Khả năng quản lý văn phòng & cơ sở vật chất ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Quản lý văn phòng & cơ sở vật chất: theo dõi điều kiện hoạt động văn phòng; điều phối sửa chữa và bảo trì; duy trì chất lượng sử dụng; chuẩn bị khả năng duy trì hoạt động văn phòng; tối ưu công năng và mức sử dụng. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Theo dõi điều kiện hoạt động văn phòng
1.1.Kiểm tra tình trạng khu vực và thiết bị theo lịch.
1.2.Ghi nhận hư hỏng và nhu cầu bảo dưỡng.
1.3.Ưu tiên xử lý theo ảnh hưởng đến hoạt động và an toàn.
1.4.Ghi trạng thái và mức ảnh hưởng khi phát hiện hỏng.
1.5.Không để hạng mục nguy hiểm chỉ nằm trong danh sách chờ.
Nhóm 2: Điều phối sửa chữa và bảo trì
2.1.Làm rõ yêu cầu với đơn vị thực hiện.
2.2.Theo dõi lịch, chi phí và mức ảnh hưởng trong quá trình xử lý.
2.3.Kiểm tra kết quả trước nghiệm thu dịch vụ.
2.4.Xác nhận phạm vi sửa với người cung cấp dịch vụ.
2.5.Theo dõi phát sinh chi phí trước khi chấp thuận.
Nhóm 3: Duy trì chất lượng sử dụng
3.1.Hướng dẫn sử dụng và tiếp nhận phản hồi người dùng.
3.2.Cập nhật hồ sơ bảo trì và vấn đề lặp lại.
3.3.Đề xuất thay thế hoặc cải thiện dựa trên tình trạng thực tế.
3.4.Kiểm tra người dùng đã hết vướng sau sửa.
3.5.Phân tích thiết bị thường hỏng để đề xuất thay phù hợp.
Nhóm 4: Chuẩn bị khả năng duy trì hoạt động văn phòng
4.1.Xác định tiện ích hoặc thiết bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng lớn.
4.2.Chuẩn bị đầu mối và phương án sử dụng thay thế.
4.3.Kiểm tra khả năng kích hoạt phương án khi cần.
4.4.Kiểm tra nguồn dự phòng còn sử dụng được.
4.5.Thông báo cho người dùng cách làm khi dịch vụ gián đoạn.
Nhóm 5: Tối ưu công năng và mức sử dụng
5.1.Theo dõi diện tích, thiết bị hoặc dịch vụ ít được sử dụng.
5.2.Thu nhu cầu thực tế trước đề xuất bổ sung.
5.3.Điều chỉnh bố trí để giảm lãng phí và bất tiện.
5.4.Đối chiếu nhu cầu mua với tài sản đang có.
5.5.Kiểm tra thay bố trí không gây bất tiện mới.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.