Một danh sách từ vựng thuần túy chỉ giúp bạn nhận mặt từ, nhưng không giúp bạn dùng đúng từ trong câu — đặc biệt với từ vựng hành chính văn phòng, nơi nhiều từ có cách dùng khá đặc thù (ví dụ “due” không chỉ có nghĩa “thời hạn” mà còn xuất hiện trong nhiều cụm cố định). Bảng dưới đây bổ sung câu ví dụ thực tế cho từng từ, tiếp nối phần 1 (từ 1-60), giúp bạn hình dung cách áp dụng vào công việc hành chính hàng ngày.

STT Từ vựng Nghĩa Câu ví dụ
61 Scheduling Lịch công tác phân chia thời biểu Scheduling for next week’s audit will be sent by Friday.
62 Dispatching/Assignment Phân công công tác The dispatching of new tasks happens every Monday morning.
63 Directing Điều hành Directing daily operations is the office manager’s main duty.
64 Due Thời hạn/kỳ hạn The report is due by the end of this week.
65 Elapsed time Thời gian trôi qua The elapsed time between submission and approval was three days.
66 Report Báo cáo Please send me the report before the meeting starts.
67 Instruction Bảng hướng dẫn Follow the instruction carefully when filling out the form.
68 Orientation manual Cẩm nang hội nhập vào môi trường làm việc New employees receive an orientation manual on their first day.
69 Office manual Cẩm nang hành chính The office manual explains all internal procedures in detail.
70 Employee manual/Handbook Sổ tay nhân viên All policies are listed in the employee handbook.
71 Simplifying office work Đơn giản hóa công việc hành chính Simplifying office work reduces paperwork and saves time.
72 Ability Khả năng She has the ability to handle multiple tasks at once.
73 Adaptive Thích nghi An adaptive employee adjusts quickly to new procedures.
74 Adjusting pay rates Điều chỉnh mức lương Adjusting pay rates requires approval from the finance department.
75 Administrator cadre/High rank cadre Cán bộ quản trị cấp cao All administrator cadres attended the strategic planning session.
76 Aggrieved employee Nhân viên bị ngược đãi The HR team met with the aggrieved employee to hear his complaint.
77 Benefits Phúc lợi Health insurance is part of our employee benefits package.
78 Career employee Nhân viên chính ngạch/Biên chế Career employees are entitled to long-term benefits.
79 Career planning and development Kế hoạch và phát triển nghề nghiệp Career planning and development sessions are held twice a year.
80 Collective agreement Thỏa ước tập thể The collective agreement was signed by union representatives.
81 Compensation Lương bổng Total compensation includes base salary and bonuses.
82 Conference Hội nghị The annual conference will be held in Ho Chi Minh City.
83 Conflict Mâu thuẫn The manager helped resolve the conflict between two departments.
84 Conflict tolerance Chấp nhận mâu thuẫn Conflict tolerance is an important soft skill for team leaders.
85 Co-Workers Người cộng sự She gets along well with her co-workers.
86 Work distribution chart Sơ đồ phân phối công việc The work distribution chart shows each staff member’s tasks.
87 Job correlation chart Lưu chuyển đồ The job correlation chart maps how tasks flow between roles.
88 Operation Hoạt động Daily operation starts at 8 AM.
89 Transportation Di chuyển Transportation costs are reimbursed for business trips.
90 Inspection Kiểm tra An inspection of the filing system is scheduled next week.
91 Storage Lưu trữ Document storage should follow the retention policy.
92 Position Đặt vào vị trí Please position the new hire’s desk near the reception area.
93 Delay Trì hoãn, chờ đợi The shipment was delayed due to customs procedures.
94 Combined operation Hoạt động tổng hợp The combined operation of two departments improved efficiency.
95 Private office Văn phòng riêng The director has a private office on the top floor.
96 Receiving office Phòng tiếp khách Visitors should check in at the receiving office first.
97 Work in process Công việc đang tiến hành Work in process should be updated on the shared board.
98 Tickler folder file Bìa hồ sơ nhật ký Reminders are kept in the tickler folder file.
99 Ticker card file Thẻ hồ sơ nhật ký Each client has a ticker card file for follow-ups.
100 Diary/daybook Sổ tay hay sổ nhật ký She records daily tasks in her diary.
101 Time schedule Lịch thời biểu công tác The time schedule for the training was sent to all staff.
102 Daily calendar Lịch từng ngày để trên bàn He keeps a daily calendar on his desk for quick reference.
103 Interruption Thời gian bị gián đoạn Frequent interruptions make it hard to finish reports on time.
104 Uninterrupted Thời gian không bị gián đoạn She needs an uninterrupted hour to finish the payroll report.
105 Handle paperwork accumulation Giải quyết/Xử lý hồ sơ công văn tồn đọng The new clerk was hired to handle paperwork accumulation.
106 Dictating machine Máy đọc The manager used a dictating machine to record meeting notes.
107 Low payoff items Những việc lặt vặt không cần thiết Avoid spending too much time on low payoff items.
108 High payoff items Những việc quan trọng và có lợi Focus your energy on high payoff items first.
109 To keep track of sb/sth Theo sát ai/cái gì Use a checklist to keep track of pending approvals.
110 To lose track of sb/sth Không theo sát ai/cái gì Without a system, it’s easy to lose track of deadlines.
111 Plan for periods relaxation Kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi The company encourages staff to plan for periods of relaxation.
112 Face to face communication Giao tiếp mặt đối mặt Sensitive issues are best handled through face to face communication.
113 Telephone Communication Giao tiếp bằng điện thoại Telephone communication is still common for urgent matters.
114 Communicating with visitors Giao tiếp với khách đến thăm Communicating with visitors politely reflects the company’s image.
115 Memo of call/Phone call Mẫu ghi nhớ cú điện thoại Leave a memo of call if the person you need is unavailable.
116 A telephone message form Mẫu ghi nhớ nhắn tin qua điện thoại Fill out a telephone message form for every missed call.
117 Arrangement of appointments Sắp xếp các cuộc hẹn The secretary handles the arrangement of appointments for the director.
118 Receiving calls Nhận điện thoại Receiving calls professionally is part of the receptionist’s job.
119 Resolution Nghị quyết The board passed a resolution to increase the training budget.
120 Constitution Hiến pháp Company bylaws must not conflict with the constitution.

Cách học nhanh nhóm từ vựng này

  • Nhóm theo chủ đề thay vì học tuần tự theo số thứ tự: ví dụ nhóm các từ về lịch làm việc (Scheduling, Time schedule, Daily calendar), nhóm về giao tiếp điện thoại (Telephone Communication, Memo of call, Receiving calls) để dễ liên hệ và ghi nhớ.
  • Đặt câu với ngữ cảnh công việc thật của bạn: thay vì chỉ học câu ví dụ có sẵn, hãy thử viết lại câu ví dụ áp dụng đúng tình huống công việc hành chính bạn đang làm hàng ngày.
  • Ôn lại theo cặp từ dễ nhầm lẫn: chú ý các cặp từ gần nghĩa dễ gây nhầm như “to keep track of” và “to lose track of”, hoặc “Tickler folder file” và “Ticker card file”.

Bài viết liên quan