Dưới đây là bảng excel quản lý mua bán vé của một đại lý bán vé máy bay trong tháng 8 năm 2030 (dữ liệu chỉ có tính chất tham khảo).
Đại lý này dùng file excel này để quản lý các thông tin sau (cũng tương tự như nhân sự quản lý thông tin nhân viên – Kc) :
1. Vé được nhập từ nhà cung cấp nào?
2. Thông tin cơ bản trên vé (người bay, lộ trình)
3. Giá mua và giá bán ra là bao nhiêu?
4. Khách hàng mà mình đã bán vé (đây là đại lý phân phối, nên sẽ bán qua 1 đại lý cấp dưới chứ không bán trực tiếp cho khách hàng)
Cột A [Đại lý], dữ liệu không được chuẩn hoá do:
Lỗi 1: Tiêu đề không đồng bộ với các tiêu đề khác.
Tiêu đề được ”Viết thường” trong khi tiêu đề ở các cột khác đều ”ĐƯỢC VIẾT CAPS LOCK”
Đề xuất: Hãy chọn 1 cách viết, định dạng và format cho dòng tiêu đề, nếu bạn chọn là ”Viết thường” hãy viết thường cho mọi tiêu đề. Nếu bạn chọn cách ”VIẾT CAPS LOCK” / “Viết Hoa” hãy viết caps lock / viết hoa cho mọi tiêu đề. Việc này có làm hay không đều không ảnh hưởng đến việc sàn lọc sắp xếp dữ liệu của bạn, nhưng nếu bạn chú ý và làm thường xuyên, nó sẽ tự hình thành và phát triển kỹ năng chuẩn hoá dữ liệu của bạn.
Lỗi 2: Cột dữ liệu không được điền đầy đủ thông tin
Có một số hàng trong cột này còn để trống. Điều này được giải thích do đây là tên một đại lý cấp cao nên người quản lý không muốn lộ thông tin.
Đề xuất: Đừng bao giờ để dữ liệu trống vô nghĩa. Sẽ đến lúc nào đấy chính bạn cũng không biết được khoản trống là cái gì. Trường hợp bạn không muốn sơ hở thông tin, đơn giản là dùng một định danh cho nó. Trường hợp này bạn có thể đặt một tên gợi nhớ mà chỉ có bạn hiểu thôi, ví dụ như ”Đại lý cấp 1”
Cột B [Ngày], dữ liệu không được chuẩn hoá do:
Lỗi 3: Tên tiêu đề ghi không rõ ràng, ở đây người đọc sẽ hiểu là ”Ngày Xuất Vé” hay ”Ngày Bay” hay ”Ngày Giao Vé”?
Đề xuất: Hãy ghi rõ ràng và dễ hiểu dữ liệu của bạn. Không cần dài nhưng phải đủ hiểu. Trường hợp này, thông tin ở cột B được biết là ”Ngày Bay”. Do vậy đừng ngại ngùng gì mà bạn không ghi thêm chữ ”Bay” tiếp theo sau chữ ”Ngày”. Thử nhìn lại, nếu S3 không tiết lộ đây là ”Ngày Bay” thì đầu tiên nhìn vào trường thông tin này, bạn nghĩ đây là ”Ngày” gì?
(Còn tiếp)
Nguồn: Blog Nhân Sự
