Khả năng quản lý hồ sơ pháp lý & giấy phép doanh nghiệp ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Quản lý hồ sơ pháp lý & giấy phép doanh nghiệp: theo dõi danh mục hồ sơ pháp lý; chuẩn bị và điều phối thủ tục; duy trì hiệu lực và khả năng tra cứu; điều phối trách nhiệm hồ sơ với các bộ phận; rà soát sự nhất quán thông tin pháp lý. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Theo dõi danh mục hồ sơ pháp lý
1.1.Lập danh sách giấy phép, hồ sơ và đầu mối phụ trách.
1.2.Ghi thời hạn, điều kiện duy trì và mốc cần xử lý.
1.3.Kiểm tra tính đầy đủ của bản đang lưu.
1.4.Đặt cảnh báo đủ sớm trước mốc giấy phép.
1.5.Ghi nguồn của điều kiện duy trì đã xác nhận.
Nhóm 2: Chuẩn bị và điều phối thủ tục
2.1.Xác minh yêu cầu thủ tục từ nguồn chính thức hoặc chuyên môn.
2.2.Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra chữ ký, chứng từ cần thiết.
2.3.Theo dõi tiến độ nộp, bổ sung và nhận kết quả.
2.4.Kiểm tra bộ hồ sơ theo danh mục trước nộp.
2.5.Theo dõi yêu cầu bổ sung đến khi nhận kết quả.
Nhóm 3: Duy trì hiệu lực và khả năng tra cứu
3.1.Cảnh báo sớm giấy phép hoặc điều kiện sắp hết hạn.
3.2.Cập nhật thay đổi thông tin doanh nghiệp vào hồ sơ liên quan.
3.3.Lưu kết quả và bằng chứng hoàn tất thủ tục đúng phạm vi truy cập.
3.4.Không coi nộp hồ sơ là đã hoàn tất gia hạn.
3.5.Báo ngay khi có nguy cơ gián đoạn hiệu lực.
Nhóm 4: Điều phối trách nhiệm hồ sơ với các bộ phận
4.1.Xác định đơn vị cung cấp từng tài liệu đầu vào.
4.2.Thông báo mốc chuẩn bị trước hạn nộp chính thức.
4.3.Chuyển cấp khi đầu vào chậm có thể ảnh hưởng hiệu lực hồ sơ.
4.4.Xác nhận đầu mối cung cấp đủ chứng từ cần thiết.
4.5.Ghi trách nhiệm khi hồ sơ liên quan nhiều bộ phận.
Nhóm 5: Rà soát sự nhất quán thông tin pháp lý
5.1.Đối chiếu tên, địa chỉ và người đại diện giữa hồ sơ liên quan.
5.2.Nhận diện hồ sơ cần cập nhật khi doanh nghiệp thay đổi thông tin.
5.3.Theo dõi hoàn tất điều chỉnh theo hướng dẫn chuyên môn.
5.4.Không dùng bản thông tin pháp lý cũ sau thay đổi.
5.5.Đối chiếu kết quả cập nhật với yêu cầu đã xác minh.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.