4 bí kíp Excel dân văn phòng không thể bỏ qua

Tổng hợp lại những bí kíp Excel thông dụng và hiệu quả bao gồm cách tách họ tên, hàm VLOOKUP, và các mẹo nhỏ hay giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Tách họ và tên

Có lẽ đây là vấn đề thường gặp nhất của dân văn phòng. Vậy cho nên chúng ta đừng để phải mất quá nhiều thời gian với nó.

Giả sử chúng ta phải tách họ và tên của một danh sách 5 người sau đây:

Hãy:

Copy lại cột A sang cột C.
Khoanh vùng các tên cần tách họ và tên ở cột C
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế
Ở hộp thoại Find what trong cửa sổ Replace, hãy nhập: *_ (dấu sao và khoảng trắng)
Chọn Replace All và chờ đợi điều kỳ diệu

Excel_2

Excel_3

Vậy còn phần còn lại của tên thì phải làm sao? Đơn giản thôi, hãy:

Trỏ chuột qua ô B1
Nhập công thức sau: =LEFT(A1,LEN(A1)-LEN(C1))
Copy xuống các ô còn lại

Vậy là bạn đã có 1 danh sách họ riêng, tên riêng hoàn chỉnh:

Excel_4

Hàm SUMIF

Ttổng kết số lượng Like của các bài đã viết. Đề bài đơn giản như sau:

Excel_5

Để ví dụ lấy đơn giản vậy thôi, chứ thật ra nhiều khi các bạn phải đối mặt với rất nhiều tình huống phức tạp khác có thể ứng dụng SUMIF đó.

Với bài này, hãy làm sau đây nha:

Để trỏ chuột tới ô H2
Nhập công thức: =SUMIF(A2:A5,”Tháng 9″,D2:D5) (Với A2:A5 là ô để bạn lấy điều kiện, “Tháng 9” là điều kiện, còn ô D2:D5 là ô dữ liệu mà excel sẽ cộng lại dựa trên điều kiện bạn đưa ra)

Kết quả là:

Excel_6

Hàm VLOOKUP

Nếu như mấy hàm trên kia chỉ là bí kíp nhỏ lẻ, hàm VLOOKUP là đỉnh cao của Excel. Là dân văn phòng, không ít trường hợp bạn sẽ phải dùng đến nó đó.

Excel_7

Sếp đưa cho danh sách 3 khách hàng trung thành là Hải, Vi và Lâm và hãy tìm ra số lượng hàng mà 3 người này đã mua.

Excel_8

Các bạn làm như sau nhé:

Để trỏ chuột vào ô H2
Nhập vào công thức: =VLOOKUP(G2,A:C,3,FALSE) (với G2 là ô đại diện tên khách hàng trung thành (ở đây là Hải), A:C là cột bao gồm bảng thông tin cần trích xuất (ở đây là bảng 10 khách hàng), 3 là vị trí cột cần lấy thông tin (với bảng 10 khách hàng, cột Số lượng đã mua nằm ở vị trí số 3)

Vậy là xong, bạn sẽ có ngay kết quả như bên dưới:

Excel_9

Conditional formatting

Conditional formatting được dùng để phân loại số liệu cho dễ.

Chẳng hạn như bạn có một loạt các email và bạn muốn biết xem Open Rate (tỉ lệ mở email) của email nào là tệ nhất. Giả sử bạn cho là Open rate dưới 5% là tệ.

Excel_10

Hãy sử dụng conditional formatting để tìm ra email đó nha. Tìm chức năng conditional formatting như hình sau:

Excel_11

Ở đây có rất nhiều tùy chọn để bạn sử dụng. Trong trường hợp này ta chọn thẻLess than. Một hộp thoại hiện ra, bạn chỉ cần chọn theo nhu cầu của mình thôi. Ta sẽ chọn là 5, và ô dưới 5 sẽ được tô đỏ.

Excel_12