KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất là bộ chỉ tiêu dùng để đo kết quả của từng vị trí giữ cho máy móc, quy trình và tiện ích của nhà máy chạy ổn định, từ trưởng phòng cơ điện, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng tự động hóa đến kỹ sư bảo trì, kỹ sư quy trình, kỹ sư định mức, chuyên viên Lean và kỹ thuật viên. Trang này cho bạn chọn một vị trí, xem danh sách KPI của vị trí đó, rồi gom các KPI cần dùng vào một bảng và tải về dạng file Excel có template sẵn (hoặc CSV) để điền tiếp.
Công cụ tra cứu KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất theo vị trí
- Chọn một vị trí ở menu bên trái.
- Xem các KPI của vị trí đó ở bảng bên phải, bấm + Thêm ở dòng KPI cần dùng. Số KPI đã chọn hiện ngay ở thẻ Bảng tải về.
- Đổi sang vị trí khác để thêm tiếp. Bảng tải về giữ nguyên các KPI đã thêm. Bấm vào thẻ Bảng tải về để xem lại, xóa từng dòng rồi bấm Tải Excel hoặc Tải CSV.
Các cột Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá và Kết quả được để trống có chủ ý. Chúng phụ thuộc vào số lượng và tuổi đời thiết bị, mức độ tự động hóa, kế hoạch bảo trì và định mức của từng nhà máy, nên người làm bảng KPI sẽ tự điền sau khi tải về.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN KPI
Cần KPI của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập thư viện KPI các bộ phận khác. Đã mở: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính Nhân sự & Tổng vụ và các bộ phận khối sản xuất (Sản xuất, HSE, Kỹ thuật sản xuất, Kiểm soát chất lượng, R&D, Kho vận, Kế hoạch sản xuất). Đang cập nhật: các bộ phận còn lại.
File Excel tải về có gì?
File Excel là một bảng KPI đã định dạng sẵn, bạn chỉ cần điền số liệu:
- Tiêu đề bộ phận, ô ghi tên người được đánh giá và kỳ đánh giá.
- Ô Tổng trọng số tự cộng và đổi màu xanh khi đủ 100%.
- Các ô nền vàng để điền Chỉ tiêu, Đơn vị, Trọng số, Kỳ đánh giá, Kết quả. Trọng số chỉ nhận 0% đến 100%, Kỳ đánh giá chọn từ danh sách.
- Dòng tiêu đề được ghim, có bộ lọc theo vị trí, và đã chỉnh khổ giấy ngang để in.
- Một sheet hướng dẫn ngắn cách điền.
KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất gồm những nhóm nào?
Thư viện KPI trong công cụ được tổng hợp theo vị trí, gồm 13 vị trí và 60 KPI. Ba trưởng phòng có từ 6 đến 7 KPI, thiên về xử lý sự cố, bảo trì chủ động và báo cáo. Các vị trí kỹ sư và kỹ thuật viên có 4 KPI mỗi vị trí, đo đúng phần việc chuyên môn của từng người.
| Vị trí | Số KPI trong thư viện | Trọng tâm thường gặp |
|---|---|---|
| Trưởng phòng cơ điện | 7 | Sự cố được xử lý kịp thời, có mặt tại nơi sự cố trong 15 phút, khắc phục đúng thời hạn trên phiếu sự cố, hoàn thành kế hoạch kiểm tu được giao khoán, thiết bị được bảo trì đúng kế hoạch, thống kê thời gian dừng máy đúng hạn |
| Trưởng phòng kỹ thuật | 7 | Số sự cố không dự báo trước trong ca, số giờ máy ngừng vì lý do kỹ thuật, độ chính xác dự toán, xử lý kịp thời các phát sinh, phản hồi của nhà máy về thiết bị chậm sửa chữa |
| Trưởng phòng tự động hóa | 6 | Triển khai kế hoạch đúng hạn, thiết bị tự động hóa hỏng ảnh hưởng nghiêm trọng, biện pháp phòng ngừa được thực hiện, hướng dẫn vận hành cập nhật đúng hạn, bảo trì và hiệu chuẩn theo kế hoạch |
| Kỹ sư bảo trì | 4 | Thời gian dừng máy ngoài kế hoạch, sự cố lặp lại cùng nguyên nhân, lệnh bảo trì phòng ngừa đúng hạn, lệnh sửa chữa nghiệm thu đạt lần đầu |
| Kỹ thuật viên bảo trì cơ khí | 4 | Lệnh bảo trì cơ khí đúng hạn, sửa chữa đạt lần đầu, thời gian sửa chữa trung bình, điểm kiểm tra an toàn |
| Kỹ thuật viên bảo trì điện | 4 | Lệnh bảo trì điện đúng hạn, sửa chữa đạt lần đầu, thời gian sửa chữa trung bình, điểm kiểm tra an toàn |
| Nhân viên kế hoạch bảo trì | 4 | Lịch bảo trì phát hành đúng hạn, lệnh đủ vật tư và nguồn lực trước khi làm, lệnh quá hạn cuối kỳ, hồ sơ lệnh đóng đầy đủ |
| Kỹ sư quy trình sản xuất | 4 | Công đoạn có quy trình và thông số được duyệt, sản phẩm đạt ngay lần đầu, thay đổi kỹ thuật được thử trước khi áp dụng, thời gian chuyển đổi mã hàng |
| Kỹ sư công nghiệp/định mức | 4 | Mã hàng có định mức được xác nhận, sai lệch thời gian chuẩn so với quan sát, hiệu suất cân bằng chuyền, hồ sơ định mức sau thay đổi đúng hạn |
| Chuyên viên cải tiến Lean | 4 | Dự án cải tiến đúng hạn, giá trị tiết kiệm ròng được xác nhận, dự án giữ được kết quả sau 90 ngày, học viên đạt đánh giá thực hành Lean |
| Kỹ sư tự động hóa | 4 | Dừng máy do lỗi điều khiển, hạng mục tự động hóa đúng hạn, bộ điều khiển có bản sao lưu đã kiểm chứng, thay đổi chương trình được duyệt và nghiệm thu |
| Kỹ thuật viên vận hành tiện ích | 4 | Thời gian cấp tiện ích đạt thông số, ghi thông số đúng hạn và hợp lệ, kiểm tra tiện ích đúng hạn, điểm kiểm tra an toàn |
| Kỹ sư năng lượng | 4 | Suất tiêu hao năng lượng chuẩn hóa, hạng mục tiết kiệm năng lượng đúng hạn, điểm đo có dữ liệu hợp lệ, năng lượng tiết kiệm đã xác minh |
Nhìn vào bảng có thể thấy KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất không chỉ là sửa máy nhanh. Một bộ KPI đủ ý thường chia thành bốn nhóm: độ sẵn sàng của thiết bị (dừng máy ngoài kế hoạch, thời gian sửa chữa), bảo trì phòng ngừa (lệnh đúng hạn, sự cố lặp lại), quy trình và định mức (thông số được duyệt, cân bằng chuyền, chuyển đổi mã hàng) và cải tiến có kiểm chứng (tiết kiệm ròng, năng lượng tiết kiệm đã xác minh).
Cách chọn KPI từ thư viện thành bảng KPI dùng được
Thư viện có nhiều KPI hơn mức một người nên bị đánh giá. Bạn nên chọn ít, rõ và đo được. Một cách làm gọn:
- Chọn mỗi vị trí vài KPI chính, ưu tiên KPI có số đo cụ thể như tỷ lệ dừng máy ngoài kế hoạch, thời gian sửa chữa trung bình, tỷ lệ lệnh bảo trì đúng hạn, thay cho KPI chỉ chấm đạt hoặc không đạt.
- Điền chỉ tiêu và đơn vị dựa trên dữ liệu dừng máy và lịch bảo trì của chính nhà máy, không lấy con số của nhà máy khác vì tuổi đời thiết bị khác nhau.
- Chia trọng số sao cho tổng bằng 100% và KPI quan trọng nhất có trọng số cao nhất. Với kỹ thuật viên làm việc trên thiết bị đang chạy, nên giữ an toàn là KPI bắt buộc.
- Chốt kỳ đánh giá (tuần, tháng hoặc quý) cho từng KPI. Dừng máy và lệnh bảo trì thường chấm theo tháng, còn dự án cải tiến và tiết kiệm năng lượng chấm theo quý vì cần thời gian để kết quả hiện ra.
Nếu cần hướng dẫn chi tiết hơn, xem bài cách xây dựng KPI cho nhân viên và bài bảng tính KPI trong Excel để chuyển file vừa tải thành bảng có công thức tính điểm. Khung chung về đo lường kết quả công việc nằm ở trang quản lý hiệu suất. Nếu bạn cần KPI của phòng khác, xem thêm KPI bộ phận sản xuất và KPI bộ phận kiểm soát chất lượng.
Góc nhìn của từng cấp độ khi xây KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất
Góc nhìn của bộ phận Backoffice (trưởng phòng Nhân sự/HR, chuyên viên C&B/kế toán tiền lương)
Backoffice là nơi nhận bảng KPI sau khi bộ phận kỹ thuật chốt, nên mối quan tâm đầu tiên là bảng có công bằng, giải thích được và tính ra lương thưởng được hay không. Khó khăn riêng của bộ phận này là kết quả của kỹ thuật và sản xuất đan vào nhau: máy dừng có thể do bảo trì kém, cũng có thể do vận hành sai. HR nên rà lại bảng sau khi tải về: tổng trọng số, kỳ đánh giá, nguồn lấy số liệu (phiếu sự cố, lệnh bảo trì, nhật ký dừng máy, sổ ghi thông số tiện ích) và người xác nhận kết quả. Theo quy mô doanh nghiệp, trọng tâm của Backoffice khác nhau:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường chỉ có một vài thợ kỹ thuật kiêm cả cơ và điện. Nên chọn 3 đến 4 KPI như thời gian dừng máy, thời gian sửa chữa và lệnh bảo trì đúng hạn, chấm theo tháng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): bắt đầu tách cơ khí, điện và tự động hóa. Cần thống nhất cách ghi nhận nguyên nhân dừng máy để không tính một sự cố vào KPI của hai nhóm.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): có thêm kỹ sư quy trình, kỹ sư định mức và chuyên viên Lean. Cần mẫu KPI chuẩn theo từng vị trí và quy tắc xác nhận giá trị tiết kiệm trước khi tính thưởng.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): số liệu dừng máy và bảo trì thường lấy từ phần mềm CMMS hoặc MES, nên bảng tải về chủ yếu dùng làm bản thiết kế ban đầu để nhập vào hệ thống.
Góc nhìn của nhân viên/người lao động (kỹ thuật viên bảo trì, kỹ thuật viên vận hành tiện ích, nhân viên kế hoạch bảo trì)
Kỹ thuật viên quan tâm KPI của mình có kiểm soát được hay không. Thư viện đề xuất 4 KPI cho mỗi vị trí kỹ thuật viên, gồm lệnh bảo trì đúng hạn, sửa chữa đạt lần đầu, thời gian sửa chữa và điểm kiểm tra an toàn. Áp lực lớn nhất là bị tính thời gian sửa chữa dài khi nguyên nhân là thiếu phụ tùng hoặc chờ nhà cung cấp. Nên ghi rõ thời gian chờ vật tư được loại trừ hay không. Nhân viên kế hoạch bảo trì làm việc thiên về lịch và hồ sơ, nên KPI hợp lý là lịch phát hành đúng hạn, lệnh đủ điều kiện trước khi làm và hồ sơ đóng lệnh đầy đủ.
Góc nhìn của quản lý cấp trung (trưởng phòng cơ điện, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng tự động hóa, các kỹ sư)
Các trưởng phòng và kỹ sư vừa chịu chỉ tiêu dừng máy của cả nhà máy vừa phải đánh giá từng kỹ thuật viên. Họ quan tâm KPI của nhóm có khớp với KPI của từng người hay không. Áp lực thường đến từ việc bị gọi chữa cháy liên tục, không còn thời gian cho bảo trì phòng ngừa, nên nên giữ ít nhất một KPI về bảo trì chủ động hoặc sự cố lặp lại. Với kỹ sư quy trình, kỹ sư định mức và chuyên viên Lean, kết quả thường chỉ thấy sau vài tháng, nên KPI nên đo cả tiến độ lẫn kết quả đã được xác nhận.
Góc nhìn của cấp lãnh đạo (chủ doanh nghiệp/CEO, giám đốc nhà máy, giám đốc sản xuất)
Lãnh đạo quan tâm KPI kỹ thuật có giúp tăng sản lượng và giảm chi phí hay không. Áp lực thường nằm ở chỗ chi bảo trì tăng nhưng máy vẫn dừng nhiều, hoặc cải tiến báo tiết kiệm lớn mà không thấy trên giá thành. Vì vậy nên ưu tiên KPI có xác nhận như giá trị tiết kiệm ròng được xác nhận và năng lượng tiết kiệm đã xác minh. Mức độ cần thiết của KPI khác nhau theo quy mô:
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): nên theo dõi tối thiểu thời gian dừng máy ngoài kế hoạch và chi phí sửa chữa, vì máy dừng ở doanh nghiệp nhỏ thường dừng cả xưởng.
- Doanh nghiệp vừa (51 đến 200 nhân viên): nên chuyển dần từ sửa khi hỏng sang bảo trì theo kế hoạch, và giao KPI lệnh bảo trì đúng hạn cho trưởng phòng cơ điện.
- Doanh nghiệp lớn (201 đến 1.000 nhân viên): lãnh đạo cần KPI theo từng dây chuyền và từng nhóm thiết bị để biết khâu nào đang làm giảm hiệu suất.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1.000 nhân viên): KPI kỹ thuật cần liên kết với mục tiêu năng suất, năng lượng và chi phí của từng nhà máy để so sánh giữa các đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất
Kỹ thuật viên bảo trì nên có bao nhiêu KPI?
Không có con số cố định, nhưng bảng càng ngắn thì người làm càng nhớ và càng dễ đo. Thư viện đề xuất 4 KPI cho mỗi vị trí kỹ thuật viên. Hãy chọn các KPI quyết định kết quả chính, không cần đưa hết KPI trong thư viện vào.
Tại sao các cột chỉ tiêu và trọng số để trống?
Vì chỉ tiêu và trọng số phụ thuộc vào thiết bị, kế hoạch bảo trì và định mức của từng nhà máy. Công cụ chỉ cung cấp mục tiêu và thước đo, phần còn lại do bạn điền sau khi tải về.
Máy dừng thì tính vào KPI của sản xuất hay kỹ thuật?
Nên tách theo nguyên nhân. Dừng do hỏng thiết bị tính cho kỹ thuật, dừng do thao tác sai hoặc thiếu người tính cho sản xuất, dừng do thiếu vật tư tính cho kế hoạch hoặc kho. Muốn làm được, nhà máy cần ghi nguyên nhân dừng máy theo cùng một danh mục.
Nên tải Excel hay CSV?
Chọn Excel nếu bạn muốn một bảng đã định dạng sẵn, có tổng trọng số tự tính và danh sách chọn kỳ đánh giá. Chọn CSV nếu bạn muốn dữ liệu thô để nhập vào phần mềm khác. Nếu CSV mở trong Excel bị lỗi tiếng Việt, vào Data, chọn From Text/CSV rồi chọn mã hóa UTF-8.
Kết luận
KPI bộ phận kỹ thuật sản xuất chỉ có tác dụng khi đo được cả việc phòng ngừa, không chỉ tốc độ sửa khi máy đã hỏng. Dùng thư viện trên để chọn KPI nhanh, sau đó điền chỉ tiêu, trọng số và kỳ đánh giá theo thiết bị và kế hoạch bảo trì của nhà máy bạn. Thêm các bài hướng dẫn tại Quản trị nhân sự sẽ giúp bạn hoàn thiện bảng KPI trước khi áp dụng.