Khả năng điều hành các cuộc họp ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Điều hành các cuộc họp: chuẩn bị cuộc họp có mục tiêu; điều hành trao đổi tập trung; chốt và theo dõi hành động; chọn hình thức trao đổi phù hợp vấn đề; đánh giá và cải thiện chất lượng họp. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Chuẩn bị cuộc họp có mục tiêu
1.1.Xác định kết quả cần đạt và quyết định cần đưa ra.
1.2.Mời đúng người và gửi chương trình cùng tài liệu trước họp.
1.3.Dự kiến thời lượng cho từng nội dung.
1.4.Nêu rõ nội dung nào cần quyết định trước họp.
1.5.Không mời người không có vai trò cần thiết.
Nhóm 2: Điều hành trao đổi tập trung
2.1.Nêu mục tiêu và cách làm việc ngay đầu cuộc họp.
2.2.Mời các quan điểm liên quan và kiểm tra thông tin chưa rõ.
2.3.Đưa trao đổi trở về trọng tâm khi lan man hoặc quá thời lượng.
2.4.Ngăn người nói nhiều lấn hết cơ hội trao đổi.
2.5.Làm rõ bất đồng trước khi chuyển nội dung.
Nhóm 3: Chốt và theo dõi hành động
3.1.Tóm tắt quyết định và điểm còn chưa thống nhất.
3.2.Ghi rõ việc, người phụ trách và thời hạn sau họp.
3.3.Kiểm tra thực hiện các hành động trước kỳ rà soát tiếp.
3.4.Xác nhận người nhận hành động đồng ý trách nhiệm.
3.5.Gửi biên bản đủ sớm để các bên thực hiện.
Nhóm 4: Chọn hình thức trao đổi phù hợp vấn đề
4.1.Xem xét có thể giải quyết bằng cập nhật tài liệu thay vì họp.
4.2.Tách phần thông tin trước họp khỏi phần cần thảo luận.
4.3.Chọn họp riêng hoặc họp nhóm theo tính chất nội dung.
4.4.Không tổ chức họp khi chỉ cần một cập nhật ngắn.
4.5.Cho người tham dự đọc thông tin trước khi thảo luận.
Nhóm 5: Đánh giá và cải thiện chất lượng họp
5.1.Thu phản hồi về mức rõ của quyết định và tính hữu ích.
5.2.Nhận diện nội dung lặp nhưng không tạo tiến triển.
5.3.Điều chỉnh thành phần, nhịp hoặc chương trình họp theo kết quả.
5.4.Kiểm tra quyết định họp có chuyển thành hành động.
5.5.Dừng hoặc đổi nhịp cuộc họp không còn hữu ích.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.