Hậu quả

Định mức không có văn bản thì khó bảo vệ khi thanh tra và khi tranh chấp lao động. HR gánh rủi ro mà không có công cụ kiểm soát.

Giải pháp

• Bảng định mức có số hiệu, ngày hiệu lực và người duyệt
• HR tham gia thẩm định định mức trước khi áp dụng
• Kiểm tra định mức với quy định về thời giờ và tiền lương

Hậu quả

Đóng bảo hiểm sai theo mức lương làm người lao động thiệt quyền lợi và doanh nghiệp rủi ro truy thu.

Giải pháp

• Tách khoản lương làm căn cứ đóng bảo hiểm trên bảng lương
• Quy định phần lương cơ bản tối thiểu trong quy chế khoán
• Hướng dẫn tách khoản có ví dụ cho kế toán

Hậu quả

Không có sự đồng ý của người lao động về mức khoán là căn cứ yếu khi tranh chấp và có thể bị coi là áp đặt đơn phương.

Giải pháp

• Phiếu khoán có chữ ký người nhận và ngày ký
• Mức khoán thông báo bằng văn bản trước khi áp dụng
• Lưu phiếu đã ký vào hồ sơ nhân sự của người lao động

Hậu quả

Định mức sai hai chiều đều gây thiệt: mất người giỏi hoặc trả thừa tiền. Quản đốc không có dữ liệu để chỉnh.

Giải pháp

• Đo thời gian thực tế của công việc để đặt định mức
• Dữ liệu năng suất lịch sử làm căn cứ điều chỉnh
• Thử định mức trên một tổ nhỏ trước khi áp toàn bộ

Hậu quả

Khoán chỉ đo số lượng làm chất lượng bị bỏ qua. Lỗi đến khách hàng mới phát hiện thì chi phí khắc phục rất lớn.

Giải pháp

• Khoán gắn điều kiện chất lượng tối thiểu
• Kiểm tra chất lượng có ghi nhận trên từng lượt
• Trừ khoán theo tỷ lệ lỗi vượt ngưỡng đã công bố

Hậu quả

Không tách sản lượng làm cả hai người thiệt và quản đốc không có căn cứ để xử lý khi có khiếu nại.

Giải pháp

• Ghi sản lượng theo người và thời điểm trên từng lượt
• Phiếu bàn giao khối lượng có chữ ký hai người
• Tách khoán theo phiếu bàn giao khi đổi người

Hậu quả

Không tách được nhân công theo sản phẩm thì giá bán và quyết định ngừng sản xuất đều dựa trên ước tính dễ sai.

Giải pháp

• Gắn chi phí khoán với mã sản phẩm qua từng lượt
• Định mức nhân công đi kèm định mức nguyên vật liệu
• Báo cáo giá thành nhân công theo sản phẩm mỗi tháng

Hậu quả

Thiếu lương tối thiểu theo quy định là vi phạm và thanh tra sẽ yêu cầu truy đủ cho nhiều người cùng lúc.

Giải pháp

• Cơ chế bù bảo đảm mức lương tối thiểu trong quy chế khoán
• Theo dõi thu nhập khoán theo tháng so với mức tối thiểu
• Cảnh báo cho quản lý và HR khi thu nhập khoán thấp hơn mức tối thiểu

Hậu quả

Công cụ mới không thay được quy chế. Đầu tư không đi kèm đổi định mức thì không thu được lợi ích quản trị.

Giải pháp

• Thiết kế lại quy chế khoán và định mức cùng lúc triển khai hệ thống
• Đo lại định mức bằng dữ liệu mới sau ba tháng
• Đặt chỉ số năng suất và tỷ lệ lỗi làm mục tiêu trước khi đầu tư

Hậu quả

Không kiểm tra được sản lượng thì sai sót chỉ được phát hiện sau khi tiền đã chi. Người làm khoán mất tin tưởng nhanh.

Giải pháp

• Bảng sản lượng cá nhân xem được hằng ngày
• Người làm ký xác nhận số lượng cuối ca
• Kênh báo sai sản lượng có thời hạn xử lý

Hậu quả

Bị trừ oan mất công và mất niềm tin. Không có cách chứng minh thì khiếu nại không có hiệu lực.

Giải pháp

• Nhật ký máy gắn với từng lượt sản xuất
• Quy trình xác nhận lỗi do thiết bị có người kỹ thuật ký
• Người làm được ghi nhận sự cố máy ngay tại chuyền

Hậu quả

Đơn giá đổi không báo làm người lao động không điều chỉnh được nỗ lực và mất niềm tin vào hệ thống khoán.

Giải pháp

• Thông báo đơn giá mới bằng văn bản trước ngày áp dụng
• Mỗi đơn giá ghi rõ ngày hiệu lực
• Bảng đơn giá đang áp dụng niêm yết tại xưởng và trên ứng dụng

Hậu quả

Khi người đếm và người nhận là một, sai số không có cơ chế tự sửa. Người làm nhanh bị nghi ngờ và người làm chậm không dám hỏi.

Giải pháp

• Người kiểm chất lượng xác nhận số sản phẩm đạt mỗi ca
• Sổ đếm có chữ ký hai bên và giờ ghi
• Đối chiếu số đếm với số sản phẩm nhập kho định kỳ

Hậu quả

Thỏa thuận bằng miệng không chứng minh được khi có tranh chấp. Cả hai bên đều thiệt khi nhớ khác nhau.

Giải pháp

• Phiếu khoán ghi công việc, đơn giá và thời hạn
• Phiếu có chữ ký người nhận và người giao việc
• Thay đổi đơn giá phải có phiếu mới trước khi áp dụng

Hậu quả

Tính công cho sản phẩm lỗi làm doanh nghiệp trả thừa và làm mất động lực làm đúng ngay từ đầu.

Giải pháp

• Quy định sản phẩm lỗi không được tính công khoán
• Sản phẩm trả lại gắn mã người làm ra
• Mức trừ công cho lỗi công bố và áp dụng thống nhất

Hậu quả

Cùng việc khác định mức làm mất công bằng nội bộ và tạo khiếu nại khi có người chuyển tổ.

Giải pháp

• Bảng định mức chung cho cùng công đoạn trên toàn xưởng
• Định mức đo lại theo thời gian thực tế mỗi năm
• Thay đổi định mức có ngày hiệu lực và thông báo trước

Hậu quả

Hai nguồn số liệu không khớp làm tiền khoán của cả tổ không chắc đúng. Mỗi lần chênh lệch phải họp để chọn số.

Giải pháp

• Quy định nguồn số liệu chính và nguồn đối chiếu
• Phiếu khoán lấy số từ máy và có tổ trưởng ký xác nhận
• Nhật ký máy đếm lỗi có người xử lý và giờ ghi

Hậu quả

Cộng sai thứ tự làm thưởng và khoán bị tính trên nhau, sai tiền và sai khoản đóng bảo hiểm.

Giải pháp

• Quy tắc kết hợp thưởng và khoán có thứ tự và ví dụ
• Công thức tính lương khoán cài thành bảng tự động
• Thay đổi quy chế đi kèm hướng dẫn và kiểm tra mẫu

Hậu quả

Không so được chi phí khoán thì không biết nhà máy nào hiệu quả và không có căn cứ để bố trí sản xuất hợp lý.

Giải pháp

• Đơn vị đo và mã sản phẩm chuẩn cho toàn tập đoàn
• Chuẩn dữ liệu sản lượng gửi về trụ sở mỗi ngày
• Báo cáo chi phí khoán trên một sản phẩm theo nhà máy

Hậu quả

Đơn giá lệch theo thời điểm làm cùng một mẻ sản xuất được trả công khác nhau và khó giải thích khi kiểm toán.

Giải pháp

• Đơn giá gắn theo ngày sản xuất, không theo ngày tính lương
• Lịch cập nhật đơn giá chung cho toàn tập đoàn
• Lô sản xuất qua nhiều kỳ chia theo ngày có đơn giá riêng

Hậu quả

Không có người chịu trách nhiệm chung thì khoán vượt sẽ lặp lại mỗi kỳ và chi phí tiếp tục tăng.

Giải pháp

• Một đầu mối chịu trách nhiệm định mức khoán toàn tập đoàn
• Chỉ tiêu khoán vượt đưa vào đánh giá quản lý nhà máy
• Theo dõi khắc phục từ kiểm toán đến khi đóng vấn đề

Hậu quả

Đếm trùng làm chi phí nhân công tăng giả và trả thừa cho người làm khoán.

Giải pháp

• Mã sản phẩm và mã công đoạn gắn trên mỗi lượt đếm
• Quy tắc đếm một lần cho mỗi công đoạn đã ghi nhận
• Đơn giá từng công đoạn cộng theo bảng tổng đã duyệt

Hậu quả

Trừ công oan làm công nhân mất niềm tin và có thể nghỉ việc. Khoán cần công bằng để giữ người tay nghề cao.

Giải pháp

• Phân loại lỗi theo nguyên nhân gốc trước khi trừ công
• Lô nguyên liệu lỗi được ghi nhận và không trừ công khoán
• Quy tắc miễn trừ công bố trong quy chế khoán

Hậu quả

Khoán chỉ trả theo sản phẩm khiến người làm khoán gánh rủi ro thời gian dừng máy, không đúng quy định về thời gian ngừng việc.

Giải pháp

• Điều khoản thời gian dừng máy trong quy chế khoán
• Nhật ký dừng máy có giờ bắt đầu và kết thúc
• Mức bù công chờ theo quy định hiện hành

Hậu quả

Chia đều làm người giỏi thấy thiệt và giảm động lực làm việc khó. Chuyền dễ mất người tay nghề cao sau một thời gian.

Giải pháp

• Đơn giá theo từng công đoạn và ghi sản lượng theo công đoạn
• Quy tắc chia tiền chuyền theo công đoạn đã làm, công bố trước
• Ghi nhận người thực hiện từng công đoạn trên phiếu

Hậu quả

Định mức lỗi thời làm công nhân không đạt khoán dù làm đúng yêu cầu. Thu nhập tụt và chuyền mất năng suất.

Giải pháp

• Đổi mẫu thì đo lại định mức trước khi khoán
• Bảng khoán gắn mã mẫu và có thời hạn áp dụng
• Quản đốc có quyền đề xuất điều chỉnh định mức có dữ liệu

Hậu quả

Công sửa là công việc thật nhưng không được trả, còn người làm ra lỗi bị trừ hai lần. Khoán mất tính công bằng.

Giải pháp

• Mã ghi công sửa lỗi tại chuyền có người xác nhận
• Trừ công theo mức sửa được, không trừ đủ khi đã sửa
• Đối chiếu người sửa và người làm ra trên phiếu

Hậu quả

Trả khoán chậm làm công nhân thiếu tiền sinh hoạt và dễ rời công trường giữa chừng, làm chậm tiến độ thêm.

Giải pháp

• Đo khối lượng hoàn thành hằng tuần làm căn cứ tạm ứng
• Lịch nghiệm thu cố định và công bố
• Tạm ứng khoán theo khối lượng đã đo, quyết toán khi nghiệm thu

Hậu quả

Khối lượng không thống nhất làm tiền khoán và thanh toán với chủ đầu tư đều sai, tranh chấp kéo dài làm chậm công trình.

Giải pháp

• Quy tắc đo khối lượng chung ký giữa các bên trước khi khoán
• Biên bản đo có chữ ký đội trưởng và giám sát
• Đối chiếu bản vẽ với thực tế trước mỗi đợt khoán

Hậu quả

Khối lượng dở dang là công việc đã làm và tốn chi phí, nếu không tính thì đội khoán thiệt và không muốn nhận việc chuyển.

Giải pháp

• Điều khoản khối lượng dở dang trong hợp đồng khoán
• Phiếu điều chuyển ghi khối lượng đã làm tại thời điểm chuyển
• Quy tắc chia khoản khi chuyển hạng mục công bố trước

Hậu quả

Chia theo cảm tính làm người bốc nhiều bị thiệt, nhóm rã nhanh và chất lượng bốc xếp giảm.

Giải pháp

• Ghi kiện theo từng người bằng thiết bị hoặc thẻ cá nhân
• Chia tiền nhóm theo số kiện ghi được và công bố
• Đối chiếu tổng kiện cá nhân với tổng lô hàng

Hậu quả

Công bốc lại là việc thật và tốn sức, nhưng không được trả thì nhân viên không muốn xử lý sai sót và sai sót kéo dài.

Giải pháp

• Mã lượt bốc lại có người duyệt và đơn giá riêng
• Quy tắc khoán tính lượt bốc lại có công bố
• Duyệt công bốc lại trong kỳ có thời hạn

Hậu quả

Trừ oan do dữ liệu định vị sai làm tài xế mất tin tưởng vào cả hệ thống khoán và có thể nghỉ việc.

Giải pháp

• Kiểm chứng định vị với chứng từ giao hàng trước khi tính khoán
• Quy trình khiếu nại số km có thời hạn xử lý
• Chứng từ giao hàng có chữ ký người nhận gắn với chuyến