Khả năng quản lý văn bản, hồ sơ & lưu trữ ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Quản lý văn bản, hồ sơ & lưu trữ: soạn và phát hành văn bản đúng quy trình; tổ chức hồ sơ dễ tra cứu; kiểm soát con dấu và vòng đời hồ sơ; kiểm soát phiên bản và hiệu lực văn bản; bảo vệ hồ sơ khi chia sẻ và khôi phục. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Soạn và phát hành văn bản đúng quy trình
1.1.Xác định mục đích, người nhận và thể thức cần áp dụng.
1.2.Kiểm tra nội dung, thông tin và thẩm quyền ký.
1.3.Ghi số, phát hành và theo dõi nơi nhận theo quy định.
1.4.Kiểm tra đúng người ký trước phát hành.
1.5.Không gửi nhầm bản chưa duyệt cho người nhận.
Nhóm 2: Tổ chức hồ sơ dễ tra cứu
2.1.Phân loại và đặt tên hồ sơ theo quy ước.
2.2.Lưu bản có hiệu lực cùng lịch sử và tài liệu liên quan.
2.3.Kiểm tra khả năng tìm lại hồ sơ khi cần.
2.4.Kiểm tra hồ sơ có thể tìm bằng thông tin phổ biến.
2.5.Không lưu tài liệu ngoài cấu trúc quy ước thiếu lý do.
Nhóm 3: Kiểm soát con dấu và vòng đời hồ sơ
3.1.Thực hiện sử dụng con dấu theo phân quyền và bằng chứng phê duyệt.
3.2.Theo dõi mượn, trả và quyền truy cập hồ sơ.
3.3.Rà soát thời hạn lưu giữ và trình xử lý hồ sơ hết hạn.
3.4.Kiểm tra hồ sơ mượn có được trả đúng hạn.
3.5.Không sử dụng con dấu khi thiếu căn cứ được phép.
Nhóm 4: Kiểm soát phiên bản và hiệu lực văn bản
4.1.Phân biệt rõ bản dự thảo và bản có hiệu lực.
4.2.Thu hồi hoặc đánh dấu bản cũ khi phát hành thay thế.
4.3.Thông báo thay đổi cho người đang sử dụng văn bản.
4.4.Xác nhận người dùng đã biết bản thay thế có hiệu lực.
4.5.Kiểm tra bản cũ không còn bị dùng như bản chính.
Nhóm 5: Bảo vệ hồ sơ khi chia sẻ và khôi phục
5.1.Kiểm tra người nhận và quyền trước cung cấp bản sao.
5.2.Duy trì bản sao lưu theo quy định lưu trữ.
5.3.Kiểm tra khả năng khôi phục hồ sơ quan trọng cùng đầu mối phụ trách.
5.4.Ghi quyền nhận bản sao theo quy định.
5.5.Kiểm tra bản khôi phục có đủ nội dung cần dùng.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.