Bộ phận nhân sự giữ nhiều dữ liệu cá nhân nhất trong doanh nghiệp: số CCCD, địa chỉ, tài khoản ngân hàng, mã số thuế, bảo hiểm xã hội, bảng lương, thông tin sức khỏe. Nghị định 13/2023/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2023) là văn bản quy định việc thu thập, lưu trữ và xử lý những dữ liệu này, và áp dụng cho mọi doanh nghiệp có nhân viên, không phân biệt quy mô.
Lưu ý cập nhật pháp lý: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026 và đang dần thay thế các quy định của Nghị định 13. Các nguyên tắc cốt lõi bên dưới (đồng ý, mục đích, bảo mật, quyền của người lao động) vẫn là nền tảng, nhưng khi áp dụng vào hồ sơ thực tế, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hướng dẫn mới nhất.
Nghị định chia dữ liệu cá nhân thành hai nhóm, mức bảo vệ khác nhau:
Dữ liệu cá nhân cơ bản: họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, địa chỉ, số CCCD, quốc tịch, tình trạng hôn nhân.
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: thông tin sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt), dữ liệu vị trí, thông tin tài khoản ngân hàng và tài chính, quan điểm chính trị, tôn giáo. Nhóm này cần biện pháp bảo vệ chặt hơn.
Trong công việc HR, hồ sơ nhân viên, bảng lương, dữ liệu chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt, hồ sơ khám sức khỏe đều nằm trong phạm vi này.
Người lao động có những quyền gì?
Với tư cách chủ thể dữ liệu, nhân viên và ứng viên có quyền được biết dữ liệu của mình được xử lý ra sao, đồng ý hoặc không đồng ý, truy cập và chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý, phản đối, khiếu nại và yêu cầu bồi thường khi bị thiệt hại. HR cần có kênh và quy trình để tiếp nhận các yêu cầu này, không thể chỉ trả lời miệng.
Doanh nghiệp và HR phải làm gì?
Bấm vào từng thẻ để lật xem chi tiết 6 việc doanh nghiệp cần làm.
Thử thách: 6 tình huống HR hay mắc phải
Bấm vào từng thẻ để lật xem cách xử lý đúng. Nếu bạn gặp từ ba tình huống trở lên trong doanh nghiệp mình, đã đến lúc rà soát lại quy trình.
Phần mềm nhân sự hỗ trợ tuân thủ như thế nào?
Phần mềm không thay thế trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, nhưng giúp biến các yêu cầu trên thành thao tác hằng ngày thay vì dựa vào thói quen của từng người. Khi đánh giá một phần mềm nhân sự, bấm vào từng thẻ để xem điểm cần kiểm tra.
Với doanh nghiệp đang tìm hệ thống tích hợp chấm công, tính lương và hồ sơ nhân viên trên cùng một nền tảng, bạn có thể tham khảo tính năng nổi bật của phần mềm nhân sự ezHR, và đối chiếu từng thẻ ở trên khi xem demo.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp nhỏ có phải tuân thủ Nghị định 13 không? Có. Quy định áp dụng cho mọi tổ chức xử lý dữ liệu cá nhân tại Việt Nam, dù mức độ yêu cầu hồ sơ có thể khác nhau tùy loại dữ liệu.
2. Có cần xin sự đồng ý của nhân viên cho mọi dữ liệu trong hợp đồng lao động không? Một số trường hợp xử lý dữ liệu để thực hiện hợp đồng lao động hoặc nghĩa vụ theo luật có căn cứ riêng, nhưng cách an toàn là ghi rõ phạm vi xử lý dữ liệu trong hợp đồng hoặc thông báo nội bộ, và xin đồng ý riêng với dữ liệu nhạy cảm như sinh trắc học.
3. Dữ liệu chấm công bằng khuôn mặt có phải dữ liệu nhạy cảm không? Có, dữ liệu sinh trắc học thuộc nhóm nhạy cảm, cần thông báo, xin đồng ý và bảo vệ chặt hơn.
4. Khi lộ dữ liệu nhân viên thì phải làm gì? Khắc phục ngay, lập biên bản và thông báo cho cơ quan chuyên trách trong 72 giờ theo Nghị định 13; đồng thời thông báo cho người bị ảnh hưởng và đối chiếu quy định mới nhất.
Kết luận
Tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ để tránh rủi ro pháp lý, mà còn giữ niềm tin của chính đội ngũ nhân viên. Bắt đầu bằng việc rà soát 6 tình huống ở trên, sau đó chuẩn hóa quy trình và chọn công cụ giúp quy trình chạy đều. Bạn cũng có thể xem thêm bài triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lưu ý tuân thủ dữ liệu cá nhân.
PHẦN MỀM NHÂN SỰ ezHR
Quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương trên một nền tảng
Thay file Excel rải rác bằng hệ thống tập trung, giúp HR kiểm soát dữ liệu nhân viên chặt chẽ và tiết kiệm thời gian xử lý hằng tháng. Đăng ký xem demo ezHR để đối chiếu với các tiêu chí bảo mật ở trên.
