Phỏng vấn - tuyển chọn nhân viên

Các nội dung cần quan tâm khi phỏng vấn:

–          Xác định thời gian và mục tiêu phỏng vấn

–          Tham khảo hồ sơ và thu thập thông tin

–          Xác minh những thông tin ứng viên đã ghi trong hồ sơ xin việc

–          Tìm hiểu về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn

–          Tìm hiểu về động cơ cá nhân, nguyện vọng nghề nghiệp

–          Cám ơn ứng viên đã đến tham sự phỏng vấn

–          Lấy thông tin phản hồi từ ứng viên

–          Ghi nhận xets ngay sau khi phỏng vấn.

CHUẨN BỊ PHỎNG VẤN

 

Để có một buổi phỏng vấn thành công, ta cần chuẩn bị theo các bước như sau:

–          Lên lịch phỏng vấn

–          Thời gian, địa điểm

–          Danh sách ứng viên

–          Người phỏng vấn

–          Yêu cầu đối với người phỏng vấn: hiểu công việc, có kỹ năng phỏng vấn, thông tin về tiêu chuẩn tuyển chọn và thông tin về ứng viên.

–          Hậu cần: đón tiếp, hướng dẫn ứng viên, trang thiết bị tài liệu cần thiết, phòng phỏng vấn

 

Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn:

Các câu hỏi được sử dụng một cách có cấu trúc, có thể thúc đẩy tiến trình phỏng vấn một cách đáng kể bằng cách khuyến khích ứng viên tiếp tục tham gia buổi tiếp xúc, làm rõ những hiểu biết của mình, và cho phép người phỏng vấn có thời gian để sắp xếp câu trả lời của ứng viên trước khi đánh giá những gì ứng viên đã nói ra.

Các câu hỏi dùng trong phỏng vấn cũng là một “nghệ thuật” để tìm ra được những thông tin cần thiết quan trọng nhất về ứng viên giúp ích cho việc tuyển chọn. Do đó cần phải biết cách chọn và chuẩn bị sẵn những câu hỏi phù hợp.

 

Các loại câu hỏi phỏng vấn như sau:

  1. Câu hỏi mở ý thăm dò: Để thăm dò một vấn đề cụ thể. Kết quả bình thường hay thông tin được thu thập thường là sự kiện, ý kiến, đề nghị. Ví dụ: Bạn có quan tâm về….?, Bạn có ý kiến gì về….?
  2. Câu hỏi mở ý cảm xúc: Để khám phá cảm xúc của người khác. Kết quả bình thường hay thông tin được thu thập thường là ý kiến của ứng viên. Ví dụ: Bạn cảm thấy thế nào về….?, Thái độ của bạn thế nào về…?
  3. Câu hỏi mở: Thiết lập mối quan hệ vào lúc bắt đầu phỏng vấn. Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng bạn đang tham dự nhiều khóa học vi tính. Điều gì làm cho bạn thích thú sử dụng máy tính?
  4. Câu hỏi mở đầu: Dẫn đến một cuộc trao đổi ngắn, phong phú. Cuộc trao đổi này sẽ cho bạn thấy một hình ảnh về những gá trị và sự quan tâm của ứng viên. Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng bạn thích chơi bóng đá. Bạn nghĩ gì về những rắc rối xảy ra với đội bóng đá Việt Nam?
  5. Câu hỏi tình huống: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ và có kế hoạch ứng xử trong tương lai. Ví dụ: Bạn có bao giờ ở trong tình huống như…… Lúc đó bạn đã làm gì? Kết quả ra sao?
  6. Câu hỏi Hành vi: Sử dụng các tình huống cụ thể, thực tế. Sẵn sàng đưa ra những ví dụ đơn giản. Ví dụ: Bạn sẽ làm điều gì khác đi nếu tình huống đó lại xảy ra? Nếu bạn ở trong tình huống này… bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ cố gắng để đạt được kết quả gì?
CÁC PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN

1)                  Phương pháp phỏng vấn có cấu trúc:

Ưu điểm:

–          Nhất quán – tất cả các ứng viên đều được đối xử bình đẳng

–          Đáng tin hơn

–          Thời gian hợp lý

–          Bao quát tất cả các lĩnh vực

–          Dễ so sánh

Khuyết điểm:

–          Có thể thiếu linh hoạt

–          Một số lĩnh vực bị bỏ qua vì thời gian ngắn

–          Người phỏng vấn bị khống chế

–          Người xin việc thấy bị hỏi dồn ập câu hỏi nếu không khéo.

2)                  Phương pháp phỏng vấn không cấu trúc:

Ưu điểm:

–          Dễ dẫn dắt và tìm hiểu các lĩnh vực khác

–          Ứng viên cảm thấy thoải mái hơn

–          Có thể thay đổi theo tình hình của cá nhân

Khuyết điểm:

–          Khó điều khiển phỏng vấn hơn

–          Có thể bỏ qua các lĩnh vực quan trọng

–          Khó so sánh ứng viên

3)                  Phương pháp phỏng vấn Nhóm:

Ưu điểm:

–          Khách quan hơn do quyết định của nhóm

–          Ứng viên được quan sát kỹ hơn

–          Một thành viên của nhóm có thể để ý hoặc nghĩ ra điều mà người khác bỏ qua

–          Thích hợp đối với các công việc cao cấp hơn

Khuyết điểm:

–          Tốn kém

–          Người xin việc có thể cảm thấy bị áp đảo hoặc rụt rè

–          Nhóm phỏng vấn có thể nói chuyện/tranh luận với nhau mà quên có sự hiện diện của ứng viên

–          Ít cơ hội thiết lập mối quan hệ với ứng viên hơn

4)                  Phương pháp phỏng vấn căng thẳng:

Ưu điểm:

–          Cho thấy cách ứng xử của ứng viên  trong điều kiện sức ép về tâm lý

–          Thích hợp với các coogn việc có sức ép cao.

Khuyết điểm:

–          Người phỏng vấn phải chuyên nghiệp

–          Có thể chọc túc và để mất người giỏi

–          Có thể ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức

–          Chỉ phù hợp với một số công việc

5)                  Phương pháp phỏng vấn một nhóm:

Ưu điểm:

–          Dễ so sánh hơn

–          Tạo tình huống làm việc mô phỏng

–          Thích hợp với công việc đòi hỏi kỹ năng giao tiếp

Khuyết điểm:

–          Tốn kém

–          Khó đánh giá

–          Có thể không phải lúc nào cũng thích hợp

–          Ít tiếp xúc cá nhân hơn.

Lưu ý khi thực hiện phỏng vấn

 

1. Môi trường:

–          Yên tĩnh, lịch sự, tập trung.

–          Khoảng cách không quá cách biệt

–          Không gọi hoặc trả lời điện thoại trong khi phỏng vấn

2. Phong cách giao tiếp:

–          Trang phục lịch sự

–          Ánh mắt tự nhiên, thân thiện

–          Ngôn ngữ cử chỉ thân thiện

–          Thái độ cởi mở

3. Mở đầu và tạo sự tin tưởng:

–          Chào và hỏi thăm ứng viên

–          Cám ơn ứng viên đã đến dự phỏng vấn

–          Mục đích phỏng vấn

–          Thời gian, cách thức phỏng vấn, ghi chép

–          Cám ơn ứng viên

–          Ghi nhận xét ngay sau khi phỏng vấn

4. Nội dung phỏng vấn:

–          Xác minh những thông tin ứng viên đã ghi trong hồ sơ xin việc

–          Tìm hiểu về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn

–          Tìm hiểu về động cơ cá nhân, nguyện vọng nghề nghiệp lấy thông tin phản hồi từ ứng viên

–          Thông báo cho ứng viên về những bước kế tiếp

–          Cám ơn ứng viên

–          Ghi nhận xét ngay sau khi phỏng vấn

 

Kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn:

–          Nên nhẹ nhàng thăm dò, thu thập thông tin ở các lĩnh vực trọng tâm

–          Xen các câu hỏi vào các phần đối thoại

–          Không nên chất vấn, gây hấn

–          Tránh đặt câu  hỏi hàm chứa hoặc gợi ý câu trả lời

–          Hầu hết các câu hỏi nên ở dạng Mở hay Thăm dò dễ lấy thông tin nhiều nhất từ ứng viên

–          Thu thập bằng chứng bằng cách đặt ra các câu hỏi: Cho tôi biết/ Cho tôi xem.

Tuyển dụng nhân sự có thể ví như một quyết định đầu tư vào con người. Phải một thời gian sau thì mới nhận ra được hiệu quả hay hậu quả, trong khi quyết định đầu tư được đưa ra phần lớn dựa vào những thông tin có được trong các cuộc phỏng vấn chỉ độ 30 phút. Hơn nữa, các ứng viên ngày nay lại rất chuyên nghiệp, kỹ năng trả lời phỏng vấn rất hoàn hảo, lại chuẩn bị rất kỹ càng.

Vậy làm thế nào để có thể có một quyết định đầu tư đúng chỉ bằng các câu phỏng vấn trong 30 phút?

Hiểu rõ chủ đích của cuộc phỏng vấn: Tuyển dụng những nhân viên có trình độ và khả năng phù hợp với công việc chính là mục tiêu của hoạt động “săn đầu người” nói chung, nhưng đó không nhất thiết phải là chủ đích của những câu hỏi được đặt ra trong cuộc phỏng vấn. Việc tiếp xúc, trò chuyện với ứng viên chỉ là cơ hội để bạn gặp gỡ với nhân viên tiềm năng, tìm hiểu tính cách của họ, đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của họ, xác định xem họ có phù hợp với văn hoá công ty hay không.

Cân nhắc lại chiến lược và kế hoạch phỏng vấn của bạn: Kiểu câu hỏi chung chung như “Bạn hình dung thử xem mình sẽ như thế nào trong vòng năm năm tới?” thường không đem lại cho bạn nhiều thông tin về ứng viên. Trong khi điều bạn quan tâm là ứng viên sẽ hành động như thế nào ở một vị trí công việc cụ thể trong những tình huống cụ thể, thì những câu hỏi như vậy hoàn toàn không thích hợp. Để sàng lọc và tuyển dụng được những nhân viên tài năng, bạn phải đưa ra được các chiến thuật phỏng vấn khôn khéo và thông minh để khám phá mọi khả năng, trình độ, điểm mạnh và điểm yếu của các ứng viên.

Xây dựng một danh sách các kỹ năng mà bạn mong muốn ở các ứng viên: Chỉ sau khi bạn biết chắc rằng mình đang tìm kiếm những kỹ năng nào ở ứng viên (dễ thích ứng với tập thể, có thể chịu được áp lực lớn của khối lượng công việc, kiên nhẫn, sáng tạo…), bạn mới có thể đưa ra được những câu hỏi sáng suốt, thông minh và đem lại nhiều thông tin cần thiết.

Lập danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Sau khi đã liệt kê các kỹ năng cần thiết cho công việc, bạn cần lên danh sách các câu hỏi mà bạn có thể cần đến trong thời gian phỏng vấn ứng viên. Bạn nên chú ý đặt nhiều câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên hé lộ những chi tiết liên quan đến tính cách cá nhân và kinh nghiệm làm việc trước đây của họ.

Ngày nay, nhiều nhà tuyển dụng sử dụng các câu hỏi dựa trên hành vi (behavior-based questions) để tìm hiểu cách thức ứng viên giải quyết các tình huống khó khăn giả định, từ đó xác định xem họ sẽ phản ứng như thế nào với các tình huống tương tự trong tương lai.

Kiểm tra lại danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Hãy xem xét lại một lần nữa danh sách các câu hỏi phỏng vấn mà bạn định đặt ra cho ứng viên. Một danh sách có sự kết hợp giữa các câu hỏi dựa trên quan điểm (opinion-based), câu hỏi dựa trên niềm tin (credential-based), câu hỏi dựa trên kinh nghiệm (experience-based) và câu hỏi dựa trên hành vi (behavior-based) sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về kiến thức chuyên môn và tính cách của các ứng viên.

 

Nói trước với ứng viên về phương thức phỏng vấn: Sau khi tự giới thiệu về bản thân và về công ty, bạn hãy nói cho ứng viên biết cấu trúc cơ bản của cuộc phỏng vấn nhằm giúp họ bớt căng thẳng và lo lắng. Khi ứng viên cảm thấy thoải mái, nói chuyện tự nhiên và trả lời chi tiết cho các câu hỏi của bạn, nghĩa là bạn có thể nhận được những thông tin chuẩn xác và đầy đủ về anh ta/cô ta.

Chuẩn bị để trả lời các câu hỏi của ứng viên: Hãy đảm bảo rằng bạn có đủ thông tin về công ty để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Họ có thể hỏi về các chức năng kinh doanh của công ty, về số lượng nhân viên, về kế hoạch kinh doanh trong tương lai, về văn hoá công ty hay bất cứ thông tin nào khác.

Bạn nên mang tới nơi phỏng vấn một số tài liệu hay tờ rơi giới thiệu về công ty, đồng thời chuẩn bị các thông tin liên quan đến lịch sử và hoạt động kinh doanh của công ty.

Ghi chép: Khi tiến hành phỏng vấn, bạn cần phải có kỹ năng lắng nghe và ghi nhớ thật tốt. Tuy nhiên việc ghi chép không bao giờ thừa cả. Bạn hãy ghi lại vắn tắt các thông tin chủ yếu của cuộc phỏng vấn, lưu ý tới bất kỳ hành động nào mà bạn cho là đặc biệt, khác thường, cùng những nhận xét sơ lược về từng ứng viên. Việc ghi chép này còn giúp bạn có cơ sở để so sánh các ứng viên với nhau khi đến thời điểm ra quyết định tuyển dụng cuối cùng

Các câu hỏi phỏng vấn

Một vài câu hỏi phỏng vấn tiêu biểu hay được sử dụng

1. Nhược điểm của anh/chị là gì?

2. Nếu được nhận vào làm ở vị trí này, anh/chị nghĩ là mình có ưu điểm gì để hoàn thành tốt công việc?

3. Tại sao anh/chị muốn làm việc ở đây?

4. Mục tiêu của anh/chị là gì?

5. Tại sao anh/chị lại chuyển việc?

6. Khi nào anh/chị cảm thấy hài lòng với công việc nhất?

7. Anh/chị có thể làm được gì cho chúng tôi?

8. Ba điểm tích cực mà người chủ nói về bạn?

9. Anh/chị đang tìm kiếm mức lương nào?

10. Thành tích lớn nhất trong công việc của anh/chị là gì?

Những câu nên hỏi là những câu hỏi rất chung chung

Với những câu hỏi kiểu này, bạn sẽ nhận lại những câu trả lời chung chung, được cho là “phải đạo” từ những nhân viên không phù hợp. Chẳng hạn: “Ưu điểm và nhược điểm lớn nhất của bạn là gì?”. Có người xin việc nào chịu nói thẳng nhược điểm của họ – trừ những nhược điểm vô hại, chung chung.

Dưới đây là phân tích tâm lý của những ứng viên không phù hợp

1. Năm năm nữa bạn hình dung mình sẽ là ai?
– Chà, chắc họ muốn mình gắn bó lâu dài, “Tôi sẽ trưởng thành cùng sự phát triển của công ty”.
2. Vì sao công ty nên tuyển dụng anh?
– Thì còn gì nữa, “Tôi là người công ty có thể tin tưởng, giao việc”.
3. Hãy nói về bản thân bạn
– Ông này không biết phải hỏi gì. Mình nên bắt đầu như thế nào đây. Im lặng kéo dài
4. Bạn có kế hoạch học thêm không?
– A ha, hỏi như thế chắc công ty đặt nặng chuyện đào tạo. “Dạ, học nữa, học mãi là tham vọng của tôi”
5. Quan hệ với sếp cũ của bạn như thế nào?
– Làm sao nói thật đây, thôi đành nói theo kiểu ngoại giao cho chắc ăn. “Rất tốt…”
6. Bạn thích làm gì trong thời gian rảnh rỗi?
– Chắc chắn ông này hết câu hỏi rồi, chỉ muốn hỏi cho có chuyện…
7. Nếu chúng tôi tuyển bạn, chúng tôi có thể trông đợi gì ở bạn?
– Sao lại hỏi thế nhỉ. “Dạ, nỗ lực hết mình vì sự nghiệp công ty”
8. Bạn sẽ làm gì nếu…
– Với loại câu hỏi giả định này, ông ấy muốn nghe gì, mình sẽ nói như thế đấy.

Ngược lại, những ứng viên phù hợp  sẽ nói về những phẩm chất mà bạn muốn tìm kiếm 

Những câu không nên hỏi là những câu gợi ý quá rõ ràng chi tiết 

Các câu nên hỏi là các câu thật cụ thể, đi vào những tình huống buộc ứng viên phải nhớ lại chuyện đã qua và kể chi tiết. Như thế họ sẽ không có thời gian trả lời theo kiểu “phải đạo”, vì họ đã có gợi ý khá rõ ràng.  Lúc này, người phỏng vấn đã tự mình đưa mình vào bẫy “chỉ nghe những thứ mình muốn nghe”
Loại này rất đa dạng, ở đây chỉ nêu một số ví dụ:
– “Hãy kể về một kinh nghiệm làm việc khi gặp một thành viên chung nhóm không chịu hợp tác, gây khó dễ. Bạn đã ứng xử như thế nào?”.
– “Hãy nhớ lại những lần áp lực công việc thật nặng nề. Hãy kể một hai tình huống đó”.
– “Công việc nào bạn từng làm một cách thích thú nhất, công việc nào bạn xem là tệ hại nhất, công việc hấp dẫn nhất theo bạn là loại việc gì?”.
– “Hãy kể về một lần nào đó bạn không làm tròn nhiệm vụ được giao. Giả sử gặp lại loại công việc tương tự, bạn có cách giải quyết nào mới không?”…

 

Tuy nhiên, khi phỏng vấn những vị trí chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thì những câu hỏi loại này sẽ phát huy tác dụng, vì nó giúp người phỏng vấn phát hiện nhân tài tiềm ẩn. Nhiều ứng viên non kinh nghiệm thường vì căng thẳng nên không nói ra hết ưu điểm của họ, việc hỏi những câu cụ thể như vậy xem như là một sự hỗ trợ từ người phỏng vấn dành cho ứng viên 

Download bộ câu hỏi tuyển dụng đầy đủ

download

Kinh nghiệm

Những khó khăn trong quá trình thực hiện

  • Mất nhiều thời gian để scan hồ sơ ứng viên trước khi gọi phỏng vấn
  • Nhiều ứng viên không đến hẹn phỏng vấn
  • Không tuyển dụng kịp theo tiến độ. Những phút cuối cùng phải hạ chỉ tiêu tuyển dụng để hoàn thành đủ số lượng
  • Thiếu kinh nghiệm phỏng vấn ( trưởng bộ phận chuyên môn và chuyên viên HR )

Nên

  • Phỏng vấn ứng viên sơ bộ qua điện thoại trước khi hẹn phỏng vấn, điều này sẽ giảm tỉ lệ ứng viên vắng mặt
  • Sử dụng google form để yêu cầu ứng viên tự điền thông tin, điều này giúp giảm thời gian scan hồ sơ ứng viên. Xem thêm 
  • Có khoảng 5ph giao lưu để ứng viên cảm thấy thoải mái
  • Mỉm cười và tạo cho ứng viên tâm lý thoải mái, cho dù bạn đã có một ngày làm việc tồi tệ đi chăng nữa.
  • Cẩn thận với những người có năng lực phỏng vấn nhưng không có năng lực làm việc, bằng cách hỏi họ nhiều lần tại nhiều thời điểm khác nhau
  • Sau khi phỏng vấn, gửi thông tin cảm ơn ứng viên, dù đạt hay không đạt – đây là một cách xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp nhưng không tốn nhiều chi phí
  • Sử dụng công cụ để hẹn lịch phỏng vấn ( phần mềm, google spreadsheet .. )
  • Nhớ tên của người mình sẽ dự định phỏng vấn vì có như vậy mới tạo cho các ứng viên hiểu rằng bạn đang thực sự quan tâm đến họ.

Không nên

  • Áp dụng các câu hỏi tuyển dụng một cách máy móc
  • Hạ tiêu chí tuyển dụng cho cho đủ số lượng hoặc Ra quyết định tuyển dụng một cách vội vàng
  • Nói quá nhiều. Một nguyên tắc hiệu quả là hãy để 80% thời gian để các ứng viên tự nói về bản thân và các mục tiêu nghề nghiệp của họ
  • Tìm kiếm ứng viên giống mình
  • Để các ứng viên chờ đợi quá lâu trước khi được phỏng vấn
  • Có thái độ xa cách, lạnh lùng, ngay cả khi bạn là ông chủ