Thời đi học, bạn có cả kỳ để làm bài tập nhưng bạn chỉ bắt đầu làm nó trong 3 ngày cuối cùng (thậm chí là 1) và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng của ngày đến hạn. Công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ. Chuyện gì xảy ra vậy?

Bạn có cả tuần để hoàn thành bản đề xuất nhưng đến tận 4h30 chiều thứ Sáu bạn mới bắt tay vào làm. Bạn có cả năm để chuẩn bị cho đám cưới nhưng tận đến 4 tuần cuối mới bắt đầu ăn kiêng khẩn cấp để có một thân hình chuẩn. Đến khi làm việc cũng vậy. Công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ.

Nếu bạn từng gặp phải tình huống trên, chắc hẳn bạn biết tôi đang nói về điều gì. Nhiều tháng trời bạn chẳng muốn giơ chân, động tay làm việc gì, rồi đột nhiên vào tuần cuối trước kỳ hạn, bạn biến thành một cái máy hoạt động hết công suất.

Định luật Parkinson

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó” (Work expands so as to fill the time available for its completion). Định luật này có nghĩa là: Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn.

Cyril Parkinson, nhà sử học người Anh quan sát thấy xu hướng này khi làm việc với các đơn vị hành chính ở Anh. Ông nhận thấy rằng khi bộ máy quan liêu mở rộng, họ càng hoạt động không hiệu quả. Sau đó, ông đã áp dụng quan sát này với một loạt các trường hợp khác và nhận ra rằng khi kích thước của một cái gì đó tăng lên thì hiệu quả của nó giảm xuống.

Ngay cả một loạt những công việc đơn giản cũng tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho nó. Nếu thời gian dành cho một công việc ngắn hơn thì công việc đó cũng đơn giản và dễ giải quyết hơn.

Quan niệm này đi cùng với niềm tin rằng bạn cần làm việc chăm chỉ chứ không phải hiệu quả. Tâm lý này được phản ánh trong thực tế là các nhà quản lý thường khen thưởng cho những nhân viên làm việc nhiều giờ thay vì số giờ thực sự làm việc hay kết quả đạt được.

Thật không may là rất ít người nói với bạn hãy làm việc ít đi. Trong thực tế bạn có thể áp dụng những hạn chế của định luật Parkinson để làm việc hiệu quả hơn:

– Làm việc mà không dùng sạc máy tính. Hãy buộc mình hoàn thành công việc trước khi máy tính hết pin.

– Sử dụng phương pháp Pomodoro. Phương pháp Pomodoro giúp bạn chia nhỏ công việc thành nhiều phần, buộc bạn thiết lập một thời gian biểu cụ thể để hoàn thành chúng.

– Thay vì cố gắng viết 1000 từ trong 1 ngày, chạy x km trong 1 ngày hay đến phòng tập, tạo ra quy tắc làm việc XYZ trước 10 giờ sáng. Hoàn thành nó sớm và bạn sẽ thấy cả ngày thật thoải mái.

– “Tống tiền” bản thân mình. Tự đặt quy tắc hoặc nhờ một người phạt tiền bạn nếu bạn làm vượt quá thời gian quy định hoặc dành quá nhiều thời gian để làm gì đó. Nếu sử dụng phương pháp này bạn sẽ có động lực vì không muốn thiệt hại về tài chính.

– Thiết lập một thời hạn cứng. Hãy tìm những chương trình có thời gian xác định như 4 tuần hay 8 tuần, đặt mục tiêu cụ thể trong thời gian đó.

– Hạn chế những công việc như trả lời mail trong khoảng 30 phút mỗi ngày. Thay vì trăn trở với từng email, dành 30 phút cuối ngày để hoàn thành chúng. Bạn sẽ thấy những công việc nhỏ sẽ mất ít thời gian của bạn hơn

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.”

Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn.

Quản trị nhân sự online sưu tầm từ Nguồn Trí Thức Trẻ.