QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM


I  – MỤC ĐÍCH:

 

Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II –   PHẠM VI:

Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III – ĐĨNH NGHĨA:

–        VPP: “văn phòng phẩm”


IV – NỘI DUNG:

1.       Định mức sử dụng:

–            Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng.  Phòng HCNS lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.

–            Hàng quý, Phòng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HCNS cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

2.       Cấp phát định kỳ:

–            Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét.

–            Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.

–            Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

–            VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng.  Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).

–            Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng.  Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào thẻ kho mã số: 2/BM-QDQLVVP.

3.       Cấp phát đột xuất:

–            Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét.

–            Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.

–            Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

–            VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

3.  Quản lý và sử dụng VPP:

 

–            CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.

–            Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.

–            Phòng HCNS có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

V. Tài liệu tham khảo: không có.

VI. Phụ Lục:

Giấy đề nghị VPP                          biểu mẫu: 1/BM-QDQLVPP
Thẻ kho VPP                                    biểu mẫu: 2/BM-QDQLVPP

 

œ࿽࿽


GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM
Bộ phận:……………………………………………………………………………………………
Tháng …..năm 200….

STT

TÊN VPP

ĐVT

Số lượng

STT

TÊN VPP

ĐVT

Số lượng

1

Giấy A4 Gram

36

Bìa nút Cái

2

Giấy Decal Gram

37

Bìa lá Cái

3

Bìa A4 màu Tờ

38

Tămpon Cái

4

PXK lớn Quyển

39

Hộp mực dấu Hộp

5

PXK nhỏ Quyển

40

Kéo bấm Cây

6

PNK lớn Quyển

41

Dao trổ giấy Cây

7

Phiếu thu Quyển

42

Lưỡi dao trổ nhỏ Cây

8

Phiếu chi Quyển

43

Bút lông bảng xanh Cây

9

Sổ tạm ứng Quyển

44

Bút lông bảng đỏ Cây

10

Sổ quỹ tiền mặt Quyển

45

Bút lông dầu xanh Cây

11

Sổ chi tiết thanh toán Quyển

46

Tập 100 tr Quyển

12

Sổ tiền gửi ngân hàng Quyển

47

Tập 200 tr Quyển

13

Kéo Cây

48

Chuốt chì Cái

14

Thước kẻ 30cm Cây

49

Hồ nước Bến Nghé 35 ml Chai

15

Thước kẻ dẽo Cây

50

Kẹp bướm Cái

16

Đĩa mềm Cái

51

Kệ rổ nhựa Cái

17

Đồ bấm kim Cái

52

Gỡ kim càng cua Cái

18

Kim bấm Hộp

53

Bìa phân trang màu Tờ

19

Bấm lỗ Cái

54

Bút nhủ bạc Cây

20

Accor nhựa cái/hộp

55

Bút chì 2B Cây

21

Bút dạ quang TL Cây

56

Bút xóa TL Cây

22

Giấy than Horse lớn Tờ/xấp

57

Bút TL027 xanh Cây

23

Giấy than Horse nhỏ Tờ/xấp

58

Bút TL027 đỏ Cây

24

Giấy Note 3x3 Xấp

59

Ruột chì vàng Hộp

25

Keo trong lớn Cuộn

60

Keo mouse cuộn

26

Keo vàng Cuộn

61

Bìa lỗ nylon Cái

27

Keo trong 1,2F Cuộn

62

28

Keo trong VP Cuộn

63

29

Keo giấy 1,2F Cuộn

64

30

Keo giấy 2,4F Cuộn

65

31

Keo 2 mặt 1,2F Cuộn

66

32

Keo 2 mặt 2,4F Cuộn

67

33

Bìa còng 3F Cái

68

34

Bìa còng 5F Cái

69

35

Bìa trình ký đôi Cái

70


Ngày….tháng…..năm 200…

Giám đốc duyệt

Phòng HCNS

Trưởng bộ phận

Người đề nghị

 

THẺ KHO VĂN PHÒNG PHẨM
Tên văn phòng phẩm:…………………………………………………………………………………..
Đơn vị tính:……………………………………………………………………………………………..

Nhập

Xuất

Ngày

Số lượng

Đ.v sản xuất

Nhà cung ứng

Ghi chú

Ngày

S.lượng

Người nhận

B.phận

Ký tên

 

 

SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM

Gồm có Stt, loại VPP, qui cách đơn vị, số lượng, ngày nhận, người nhận, bộ phận, ký tên



Tài liệu Quản trị Nhân sự

Tổng hợp các tài liệu, biểu mẫu về hành chính nhân sự

Download tài liệu