Khả năng lập kế hoạch & tổ chức công việc cho nhóm ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Lập kế hoạch & tổ chức công việc cho nhóm: chuyển mục tiêu thành kế hoạch nhóm; phân bổ nhân sự và nguồn lực; điều phối và chuẩn hóa thực hiện; chuẩn bị phương án duy trì công việc; cải thiện hệ thống tổ chức công việc. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Chuyển mục tiêu thành kế hoạch nhóm
1.1.Chia kết quả cần đạt thành đầu việc và mốc bàn giao.
1.2.Xác định người phụ trách và quan hệ phụ thuộc.
1.3.Thống nhất tiêu chuẩn đầu ra và quy trình phối hợp.
1.4.Kiểm tra kế hoạch có bao phủ các đầu ra đã cam kết.
1.5.Không để mốc bàn giao thiếu tiêu chuẩn hoàn tất.
Nhóm 2: Phân bổ nhân sự và nguồn lực
2.1.Đối chiếu khối lượng với năng lực và thời gian của thành viên.
2.2.Bố trí người, công cụ và ngân sách theo ưu tiên.
2.3.Làm rõ điểm cần hỗ trợ từ bộ phận khác.
2.4.Tính thời gian hỗ trợ và việc đang có trước giao thêm.
2.5.Xác nhận công cụ quan trọng sẵn sàng trước bắt đầu.
Nhóm 3: Điều phối và chuẩn hóa thực hiện
3.1.Rà soát tải công việc và tiến độ theo mốc.
3.2.Điều chỉnh phân công khi thiếu người hoặc tăng khối lượng.
3.3.Cập nhật quy trình và tiêu chuẩn từ vấn đề thực tế.
3.4.Kiểm tra điều chỉnh phân công đã được bên nhận hiểu.
3.5.Theo dõi việc chuyển người không gây bỏ sót.
Nhóm 4: Chuẩn bị phương án duy trì công việc
4.1.Xác định nhiệm vụ trọng yếu có nguy cơ gián đoạn.
4.2.Bố trí người dự phòng và hướng dẫn bàn giao.
4.3.Thử khả năng thay thế khi người phụ trách chính vắng mặt.
4.4.Đảm bảo người dự phòng biết cách tiếp nhận nhiệm vụ.
4.5.Rà soát phương án khi nhân sự hoặc quy trình đổi.
Nhóm 5: Cải thiện hệ thống tổ chức công việc
5.1.Phân tích điểm chờ và bước lặp trong luồng việc nhóm.
5.2.Chuẩn hóa đầu vào và cách bàn giao giữa thành viên.
5.3.Kiểm tra kết quả sau thay đổi cách tổ chức.
5.4.Lấy phản hồi người trực tiếp làm trước chuẩn hóa.
5.5.Loại bỏ bước lặp không tạo giá trị có căn cứ.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.