Khả năng quản lý tri thức & hồ sơ triển khai, hỗ trợ ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Quản lý tri thức & hồ sơ triển khai, hỗ trợ: chuẩn hóa hồ sơ triển khai và hỗ trợ; biên soạn tri thức có thể tái sử dụng; duy trì chất lượng kho tri thức; bảo đảm chất lượng và quyền sử dụng tri thức; thúc đẩy việc dùng kho tri thức. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Chuẩn hóa hồ sơ triển khai và hỗ trợ
1.1.Xác định bộ tài liệu cần lưu theo từng giai đoạn.
1.2.Lưu yêu cầu, cấu hình và quyết định cùng nguồn xác nhận.
1.3.Đặt tên, phiên bản và quyền truy cập theo quy ước.
1.4.Kiểm tra hồ sơ có đủ để người khác tiếp quản.
1.5.Không lưu nhiều bản cùng tên thiếu dấu hiệu hiệu lực.
Nhóm 2: Biên soạn tri thức có thể tái sử dụng
2.1.Mô tả triệu chứng, điều kiện áp dụng và bước xử lý cụ thể.
2.2.Kiểm chứng hướng dẫn trên môi trường phù hợp.
2.3.Gắn từ khóa và liên kết để người khác tìm được nội dung.
2.4.Để người khác thử theo hướng dẫn trước công bố.
2.5.Nêu bước kiểm tra kết quả sau áp dụng bài hướng dẫn.
Nhóm 3: Duy trì chất lượng kho tri thức
3.1.Rà soát tài liệu khi sản phẩm hoặc quy trình thay đổi.
3.2.Thu thập phản hồi về hướng dẫn thiếu hoặc khó dùng.
3.3.Cập nhật, hợp nhất và đánh dấu tài liệu hết hiệu lực.
3.4.Đánh dấu tài liệu chưa được kiểm chứng rõ ràng.
3.5.Loại nội dung trùng làm khó tìm kiếm.
Nhóm 4: Bảo đảm chất lượng và quyền sử dụng tri thức
4.1.Gắn người chịu trách nhiệm và ngày rà soát cho nội dung trọng yếu.
4.2.Loại bỏ dữ liệu khách hàng không cần thiết khỏi bài hướng dẫn chung.
4.3.Phân biệt nội dung nội bộ với nội dung được chia sẻ cho khách.
4.4.Xác nhận người duyệt nội dung có chuyên môn phù hợp.
4.5.Kiểm tra quyền xem trước chia sẻ tài liệu khách hàng.
Nhóm 5: Thúc đẩy việc dùng kho tri thức
5.1.Gắn bài hướng dẫn liên quan vào quy trình xử lý yêu cầu.
5.2.Hướng dẫn nhân sự mới tra cứu trước khi hỏi lại vấn đề cũ.
5.3.Theo dõi câu hỏi không tìm được đáp án để bổ sung nội dung.
5.4.Theo dõi chủ đề thường phải hỏi lại dù đã có bài viết.
5.5.Sửa từ khóa để người dùng tìm đúng bài.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.