêu cầu của các tiêu chuẩn mà khách hàng hoặc đối tác thường audit:
- ISO 45001: liên quan đến KPI của nhân viên HSE như số sự cố, tai nạn lao động và tỷ lệ nhân viên được đào tạo an toàn lao động.
- SA8000: liên quan đến KPI quan hệ lao động, giờ làm việc, kỷ luật và giải quyết khiếu nại của người lao động.
- SMETA: liên quan đến hồ sơ lao động, hợp đồng và chế độ bảo hiểm mà nhân viên C&B phải giữ đúng và đủ khi bị audit.
Góc nhìn của từng vai trò khi xây KPI phòng hành chính nhân sự
Góc nhìn của chủ doanh nghiệp / CEO
Chủ doanh nghiệp quan tâm phòng nhân sự có giúp công ty đủ người, giữ được người và không phát sinh rủi ro lao động hay không. Vì phòng này ít tạo ra doanh thu trực tiếp, KPI cần chỉ ra được tác động lên kết quả chung, ví dụ tỷ lệ nghỉ việc ngoài ý muốn, thời gian tuyển đủ người và mức gắn kết của nhân viên.
Góc nhìn của giám đốc (điều hành, nhà máy)
Giám đốc điều hành cần phòng nhân sự cung cấp đủ lao động đúng thời điểm, trả lương chính xác và giữ nhà máy an toàn. KPI nên gắn với những việc họ cảm nhận được hằng ngày như số vị trí tuyển đủ trong tháng, số phàn nàn về lương và số sự cố an toàn lao động.
Góc nhìn của trưởng phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ
Trưởng phòng phải cân bằng nhiều mảng khác nhau, từ lương bảo hiểm, tuyển dụng, đào tạo đến an ninh, y tế và lái xe. Áp lực lớn nhất là bảng KPI quá dài hoặc dồn vào mảng dễ đo. Nên chọn ít KPI cho mỗi mảng, giao rõ chủ sở hữu từng KPI và để một số KPI liên đới mục tiêu công ty ở cấp trưởng phòng.
Góc nhìn của quản đốc / trưởng chuyền sản xuất
Quản đốc và trưởng chuyền là khách hàng nội bộ của phòng nhân sự. Họ quan tâm công nhân mới có được tuyển đủ và đào tạo kịp, bảng lương có đúng, và khu sản xuất có an toàn hay không. Các KPI như tỷ lệ công nhân được đào tạo chuyên môn, tỷ lệ sát hạch đạt sau đào tạo và mức hài lòng của khách hàng nội bộ phản ánh trực tiếp những mối quan tâm này.
Góc nhìn của chuyên viên C&B / kế toán tiền lương
Người làm C&B chịu áp lực về độ chính xác và đúng hạn: một sai sót nhỏ trong bảng lương hay hồ sơ bảo hiểm đều bị người lao động phát hiện ngay. Họ cần KPI rõ về thời gian ra bảng lương, tỷ lệ chính xác của báo cáo thanh toán và thời hạn thanh toán các chế độ, cùng nguồn dữ liệu công để đối chiếu. Phần chấm công và tính lương theo KPI có thể xem thêm ở bài cách ghi mức lương trong hợp đồng cho nhân viên hưởng lương theo KPI/doanh số.
Câu hỏi thường gặp về KPI phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự nên có bao nhiêu KPI?
Không có con số cố định. Bảng KPI càng ngắn thì nhân viên càng nhớ và càng dễ đo. Với mỗi vị trí, hãy chọn các KPI quyết định kết quả chính, không cần đưa hết KPI trong thư viện vào.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào kế hoạch của từng công ty. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Vị trí lái xe, y tế hay kỹ thuật có cần KPI không?
Có, nhưng nên dùng số ít KPI đơn giản như lỗi phát sinh, thời hạn xử lý và mức hài lòng của người được phục vụ. Thư viện đã gợi ý sẵn cho các vị trí này.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI phòng hành chính nhân sự chỉ hiệu quả khi mỗi vị trí chịu trách nhiệm cho những kết quả nó kiểm soát được và khách hàng nội bộ thấy được. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo kế hoạch của công ty bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.