Sáu khái niệm giúp công việc hành chính văn phòng có quy trình rõ, được phê duyệt đúng và không phụ thuộc vào một người. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba việc giúp công việc hành chính không phụ thuộc vào một người.
Viết cách làm chuẩn cho việc lặp lại để ai làm cũng ra cùng kết quả.
Là gì
Quy trình vận hành chuẩn (SOP – Standard Operating Procedure) mô tả từng bước của một công việc lặp lại: ai làm, làm gì, bằng công cụ nào, kết quả ra sao. Mục đích là giảm phụ thuộc vào trí nhớ của một người.
Cách làm
- Chọn công việc lặp lại nhiều nhất trong tháng.
- Viết các bước theo thứ tự, mỗi bước một câu có động từ rõ.
- Thử làm theo SOP với một người mới và sửa chỗ họ vướng.
Lưu ý
SOP quá dài không ai đọc. Giữ mỗi bài dưới một trang, kèm hình minh họa nếu cần.
Đặt tên, phân loại và lưu văn bản để tìm lại trong vài phút.
Là gì
Quản lý văn bản gồm đặt quy tắc tên file, cấu trúc thư mục, thời hạn lưu và cách hủy. Thời hạn lưu trữ cụ thể cần đối chiếu quy định pháp luật hiện hành về lưu trữ.
Cách làm
- Đặt quy tắc tên file: ngày, loại văn bản, tên ngắn.
- Lập bảng thời hạn lưu cho từng loại văn bản.
- Rà soát định kỳ để xóa hoặc chuyển kho những văn bản đã hết hạn.
Lưu ý
Lưu trữ không có quy tắc khiến việc tìm kiếm tốn nhiều thời gian hơn là soạn thảo.
Danh sách việc cố định mỗi ngày giúp không bỏ sót.
Là gì
Checklist công việc hằng ngày và hằng tuần là công cụ đơn giản để đảm bảo các việc định kỳ được làm đủ, như kiểm tra chấm công, gửi báo cáo, sắp xếp lịch. Đây là cách thực hành phổ biến trong quản trị hành chính.
Cách làm
- Liệt kê việc lặp lại theo ngày và theo tuần.
- Gắn người phụ trách dự phòng cho từng việc.
- Xem lại checklist mỗi quý để bỏ việc không còn cần.
Lưu ý
Checklist dài quá làm người ta chỉ tick cho xong. Giữ dưới 10 việc mỗi ngày.
Ba cách kiểm soát tài sản, quyền duyệt và không gian làm việc.
Ghi mỗi tài sản một dòng với người được giao và tình trạng.
Là gì
Sổ tài sản (asset register) là danh sách có cấu trúc các thiết bị, đồ dùng văn phòng, gồm mã, người sử dụng, ngày giao và tình trạng. Sổ này giúp thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ việc.
Cách làm
- Đánh mã cho từng tài sản, dán tem nếu cần.
- Ghi người được giao, ngày giao và ký xác nhận.
- Đối chiếu sổ với thực tế mỗi quý.
Lưu ý
Thu hồi tài sản khi nghỉ việc là bước hay bị bỏ sót nhất. Nên đưa vào checklist offboarding.
Quy định ai được duyệt loại việc nào và đến mức tiền nào.
Là gì
Ma trận phê duyệt (approval matrix) là bảng liệt kê loại đề nghị, mức giá trị và người có thẩm quyền duyệt. Ma trận rõ ràng giúp tránh tình trạng duyệt tràn quyền hoặc chờ quá lâu.
Cách làm
- Liệt kê các loại đề nghị thường gặp như mua văn phòng phẩm, công tác, sửa chữa.
- Ghi mức giá trị và người duyệt cho từng mức.
- Công bố ma trận cho cả phòng và cập nhật khi có thay đổi tổ chức.
Lưu ý
Ma trận quá nhiều tầng làm việc nhỏ cũng chậm. Cần cân bằng giữa kiểm soát và tốc độ.
Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, chuẩn hóa và duy trì.
Là gì
5S là phương pháp sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ sản xuất Nhật Bản, gồm Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (chuẩn hóa) và Shitsuke (duy trì). Áp dụng vào văn phòng giúp giảm thời gian tìm đồ và tài liệu.
Cách làm
- Bỏ đồ không dùng trong 30 ngày khỏi bàn làm việc.
- Dán nhãn vị trí cho tài liệu và đồ dùng chung.
- Kiểm tra theo tuần bằng danh sách đơn giản.
Lưu ý
5S chỉ bền khi có người phụ trách rõ ràng. Nếu không, nơi làm việc quay lại tình trạng cũ sau vài tuần.