Với một doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng, siêu thị không chỉ là một điểm bán: đó là nơi sản phẩm phải cạnh tranh trực tiếp trên kệ, nơi hàng bị trả về nếu sai date hoặc lỗi, và là nơi hàng chục nhân viên bán hàng của công ty đứng quầy mỗi ngày. Người chịu trách nhiệm cho toàn bộ mảng đó là trưởng kênh siêu thị. Khi chưa có bản mô tả công việc rõ ràng, trưởng kênh thường bị kéo giữa ba việc: chạy doanh số, quản người và quản hàng. Bài này trình bày bản mô tả công việc trưởng kênh siêu thị chuẩn (vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn, KPI, yêu cầu năng lực, lộ trình thăng tiến) để phòng nhân sự và phòng bán hàng dùng ngay hoặc chỉnh lại theo thực tế nhà máy của mình.
Nếu bạn đang xây dựng cả bộ chức danh của phòng bán hàng, hãy xem thêm các mẫu liền kề: mô tả công việc giám sát bán hàng siêu thị (vị trí báo cáo trực tiếp cho trưởng kênh), trưởng kênh đại lý, trưởng kênh bán lẻ và giám đốc bán hàng.
Trưởng kênh siêu thị là ai? Vị trí trong sơ đồ tổ chức
Siêu thị thuộc nhóm kênh bán lẻ hiện đại (Modern Trade), tức các chuỗi bán lẻ có tổ chức, vận hành theo hệ thống, có quản lý hàng hóa và dữ liệu bán hàng từ máy POS. Kênh này khác kênh truyền thống (General Trade) gồm chợ, tạp hóa và đại lý nhỏ do cá nhân hoặc gia đình vận hành. Vì tiêu chuẩn trưng bày, đối soát hàng và báo cáo của siêu thị chặt hơn nhiều so với tạp hóa, doanh nghiệp thường tách riêng một đầu mối quản lý cho kênh này: trưởng kênh siêu thị.
Trong sơ đồ phổ biến của doanh nghiệp sản xuất có mạng lưới bán hàng riêng, vị trí này nằm giữa lãnh đạo phòng bán hàng và lực lượng tại điểm bán:
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng bán hàng.
- Cấp dưới trực tiếp: các giám sát bán hàng siêu thị (ở mẫu JD giám sát của Quản Trị Nhân Sự, mỗi giám sát phụ trách khoảng 4 siêu thị).
- Cấp dưới gián tiếp: nhân viên bán hàng đứng quầy tại từng siêu thị.
- Đầu mối bên ngoài: ban giám đốc siêu thị, trưởng/phó ngành hàng, bộ phận nhận hàng của chuỗi.
- Đầu mối bên trong: kho, kế hoạch sản xuất, kế toán công nợ, phòng nhân sự.
Cần phân biệt với cửa hàng trưởng: cửa hàng trưởng quản lý một điểm bán cụ thể, còn trưởng kênh siêu thị quản lý cả hệ thống nhiều siêu thị và các giám sát đứng giữa. Cũng cần phân biệt với Key Account Manager (KAM) làm việc với chuỗi bán lẻ: KAM thiên về đàm phán điều khoản thương mại, kế hoạch kinh doanh chung và phân tích dữ liệu bán hàng; trưởng kênh trong mô hình này gắn chặt hơn với việc điều hành đội ngũ và hàng hóa tại từng siêu thị. Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có thể kiêm cả hai vai trò.
Bản mô tả công việc trưởng kênh siêu thị (chi tiết)
| Bộ phận | Phòng bán hàng |
| Chức danh | Trưởng kênh siêu thị |
| Mã công việc | BH-TKST |
| Cán bộ quản lý trực tiếp | Trưởng phòng bán hàng |
1. Trách nhiệm
1.1 Doanh thu bán hàng
- Chịu trách nhiệm mục tiêu doanh thu được giao.
- Lập kế hoạch thực hiện theo chỉ tiêu doanh thu.
- Triển khai kế hoạch cho nhân viên trực thuộc.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu; báo cáo tình hình thực hiện cho Trưởng phòng bán hàng.
1.2 Quản lý nhân sự
- Kiểm tra, giám sát: theo dõi tình hình hoạt động của nhân viên bán hàng; kiểm tra đột xuất về giờ giấc, nội quy, quy định và hàng hóa tại siêu thị; kiểm tra giờ giấc làm việc của các giám sát 2 lần/tuần; kiểm tra lại thông tin và báo cáo của các giám sát; giám sát tác phong và tinh thần làm việc của nhân viên bán hàng và các giám sát.
- Phân bổ mục tiêu và theo dõi quy trình triển khai mục tiêu của các giám sát.
- Đánh giá, khen thưởng: chấm điểm tác phong và hoạt động, đề nghị khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật nhân sự của siêu thị theo đúng nội quy lao động của công ty; tổng kết công, thưởng trách nhiệm và đánh giá tình hình nhân sự vào mỗi tháng.
- Tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo các giám sát.
- Họp giám sát 2 lần/tuần.
1.3 Quản lý hàng hóa
- Nắm doanh thu và các mã hàng bán được hằng ngày (cập nhật 3 lần/tuần).
- Nắm số tồn từng siêu thị, từng mã hàng; cập nhật thông tin các mã bán mạnh và mã bán chậm.
- Tìm hiểu nguyên nhân khi doanh thu tăng hoặc giảm đột biến.
- Quản lý hàng xuất trả: nắm số lượng hàng xuất trả của từng siêu thị và số lượng hàng sai hỏng không thể tái chế; có biện pháp hạn chế hàng dơ, hàng hư và mất phụ liệu; lên lịch kiểm tra và xử lý hàng trả ở siêu thị.
- Theo dõi thông tin sản phẩm mới: form sản phẩm, kiểu dáng, màu sắc.
- Nắm báo cáo bán hàng trong tuần, tháng và tốc độ bán hàng; nắm số tồn của mỗi mã (để kiểm tra sự điều phối của các giám sát).
- Chốt tổng tồn của kho để đối chiếu với số tồn báo ở siêu thị.
1.4 Quản lý tài sản, vật dụng và thiết lập quan hệ tại siêu thị/cửa hàng
- Nắm và quản lý tất cả tài sản có tại siêu thị theo biên bản bàn giao khi nhận việc.
- Nắm cách thức trưng bày tại các siêu thị.
- Tạo và phát triển mối quan hệ với ngành hàng và ban giám đốc siêu thị.
- Có sáng kiến thay đổi hoặc hỗ trợ thêm công cụ, dụng cụ trưng bày hàng hóa tại siêu thị.
1.5 Nghiên cứu thị trường, khách hàng
- Nắm thông tin các nhà cung cấp lân cận có mặt tại siêu thị: tên công ty, chi nhánh, số lượng nhãn hiệu, màu sắc, mẫu mã chủ đạo, giá cả của từng nhà cung cấp.
- Nắm các hình thức khuyến mãi đang diễn ra tại siêu thị và kết quả của chương trình.
- Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng tại siêu thị.
- Cập nhật ý kiến khách hàng, độ tuổi, giới tính, thói quen mua sắm, tỉ lệ mua hàng tại siêu thị so với hàng của công ty, thái độ của khách hàng đối với sản phẩm của công ty.
1.6 Các công việc khác
- Tham gia các chương trình khuyến mãi của công ty.
- Tham gia trang trí, thiết kế, sửa văn phòng và shop của công ty.
- Tham gia tuyển dụng nhân viên bán hàng.
- Thiết lập các hình thức khuyến mãi nhằm tăng doanh thu tại hệ thống siêu thị.
- Lập bảng thi đua, xét khen thưởng nhân viên.
- Lên chương trình, kế hoạch đào tạo huấn luyện mới phù hợp với đặc điểm công tác tại siêu thị để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng.
2. Quyền hạn
- Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phép nhân viên bán hàng và giám sát bán hàng.
- Đề xuất phân chỉ tiêu doanh thu cho các siêu thị.
3. Các chế độ báo cáo
- Báo cáo hàng hóa hằng tuần: số lượng hàng bán ra, doanh thu, số lượng tồn.
- Báo cáo thông tin sản phẩm mới hằng tuần.
- Báo cáo số lượng hàng xuất trả và số lượng hàng không thể tái chế hằng tuần.
- Báo cáo việc tăng giảm doanh thu đột biến tại các siêu thị hằng tuần.
- Báo cáo lượng khách: thống kê lượng khách xem, thử, mua hàng hằng tuần.
- Báo cáo tình hình tăng, giảm và hàng hóa của các đối thủ tại siêu thị hằng tuần.
- Báo cáo tình hình nhân sự tại hệ thống siêu thị hằng tuần.
- Lập báo cáo cuối tháng về nhân sự (ngày công, mức thưởng), tình hình kinh doanh (doanh thu, hàng xuất bán), tài sản và các vấn đề liên quan; nộp về phòng nhân sự vào ngày 05 hằng tháng.
4. Tiêu chuẩn công việc
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc marketing.
- Có từ 4 năm kinh nghiệm quản lý bộ phận kinh doanh trở lên, trong đó có ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương.
- Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh.
- Sử dụng thành thạo vi tính.
Lưu ý: bản mô tả trên được xây dựng từ mô hình bán hàng có đội ngũ nhân viên và giám sát của chính công ty đặt tại siêu thị. Nếu doanh nghiệp bán qua nhà phân phối hoặc chỉ giao hàng thẳng cho chuỗi, hãy điều chỉnh các mục quản lý nhân sự tại quầy cho phù hợp.
Gợi ý KPI đánh giá trưởng kênh siêu thị
Một bản mô tả công việc chỉ thật sự hữu ích khi gắn với thước đo. Trong kênh siêu thị, các chỉ số thường dùng gồm:
- Doanh thu so với chỉ tiêu: theo tháng và theo từng siêu thị, để thấy điểm bán nào kéo cả kênh xuống.
- Tỷ lệ hàng có mặt trên kệ (OSA – On-Shelf Availability): thiếu hàng trên kệ là mất doanh thu ngay và ảnh hưởng đến quan hệ với nhà bán lẻ.
- Fill Rate và OTIF (giao đúng hạn, đủ số lượng): đo khả năng đáp ứng đơn của nhà máy và kho, trưởng kênh chịu trách nhiệm phối hợp chứ không tự quyết một mình.
- Tỷ lệ hàng xuất trả và hàng hư hỏng không tái chế được: gắn trực tiếp với mục 1.3 của JD.
- Tỷ lệ nghỉ việc và tăng ca của nhân viên bán hàng tại quầy: phản ánh chất lượng quản lý người.
- Mức độ đầy đủ và đúng hạn của báo cáo: báo cáo tuần và báo cáo tháng nộp về phòng nhân sự trước ngày 05.
Trọng số cụ thể (ví dụ doanh thu chiếm bao nhiêu phần trăm, tuân thủ chiếm bao nhiêu) phụ thuộc chiến lược từng doanh nghiệp, nên nên thống nhất bằng văn bản với trưởng kênh ngay khi giao chỉ tiêu.
Yêu cầu năng lực và kinh nghiệm
Ngoài bằng cấp và số năm kinh nghiệm ở mục tiêu chuẩn, khi tuyển trưởng kênh siêu thị nên đánh giá thêm các năng lực sau:
- Đàm phán và giữ quan hệ: làm việc được với trưởng/phó ngành hàng và ban giám đốc siêu thị về chương trình khuyến mãi, vị trí trưng bày, xử lý hàng trả.
- Đọc số liệu: đọc doanh thu, tồn kho và tốc độ bán theo từng mã hàng, biết dùng Excel để đối chiếu số kho với số siêu thị báo.
- Quản lý đội ngũ phân tán: điều hành các giám sát và nhân viên đứng quầy ở nhiều điểm, khó giám sát trực tiếp mỗi ngày.
- Hiểu thị trường và đối thủ: theo dõi nhãn hàng, giá và khuyến mãi của nhà cung cấp lân cận ngay trên kệ.
- Liêm chính và kỷ luật báo cáo: số tồn, số trả, số công phải khớp giữa các bên.
Lộ trình thăng tiến của trưởng kênh siêu thị
Tại nhiều doanh nghiệp, đường đi phổ biến là nhân viên bán hàng tại quầy, lên giám sát bán hàng siêu thị, rồi trưởng kênh siêu thị. Từ trưởng kênh, người làm tốt có thể lên trưởng phòng bán hàng hoặc giám đốc bán hàng; hoặc chuyển ngang sang các vị trí chuyên sâu như Key Account, Trade Marketing, hay trưởng kênh khác (đại lý, bán lẻ). Nên ghi rõ lộ trình này vào hồ sơ vị trí và gắn với tiêu chí xét lên cấp (đạt KPI mấy kỳ liên tiếp, đã đào tạo được bao nhiêu giám sát kế cận), vì đây là yếu tố giữ chân nhân sự kênh bán hàng.
Một lưu ý về thưởng phạt khi áp dụng JD
Bản JD gốc dùng cụm “thưởng, phạt nhân sự”. Khi áp dụng vào doanh nghiệp, cần hiểu đúng: theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 127), người sử dụng lao động không được phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động, và chỉ được xử lý kỷ luật đối với hành vi đã quy định trong nội quy lao động hoặc thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Vì vậy, quyền “đề xuất kỷ luật” của trưởng kênh cần đi qua đúng quy trình và hình thức kỷ luật hợp pháp của công ty, còn phần thưởng nên gắn với tiêu chí thi đua rõ ràng.
Góc nhìn của chủ doanh nghiệp/CEO
Với chủ doanh nghiệp, kênh siêu thị vừa là nguồn doanh thu ổn định vừa là kênh tốn vốn: hàng ký gửi hoặc bán chịu, chiết khấu, chi phí khuyến mãi và hàng trả đều ăn vào lợi nhuận. Điều CEO cần từ trưởng kênh là con số đáng tin (doanh thu thật, tồn thật, hàng trả thật) và khả năng cảnh báo sớm khi một siêu thị bán chậm. Áp lực lớn nhất là phụ thuộc vào một vài chuỗi lớn: mất một điểm bán chủ lực có thể kéo sụt doanh số cả tháng. Vì vậy CEO nên xem JD này như công cụ giao quyền: trưởng kênh được đề xuất chỉ tiêu và nhân sự, đổi lại phải chịu trách nhiệm về doanh thu và số liệu.
Góc nhìn của Trưởng phòng Nhân sự
Trưởng phòng nhân sự nhìn JD này ở ba điểm: tuyển đúng người, giữ được đội quầy và quản trị rủi ro pháp lý. Lực lượng bán hàng tại siêu thị thường biến động cao, ca làm dài, cuối tuần và lễ Tết làm việc nhiều, nên HR cần cùng trưởng kênh xây dựng bảng lương, thưởng và lộ trình lên giám sát rõ ràng. HR cũng là bên nhận báo cáo nhân sự cuối tháng (ngày 05) nên cần chuẩn hóa biểu mẫu để dữ liệu ngày công, thưởng, nghỉ việc khớp với hệ thống chấm công. Kỳ vọng của HR với trưởng kênh: quản người đúng nội quy, không tự ý phạt tiền nhân viên, và đề xuất kỷ luật bằng hồ sơ đầy đủ.
Góc nhìn của Quản đốc/Trưởng chuyền sản xuất
Với quản đốc và trưởng chuyền, trưởng kênh siêu thị là nguồn tín hiệu thị trường: mã nào bán mạnh cần tăng chuyền, mã nào bán chậm cần giảm, lỗi nào bị siêu thị trả về. Áp lực của xưởng là kế hoạch sản xuất thường lệch với nhu cầu tại điểm bán, còn hàng trả về do lỗi may, đóng gói hay sai phụ liệu lại quay ngược về chuyền. Quản đốc kỳ vọng trưởng kênh gửi số liệu bán, số tồn và số hàng trả đúng hạn hằng tuần, kèm nguyên nhân cụ thể (lỗi gì, lô nào), thay vì chỉ báo “hàng lỗi”. Có như vậy xưởng mới truy được nguyên nhân và khắc phục tại chuyền.
Góc nhìn của Chuyên viên C&B/Kế toán tiền lương
Với C&B, JD này quyết định cách tính công và thưởng cho lực lượng đứng quầy: ai chấm công, ai xác nhận tăng ca, thưởng trách nhiệm tính thế nào, doanh số quầy quy đổi ra thưởng ra sao. Vì nhân viên làm việc phân tán ở nhiều siêu thị, dữ liệu công thường đến qua giám sát và trưởng kênh, dễ sai lệch nếu không có quy trình đối soát. C&B cần bảng tổng kết công và thưởng đúng hạn (JD gốc quy định nộp ngày 05 hằng tháng) và một quy tắc rõ về những khoản trừ: chỉ trừ theo đúng quy định pháp luật và thỏa thuận, không trừ tùy tiện vì hàng thất thoát hay thiếu doanh số.
Góc nhìn của Chuyên viên tuyển dụng
Chuyên viên tuyển dụng gặp hai bài toán: tuyển trưởng kênh (có kinh nghiệm quản lý, ít ứng viên) và tuyển hàng loạt nhân viên bán hàng, giám sát cho các siêu thị mới mở. JD là căn cứ để lọc ứng viên: ai đã từng quản lý đội bán hàng ở kênh hiện đại, ai quen làm việc với ngành hàng siêu thị. Áp lực là thời gian, vì siêu thị mở mới hoặc mùa cao điểm cần người ngay, nên tuyển dụng cần sẵn nguồn và quy trình tuyển số lượng lớn. Bạn có thể tham khảo các nguồn tuyển dụng hiệu quả cho nhà máy và tải cẩm nang ở cuối bài.
Mẫu bảng mô tả công việc tải về
Nếu cần biểu mẫu Word/Excel để tự xây dựng bảng mô tả công việc cho các chức danh khác trong phòng bán hàng, bạn có thể tải bộ biểu mẫu miễn phí của Quản Trị Nhân Sự tại đây:
Download biểu mẫu xây dựng bảng mô tả công việcCâu hỏi thường gặp
Trưởng kênh siêu thị làm những việc gì?
Trưởng kênh siêu thị chịu trách nhiệm doanh thu của kênh siêu thị, quản lý giám sát và nhân viên bán hàng tại quầy, theo dõi hàng hóa (bán, tồn, hàng trả), duy trì quan hệ với ban giám đốc và ngành hàng của siêu thị, nghiên cứu đối thủ và khách hàng, và báo cáo định kỳ cho trưởng phòng bán hàng.
Quản lý siêu thị và trưởng kênh siêu thị khác nhau thế nào?
Quản lý siêu thị (hay giám đốc siêu thị) điều hành một siêu thị thuộc chuỗi bán lẻ, nhân viên của họ là người của siêu thị. Trưởng kênh siêu thị là nhân sự của nhà cung cấp (nhà máy, thương hiệu), quản lý việc bán sản phẩm của công ty mình tại nhiều siêu thị và làm việc với quản lý siêu thị như một đối tác.
Nhân viên ngành hàng siêu thị là gì?
Đây là cách gọi nhân viên phụ trách một nhóm hàng (ngành hàng) trong siêu thị, như thực phẩm, đồ dùng, thời trang. Trưởng kênh của nhà cung cấp thường làm việc trực tiếp với trưởng/phó ngành hàng để thỏa thuận trưng bày, khuyến mãi và xử lý hàng trả. Chức danh cụ thể có thể khác nhau giữa các chuỗi bán lẻ.
Tuyển giám sát bán hàng kênh siêu thị cần tiêu chí gì?
Nên ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm bán hàng, biết quản lý và kiểm tra đội quầy, đọc được số tồn và doanh thu, giao tiếp tốt với siêu thị. Xem chi tiết tại mô tả công việc giám sát bán hàng siêu thị.
Có thể dùng chung một JD cho trưởng kênh siêu thị và trưởng kênh đại lý không?
Không nên. Kênh siêu thị cần quản lý đội ngũ tại quầy, trưng bày và hàng trả theo tiêu chuẩn chuỗi, trong khi kênh đại lý thiên về quan hệ, công nợ và chính sách chiết khấu. Hai vị trí có thể cùng khung mẫu nhưng nên tách nội dung và KPI; tham khảo mô tả công việc trưởng kênh đại lý.
Kết luận
Bản mô tả công việc trưởng kênh siêu thị giúp doanh nghiệp sản xuất phân định rõ ba mảng: doanh thu, con người và hàng hóa, đồng thời làm căn cứ để tuyển dụng, đánh giá và trả thưởng công bằng. Điều quan trọng là cập nhật JD theo thực tế vận hành và gắn với KPI đo được. Nếu bạn muốn xây dựng hệ thống chức danh và quản trị đội ngũ bài bản, hãy theo dõi thêm các nội dung khác trên Quản trị nhân sự để có thêm mẫu và hướng dẫn thực hành.