Ứng dụng DISC trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ không chỉ dành cho quản lý điều phối đội nhóm, mà còn là kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai phải làm việc với nhiều kiểu người khác nhau mỗi ngày — từ đồng nghiệp ngang cấp, nhân sự phòng ban khác, cho đến khách hàng và đối tác bên ngoài. Khi không hiểu vì sao một người phản hồi nhanh và thẳng thắn trong khi người khác cần thời gian suy nghĩ trước khi lên tiếng, những va chạm giao tiếp tưởng chừng nhỏ nhặt có thể tích tụ thành hiểu lầm kéo dài, làm suy yếu mối quan hệ công việc.
1. Ứng dụng DISC trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ là gì?
DISC là mô hình phân loại hành vi con người theo bốn nhóm: D (Dominance – quyết đoán), I (Influence – ảnh hưởng), S (Steadiness – ổn định) và C (Conscientiousness – tuân thủ, cẩn trọng). Ứng dụng DISC trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ nghĩa là dùng bốn nhóm hành vi này làm bộ lọc để nhận diện nhanh cách một người muốn được lắng nghe, được thuyết phục và được ghi nhận, từ đó điều chỉnh cách mình tiếp cận thay vì áp dụng một kiểu giao tiếp duy nhất cho tất cả mọi người.
Khác với việc áp dụng DISC trong quản lý team (nơi người quản lý là trung tâm điều phối), ứng dụng DISC trong xây dựng mối quan hệ đặt trọng tâm vào từng cá nhân — bất kể vị trí cấp bậc — khi họ tương tác hai chiều với người khác trong công việc hằng ngày.
2. Vấn đề chính khi giao tiếp không hiểu phong cách hành vi của đối phương
Phần lớn xung đột giao tiếp trong môi trường công việc không xuất phát từ khác biệt về mục tiêu, mà từ khác biệt về cách diễn đạt và tốc độ phản hồi. Một người thuộc nhóm D có thể bị đánh giá là “nóng nảy, áp đặt” chỉ vì họ quen trả lời ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, trong khi một người nhóm S có thể bị hiểu lầm là “thiếu chính kiến” chỉ vì họ cần thời gian cân nhắc trước khi phát biểu.
Khi hai phong cách đối lập làm việc chung mà không ai chủ động điều chỉnh, mối quan hệ dễ rơi vào trạng thái phòng thủ: mỗi bên đều cho rằng mình đang giao tiếp đúng chuẩn mực, còn phía kia mới là người khó hợp tác.
3. Các nhóm đối tượng cần xem xét khi ứng dụng DISC vào xây dựng mối quan hệ
Trước khi áp dụng DISC vào từng tình huống cụ thể, cần xác định rõ ứng dụng DISC trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ sẽ khác nhau như thế nào giữa các nhóm đối tượng sau.
- Đồng nghiệp cùng cấp (peer-to-peer): không có quan hệ thứ bậc rõ ràng để dựa vào, nên khác biệt phong cách dễ bị cá nhân hóa thành “hợp/không hợp tính” thay vì được nhìn nhận là khác biệt hành vi có thể điều chỉnh.
- Nhân sự làm việc liên phòng ban: mỗi phòng ban thường có xu hướng hành vi đặc trưng (ví dụ phòng kinh doanh thiên về nhóm D-I, phòng kế toán thiên về nhóm C), khiến giao tiếp liên phòng ban dễ bị lệch nhịp về tốc độ và mức độ chi tiết mong muốn.
- Nhân viên chăm sóc khách hàng, đối tác bên ngoài: phải nhận diện phong cách của người lạ trong thời gian rất ngắn, không có thời gian tìm hiểu trước như với đồng nghiệp nội bộ, nên sai số nhận diện ban đầu dễ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả giao dịch.
- Nhân sự mới hội nhập (onboarding): chưa nắm được phong cách giao tiếp phổ biến của những người xung quanh, dễ hiểu lầm phản hồi thẳng thắn là “khó tính” hoặc im lặng cân nhắc là “không quan tâm” ngay trong những tuần đầu.
4. Nguyên nhân phổ biến và giải pháp theo từng nhóm đối tượng
Phần dưới đây trình bày cách ứng dụng DISC trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ theo từng nhóm đối tượng phổ biến nhất trong môi trường công việc, dựa trên mô hình DISC nguyên bản được giới thiệu bởi DISCprofile.com.
4.1. Đồng nghiệp cùng cấp
Nguyên nhân phổ biến: Không có ai đóng vai trò trung gian điều phối như trong quan hệ quản lý – nhân viên, nên khi hai phong cách đối lập (ví dụ D và S) làm việc chung, cả hai đều có xu hướng chờ đối phương thay đổi trước thay vì tự điều chỉnh.
Giải pháp
- Chủ động quan sát 2-3 tương tác đầu tiên để nhận diện đối phương thiên về nhóm nào trước khi kết luận về tính cách.
- Với đồng nghiệp nhóm D: trình bày thẳng vào kết quả mong muốn trước, chi tiết bổ sung sau nếu được hỏi.
- Với đồng nghiệp nhóm I: dành vài câu mở đầu mang tính kết nối trước khi vào nội dung công việc.
- Với đồng nghiệp nhóm S: tránh yêu cầu phản hồi ngay lập tức trong cuộc họp đông người, nên hỏi ý kiến riêng hoặc cho thời gian chuẩn bị trước.
- Với đồng nghiệp nhóm C: chuẩn bị số liệu, tài liệu tham chiếu trước khi trao đổi để tránh bị xem là thiếu căn cứ.
- Khi bất đồng xảy ra, tách riêng “cách diễn đạt” và “nội dung vấn đề” để không quy kết sai về thái độ của đối phương.
4.2. Nhân sự làm việc liên phòng ban
Nguyên nhân phổ biến: Mỗi phòng ban hình thành chuẩn giao tiếp riêng theo đặc thù công việc, nên một cách trình bày được xem là chuyên nghiệp ở phòng ban này có thể bị xem là dài dòng hoặc sơ sài ở phòng ban khác.
Giải pháp
- Trước khi làm việc với phòng ban khác lần đầu, tìm hiểu nhanh phong cách giao tiếp phổ biến của phòng ban đó qua đồng nghiệp đã từng phối hợp.
- Khi trình bày với phòng ban thiên về nhóm C (kế toán, kỹ thuật, pháp chế), luôn đính kèm số liệu và quy trình cụ thể ngay từ đầu.
- Khi trình bày với phòng ban thiên về nhóm D-I (kinh doanh, marketing), tóm tắt kết quả và lợi ích trước, phần chi tiết kỹ thuật để phụ lục riêng.
- Thiết lập kênh trao đổi rõ ràng (email tổng hợp, cuộc họp định kỳ) để giảm phụ thuộc vào phong cách cá nhân của người đầu mối liên lạc.
- Ghi nhận lại những điểm khác biệt đã rút ra được sau mỗi lần phối hợp để lần sau tiếp cận hiệu quả hơn.
4.3. Nhân viên chăm sóc khách hàng, đối tác bên ngoài
Nguyên nhân phổ biến: Thời gian tiếp xúc ban đầu quá ngắn để nhận diện chính xác phong cách hành vi, trong khi áp lực phải tạo thiện cảm và chốt kết quả lại rất cao, dễ dẫn đến phản xạ giao tiếp theo thói quen cá nhân thay vì theo phong cách phù hợp với khách.
Giải pháp
- Quan sát tín hiệu nhanh trong 1-2 phút đầu: khách hỏi thẳng vào giá/kết quả thường thiên về nhóm D; khách trò chuyện cởi mở, hỏi thăm thường thiên về nhóm I; khách đặt nhiều câu hỏi chi tiết, so sánh kỹ lưỡng thường thiên về nhóm C; khách lắng nghe nhiều, phản hồi chậm rãi thường thiên về nhóm S.
- Với khách nhóm D: đi thẳng vào giải pháp và kết quả, tránh trình bày lan man.
- Với khách nhóm C: chuẩn bị sẵn tài liệu, chứng từ, số liệu so sánh để đáp ứng ngay khi được hỏi.
- Với khách nhóm S: giữ nhịp trao đổi chậm rãi, tránh thúc ép quyết định ngay trong lần tiếp xúc đầu.
- Ghi chú lại phong cách của từng khách hàng/đối tác thường xuyên làm việc cùng để những lần sau không phải nhận diện lại từ đầu.
4.4. Nhân sự mới hội nhập
Nguyên nhân phổ biến: Chưa có đủ dữ liệu quan sát về đồng nghiệp xung quanh, nên dễ đánh giá sai bản chất của một phản hồi — ví dụ nhầm sự thẳng thắn của nhóm D thành thái độ tiêu cực dành riêng cho người mới.
Giải pháp
- Trong 2-4 tuần đầu, ưu tiên quan sát cách từng đồng nghiệp phản hồi trong các tình huống khác nhau trước khi đưa ra kết luận về tính cách của họ.
- Hỏi người quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp thân cận về đặc điểm giao tiếp chung của phòng ban để rút ngắn thời gian thích nghi.
- Không vội cho rằng phản hồi ngắn gọn, thẳng là biểu hiện của sự khó chịu cá nhân — đây thường chỉ là phong cách quen thuộc của người nhóm D.
- Chủ động trình bày rõ nhu cầu hỗ trợ của bản thân thay vì chờ đồng nghiệp tự nhận ra, vì không phải phong cách nào cũng chủ động hỏi thăm người mới.
5. Tổng kết
Không có một công thức giao tiếp chung nào phù hợp với tất cả mọi người, và đây chính là giá trị cốt lõi của việc ứng dụng DISC trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ: giúp mỗi người nhận diện nhanh sự khác biệt về hành vi để chủ động điều chỉnh cách tiếp cận, thay vì mong đợi đối phương thay đổi trước. Để hiểu sâu hơn về nền tảng của mô hình này, có thể tham khảo thêm bài viết DISC là gì? Hiểu mô hình DISC để quản trị nhân sự hiệu quả.
Muốn có thêm công cụ và tài liệu chi tiết để áp dụng DISC vào giao tiếp hằng ngày một cách bài bản? Download tài liệu đào tạo DISC để nhận bộ tài liệu sẵn sàng áp dụng ngay.