managing-workforceNhân sự có thể là chi phí lớn nhất trong bất kỳ tổ chức nào, và một khi điều đó có thể kiểm soát, đặc biệt là khi bạn sử dụng công nghệ hàng đầu để quản lý lịch nghỉ phép và sự vắng mặt của nhân viên, cả được lên lịch trình và không lên lịch trình. Việc quản lý và phân bổ hiệu quả giờ làm tác động tuyệt đối lên doanh thu của công ty. Việc thiếu hiệu quả có thể làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận và tạo ra sự bất mãn cho cả nhân viên lẫn khách hàng.

Viện quản lý nhân sự ( “LMI”),tổ chức hàng đầu về nghiên cứu, giáo dục và tư vấn, chuyên về thời gian và quản lý lao động, tối ưu hóa năng suất và tự động hóa. Viện Quản lý nhân sự đã làm việc với các tổ chức thuộc mọi quy mô ở nhiều ngành công nghiệp trong 30 năm qua để phân tích về thời gian và thực hành việc  quản lý nhân công và tìm thấy mối tương quan trong cả thời gian làm việc và thời gian không làm việc, điều đó đã góp phần cho sự lạm dụng vào hình thức làm thêm giờ và làm ngoài giờ không cần thiết, sự đối lập giữa thực tế và chính sách, vượt chi phí ngân sách và kết quả bất lợi cho nhân viên và khách hàng.

LMI xác nhận 8 thời điểm then chốt và cách thực hành quản lý nhân sự tốt nhất rất quan trọng để giúp bạn kiểm soát chi phí lao động và sắp xếp nhân sự với ngân sách hiệu quả hơn và thực tế hơn.

Số. 1:  Giới hạn giờ ngoài giờ – Ít hơn 5% của tổng số giờ làm qui định.

Số. 2:  Thời gian được tự động hoá, tích hợp hoá và hệ thống chấm giờ làm và vắng mặt đã ngăn chặn việc nhập dữ liệu thừa, lỗi và thiếu sót.

Số. 3:  Tối ưu hóa đáp ứng nhu cầu thiếu hụt thông qua tỷ lệ nhân viên toàn thời gian / bán thời gian được lên kế hoạch – 70% toàn thời gian; 30% bán thời gian. Mỗi bộ phận cần một số nhân viên bán thời gian nhất định trong chiến lược quản lý nhân sự để cung cấp một nguồn lao động tại không làm thêm giờ hoặc trả mức phí cao để thích ứng với sự dao động của khối lượng công việc và thay thế nhân viên cho việc vắng mặt được lên lịch trình trước hoặc không lên lịch trình trước. Tỷ lệ này có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu cuối cùng, nhưng nên tránh việc giảm số lượng nhân viên toàn thời gian ít hơn 50% tổng số các vị trí nhân viên.

Số. 4:  Hạn chế sự vắng mặt báo trước nhiều hơn 10% tổng số giờ làm việc. Quản lý phòng ban có thể muốn phê duyệt tất cả các yêu cầu về kỳ nghỉ hoặc nghỉ báo trước, tuy nhiên, khi họ phê duyệt hơn 10% của tổng số giờ làm việc cho nghỉ thường niên hoặc nghỉ báo trước, thì nó thường vượt quá khả năng của bộ phận để hoạt động bình thường mà không cần làm ngoài giờ.

Số. 5:  Hạn chế sự vắng mặt bất ngờ lớn hơn 5% tổng số giờ làm việc. Sự vắng mặt  “bất ngờ” từ việc thay đổi lịch trình do bất kỳ lý do nào ngoài các kỳ nghỉ được lên kế hoạch trước hoặc nghỉ phép thường niên. Nguyên nhân của những lần vắng mặt có thể có vô số lý do và điều đó có thể là điềm cảnh báo sớm cho những việc không hay, cần đến sự giải quyết của các lãnh đạo cấp trên.

Số. 6:  Thực hiện chiến lược thay thế Nghỉ Vắng mặt (LOA) lớn hơn 10% tổng số giờ làm việc. Hình thức bảo vệ của LOA cho nghỉ thai sản, nghỉ ốm kéo dài và lý do khác cũng được ghi bởi tổ chức nhân sự của tất cả các công ty. Mỗi bộ phận có thể đối phó với lượng LOA nhất định, tuy nhiên, khi nó tăng lên trên 10%, nó thường vượt quá khả năng vận hành của bộ phận mà không cần đến làm thêm giờ và khi đó sẽ đòi hỏi chiến lược tinh tế để thay thế các vị trí bỏ trống cho đến khi các nhân viên ở vị trí đó quay trở lại làm việc. Ví dụ, chiến lược có thể bao gồm việc sử dụng giờ làm việc thêm từ nhân viên bán thời gian, nguồn nhân lực nội bộ hoặc nguồn nhân sự bên ngoài như là nhân viên tạm thời hoặc thông qua các trung tâm tuyển dụng.

Số. 7:  Thực hiện chiến lược để ngăn chặn các vị trị bỏ trống lớn hơn 10% tổng số các nhân viên. Ngân quỹ của mỗi bộ phận được phân bổ gần như chính xác số giờ làm và các khoản lương cho tổng các vị trí cần thiết cho khối lượng công việc được dự định trước. Khi vị trí bỏ trống tăng lên trên ngưỡng này, nó thường vượt quá khả năng của bộ phận để hoạt động mà không cần làm thêm giờ.

Số. 8:  Hạn chế nhân viên bổ sung hay nhân viên không cốt lõi lớn hơn 15% của tổng số các nhân viên. Nhân viên nòng cốt là bao gồm tất cả nhân viên toàn thời gian và nhân viên bán thời gian cam kết được chỉ định cho từng bộ phận. Nhân viên bổ sung là nhân viên tạm thời cũng như tất cả các nhân viên không cốt lõi từ bất cứ nguồn nào (ví dụ, trôi nổi từ các đợn vị trong tổ chức, khách du lich hay từ các công ty tuyển dụng bên ngoài). Thường thì nhân viên bổ sung không quen thuộc với các chính sách, thủ tục, đồng nghiệp, và người giám sát và còn được coi là “người lạ trong bộ phận”.

Quản lý nguồn lực nghe thì khá là đơn giản, trong khi thực tế thì hoàn toàn ngược lại. Bạn đang có nhiệm vụ thúc đẩy năng suất lao động và kiểm soát chi phí. Chúng ta hoàn toàn đồng ý rằng quản lý nhân sự và thời gian là một công việc phức tạp – và một sai lầm nhỏ có thể gây tổn thất cho công ty bạn.

Quá trình tự động hoá thời gian và nguồn lực cùng với việc thực hiện các bước thực hành tối ưu trên trong công ty của bạn có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn liên quan đến khối lượng công việc có thể bị thay đổi, tình trạng thiếu nhân sự, năng lực nhân viên và tình trạng thiếu kỹ năng trong khi vẫn giữ đúng được ngân quỹ của công ty.