Nhiều doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ gộp chung phòng hành chính và phòng nhân sự thành một bộ phận, nhưng lại không phân định rõ chức năng của phòng hành chính nhân sự, dẫn đến chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Bài viết hệ thống hoá đầy đủ các nhóm chức năng của bộ phận này.
Phòng hành chính nhân sự là gì?
Phòng hành chính nhân sự là bộ phận kiêm nhiệm hai mảng: hành chính – văn phòng (quản lý tài sản, văn thư, cơ sở vật chất) và nhân sự (tuyển dụng, chấm công, chính sách lao động). Mô hình này phổ biến ở doanh nghiệp có quy mô dưới 200 lao động, nơi chưa cần tách riêng hai phòng ban.
Vì sao cần xác định rõ chức năng của phòng này?
Khi chức năng không được xác định rõ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng nhân viên phòng hành chính nhân sự bị quá tải vì ôm đồm cả việc sửa chữa thiết bị lẫn xử lý hồ sơ lao động. Đối chiếu với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng nhân sự giúp doanh nghiệp tách bạch phần việc thuần nhân sự và phần việc hành chính để phân công hợp lý hơn.
4 nhóm chức năng chính
- Chức năng hành chính – văn phòng: quản lý con dấu, văn bản đến/đi, lễ tân, hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện.
- Chức năng quản lý tài sản – cơ sở vật chất: theo dõi tài sản cố định, văn phòng phẩm, hợp đồng thuê mặt bằng, bảo trì thiết bị.
- Chức năng nhân sự: tuyển dụng, chấm công – tính lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội.
- Chức năng tham mưu – pháp chế nội bộ: cập nhật quy định pháp luật lao động, xây dựng nội quy, xử lý kỷ luật lao động.
Những vấn đề thường gặp
- Một nhân sự kiêm nhiệm quá nhiều đầu việc khác nhau, thiếu chuyên môn sâu ở từng mảng.
- Không có quy trình rõ ràng phân biệt việc nào thuộc hành chính, việc nào thuộc nhân sự thuần tuý.
- Thiếu công cụ số hoá khiến hồ sơ tài sản và hồ sơ nhân sự bị quản lý rời rạc, khó tra cứu.
- Khi doanh nghiệp mở rộng, phòng hành chính nhân sự không kịp tách chức năng dẫn đến quá tải.
Góc nhìn theo cấp bậc
Với chủ doanh nghiệp/giám đốc:
- Cần phòng hành chính nhân sự vận hành trơn tru để tập trung nguồn lực cho sản xuất kinh doanh.
- Muốn kiểm soát chi phí hành chính và nhân sự trong cùng một đầu mối báo cáo.
Với trưởng phòng hành chính nhân sự:
- Cần phân công rõ ràng trong nội bộ phòng để tránh một người ôm quá nhiều việc.
- Cần công cụ quản lý chấm công, hồ sơ và tài sản tập trung để giảm khối lượng công việc thủ công.
Tiêu chuẩn liên quan
Vì phòng hành chính nhân sự trực tiếp quản lý hồ sơ lao động và điều kiện làm việc, doanh nghiệp sản xuất – đặc biệt là doanh nghiệp xuất khẩu – nên đối chiếu hoạt động của phòng với các tiêu chuẩn sau:
- SA8000: yêu cầu minh bạch về giờ làm, lương, phúc lợi và điều kiện lao động do phòng hành chính nhân sự trực tiếp quản lý.
- SMETA: đánh giá đạo đức kinh doanh dựa nhiều vào hồ sơ do phòng này lưu trữ, từ hợp đồng lao động đến bảng chấm công.
Câu hỏi thường gặp
Phòng hành chính nhân sự có nên tách thành hai phòng riêng? Khi doanh nghiệp vượt quá 200-300 lao động, nên cân nhắc tách riêng để mỗi bộ phận tập trung chuyên môn.
Ai chịu trách nhiệm chính về nội quy lao động? Thường là trưởng phòng hành chính nhân sự, phối hợp với ban giám đốc và tư vấn pháp lý khi cần.
Phòng này có quản lý luôn an ninh, bảo vệ nhà máy không? Tuỳ doanh nghiệp; nhiều nơi giao mảng an ninh – kiểm soát ra vào cho bộ phận chuyên trách riêng để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
Quy mô bao nhiêu nhân sự thì cần một chuyên viên hành chính nhân sự? Kinh nghiệm thực tế thường là 1 chuyên viên trên 50-80 lao động, tuỳ mức độ phức tạp của quy trình.
Kết luận
Xác định đúng chức năng của phòng hành chính nhân sự giúp doanh nghiệp phân bổ nhân lực hợp lý và tránh quá tải. Với các doanh nghiệp có nhà xưởng, mảng quản lý cơ sở vật chất và tài sản nhà máy nên được quy trình hoá riêng để phòng hành chính nhân sự tập trung tốt hơn vào con người.