Bộ từ điển năng lực › Năng lực lõi 1.1 › Đánh giá năng lực
Đánh giá năng lực Quản lý thời gian & làm việc hiệu quả
15 tiêu chí chia thành 3 nhóm, mỗi nhóm là một năng lực thành phần: Lập kế hoạch công việc (1.1.1), Quản lý thứ tự ưu tiên (1.1.2) và Làm việc tập trung (1.1.3). Với mỗi tiêu chí, chọn mức bạn đang đạt theo thang 4 mức dựa trên việc bạn thực sự làm trong khoảng 1 tháng gần đây.1 · Không biết: chưa biết hoặc chưa làm.
2 · Biết cơ bản: biết cách làm, làm được khi được nhắc hoặc với việc đơn giản.
3 · Tốt: làm đều đặn, đúng cách trong công việc hằng ngày.
4 · Xuất sắc: làm thành thạo cả khi khó và hướng dẫn được người khác.
Tổng điểm từ 15 đến 60, chia 4 cấp độCó kết quả riêng cho từng nhómBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Lập kế hoạch công việc (1.1.1)
5 tiêu chí, mỗi tiêu chí chọn một mức từ 1 đến 4.
1.1.Chuyển mục tiêu thành đầu việc
Biểu hiện cần quan sát
- Làm rõ kết quả và tiêu chuẩn hoàn tất của từng mục tiêu.
- Chia mục tiêu thành đầu việc đủ nhỏ để theo dõi.
- Ghi thời hạn, thời lượng dự kiến và quan hệ phụ thuộc.
- Kiểm tra đầu việc có bỏ sót yêu cầu quan trọng.
- Làm rõ thứ tự trước sau giữa các đầu việc.
1.2.Sắp xếp lịch thực hiện khả thi
Biểu hiện cần quan sát
- Đối chiếu khối lượng việc với thời gian thực có.
- Đặt các khung giờ làm việc phù hợp mức ưu tiên và tính chất nhiệm vụ.
- Chừa thời gian cho việc phát sinh và xác nhận lịch phối hợp.
- Tránh xếp lịch vượt thời gian làm việc thực có.
- Xác nhận lịch với người cần phối hợp trước khi chốt.
1.3.Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch
Biểu hiện cần quan sát
- Cập nhật việc hoàn tất và việc chậm vào lịch theo dõi.
- So sánh tiến độ thực tế với mốc đã đặt.
- Điều chỉnh lịch và thông báo người liên quan khi dự kiến lệch hạn.
- Ghi lý do khi phải đổi mốc kế hoạch.
- Kiểm tra việc điều chỉnh có ảnh hưởng mục tiêu cuối.
1.4.Chuẩn bị nguồn lực và đầu vào
Biểu hiện cần quan sát
- Liệt kê tài liệu, công cụ và thông tin cần trước mỗi mốc.
- Xác nhận thời điểm cung cấp đầu vào với người liên quan.
- Bố trí phương án thay thế cho nguồn lực chưa chắc chắn.
- Kiểm tra đầu vào đã sẵn sàng trước giờ bắt đầu.
- Báo sớm khi nguồn lực không đến đúng hẹn.
1.5.Dự phòng và xử lý rủi ro kế hoạch
Biểu hiện cần quan sát
- Nhận diện đầu việc dễ chậm hoặc phát sinh thêm.
- Dự kiến khoảng dự phòng theo mức độ không chắc chắn.
- Đặt dấu hiệu cần báo hoặc chuyển sang phương án dự phòng.
- Xác định người xử lý từng rủi ro kế hoạch.
- Kiểm tra phương án dự phòng còn khả thi.
Nhóm 2: Quản lý thứ tự ưu tiên (1.1.2)
5 tiêu chí, mỗi tiêu chí chọn một mức từ 1 đến 4.
2.1.Xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc
Biểu hiện cần quan sát
- Liệt kê các việc cần xử lý trước khi chọn việc để làm.
- Xác định thời hạn thực tế và hậu quả nếu chậm từng việc.
- Đối chiếu từng việc với mục tiêu, cam kết và tác động đến khách hàng/đội nhóm.
- Phân biệt việc quan trọng với yêu cầu chỉ có vẻ gấp; nêu được lý do phân loại.
- Kiểm tra lại mức khẩn cấp khi nhận yêu cầu từ nhiều nguồn.
2.2.Lựa chọn việc ưu tiên và phân bổ thời gian
Biểu hiện cần quan sát
- Chọn và ghi rõ các việc quan trọng nhất cần hoàn tất trong ngày/tuần.
- Sắp xếp trình tự theo tác động, thời hạn và sự phụ thuộc giữa các việc.
- Dành thời gian cụ thể cho việc quan trọng chưa khẩn cấp trước khi lịch bị lấp đầy.
- Bắt đầu việc đã ưu tiên theo lịch, thay vì chọn việc dễ hoặc việc vừa được nhắc.
- Kiểm tra việc quan trọng có được dành đủ thời gian.
2.3.Thương lượng, từ chối hoặc lùi việc ít ưu tiên
Biểu hiện cần quan sát
- Kiểm tra mức ưu tiên và thời lượng cần thiết trước khi nhận thêm việc.
- Nêu rõ việc hoặc cam kết nào bị ảnh hưởng nếu nhận yêu cầu mới.
- Đề xuất lùi hạn, thu hẹp phạm vi, chuyển người xử lý hoặc từ chối có lý do trong phạm vi thẩm quyền.
- Xác nhận lại thời hạn và mức ưu tiên đã thống nhất với người liên quan.
- Báo rõ hệ quả của việc nhận thêm trước khi đồng ý.
2.4.Rà soát và điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi có thay đổi
Biểu hiện cần quan sát
- Rà soát danh sách ưu tiên vào đầu ngày/tuần và khi phát sinh thay đổi đáng kể.
- Đánh giá tác động của việc phát sinh trước khi thay đổi lịch đang thực hiện.
- Chỉ rõ việc nào được nâng, hạ hoặc giữ nguyên ưu tiên cùng căn cứ.
- Cập nhật lịch và thông báo sớm cho người bị ảnh hưởng khi thay đổi cam kết.
- Kiểm tra quyết định đổi ưu tiên có dựa trên thông tin mới.
2.5.Bảo đảm ưu tiên cá nhân thống nhất với các bên
Biểu hiện cần quan sát
- Đối chiếu ưu tiên cá nhân với mục tiêu và cam kết liên bộ phận.
- Làm rõ thứ tự xử lý khi nhận yêu cầu xung đột từ nhiều người.
- Xác nhận với người có thẩm quyền trước khi đánh đổi cam kết quan trọng.
- Thông báo quyết định ưu tiên cho người đang chờ kết quả.
- Xem lại ưu tiên chung khi mục tiêu nhóm thay đổi.
Nhóm 3: Làm việc tập trung (1.1.3)
5 tiêu chí, mỗi tiêu chí chọn một mức từ 1 đến 4.
3.1.Khởi động công việc đúng thời điểm
Biểu hiện cần quan sát
- Chuẩn bị tài liệu, công cụ cần thiết trước phiên làm việc.
- Xác định bước đầu tiên cụ thể và kết quả cần đạt của phiên làm việc.
- Bắt đầu bước đầu tiên vào thời điểm đã định, không chuyển sang việc phụ để trì hoãn.
- Khi bị vướng, thực hiện phần có thể làm hoặc hỏi đúng người thay vì để việc dừng không có bước tiếp theo.
- Kiểm tra mình đã bắt đầu đúng việc được chọn.
3.2.Kiểm soát nguồn gây xao nhãng
Biểu hiện cần quan sát
- Tắt hoặc giới hạn thông báo không cần thiết trong thời gian tập trung.
- Đóng ứng dụng, trang web và đặt điện thoại ngoài tầm với khi không phục vụ nhiệm vụ.
- Thống nhất khoảng thời gian tập trung và kênh liên hệ cho việc khẩn cấp với người liên quan.
- Gom việc kiểm tra email/tin nhắn vào các thời điểm phù hợp với yêu cầu phản hồi của công việc.
- Kiểm tra môi trường trước phiên tập trung.
3.3.Duy trì xử lý một việc đến điểm hoàn tất
Biểu hiện cần quan sát
- Chỉ xử lý một nhiệm vụ chính tại một thời điểm trong phiên tập trung.
- Ghi lại ý tưởng hoặc yêu cầu mới để xử lý sau thay vì lập tức chuyển việc.
- Tiếp tục nhiệm vụ đến mốc hoàn tất đã xác định trước khi chuyển sang việc khác, trừ gián đoạn cần thiết.
- Khi buộc phải gián đoạn, ghi lại trạng thái và bước tiếp theo để quay lại đúng việc.
- Kiểm tra chất lượng trước khi coi một việc hoàn tất.
3.4.Nhận biết và phục hồi khả năng tập trung
Biểu hiện cần quan sát
- Nhận biết dấu hiệu mất tập trung như đọc lặp, sai sót tăng hoặc chuyển việc liên tục.
- Chủ động nghỉ ngắn, vận động hoặc điều chỉnh môi trường khi xuất hiện dấu hiệu giảm tập trung.
- Quay lại công việc sau thời gian nghỉ đã định và bắt đầu từ bước tiếp theo đã ghi.
- Điều chỉnh độ dài phiên làm việc theo mức tập trung thực tế và kiểm tra lại phần việc dễ sai khi mệt.
- Sắp xếp nhiệm vụ khó vào lúc mình tập trung tốt.
3.5.Đánh giá và cải thiện thói quen tập trung
Biểu hiện cần quan sát
- Ghi lại thời gian tập trung và tác nhân gián đoạn thường gặp.
- Chọn một thói quen cần thay đổi và thử trong kỳ tiếp theo.
- Đối chiếu mức hoàn tất công việc sau thử để giữ cách làm hiệu quả.
- Kiểm chứng thói quen mới bằng kết quả công việc.
- Duy trì cách làm hiệu quả trong nhiều phiên liên tiếp.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại cách bạn quản lý thời gian và công việc, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ quản lý hoặc đồng nghiệp từng làm việc cùng bạn chấm cùng bộ tiêu chí rồi so sánh. Bộ tiêu chí dựa trên khung hành vi của 3 năng lực thành phần, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực 2026, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo.