Bên cạnh CV thì thư ứng tuyển cũng là loại rất quan trọng và cần phải có ứng khi ứng việc làm. Vậy thư ứng tuyển là gì? Cách viết thư ứng tuyển ấn tượng như thế nào? Giải Pháp Tinh Hoa sẽ mang đến cho các bạn những gợi ý hữu nhất cho vấn đề này.

Thư ứng tuyển là gì?

Thư ứng tuyển hay đơn xin việc, thư xin việc là một văn bản đính kèm trong bộ hồ sơ xin việc nhằm bày tỏ nguyện vọng của bạn với vị trí công việc mình đang nhắm tới.

Thư ứng tuyển là giấy tờ không thể thiếu khi ứng tuyển việc làm

Thư ứng tuyển được xem là lời giới thiệu chính thức đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng. Tùy vào cách thức nộp hồ sơ gián tiếp hay trực tiếp mà bạn sẽ có cách trình bày thư ứng tuyển riêng.

3 hình thức trình bày thư ứng tuyển phổ biến nhất hiện nay là viết tay, đánh máy rồi lưu thành file hoặc đơn giản hơn là xem phần nội dung của email ứng tuyển chính là thư ứng tuyển.

Cách viết thư ứng tuyển ấn tượng

Để tạo ấn tượng và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, thư ứng tuyển của bạn cần phải thật chỉn chu và chuyên nghiệp về cả mặt nội dung lẫn hình thức.

Dù viết tay, gửi dưới dạng file hay viết trực tiếp trong email ứng tuyển thì thư ứng tuyển của bạn cũng phải có bố cục 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc. Những thông tin mà bạn cần phải đề cập trong thư ứng tuyển bao gồm:

• Bạn là ai?
• Bạn viết thư để làm gì/Bạn ứng tuyển công việc nào?
• Nêu lý do tại sao nhà tuyển dụng nên lựa chọn bạn bằng cách đưa ra những kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật nhất mà bạn có.
• Nguyện vọng của bạn.
• Lời cảm ơn.

Thư ứng tuyển cần có bố cục nội dung rõ ràng

Mẫu thư ứng tuyển tham khảo dành cho bạn:

Thư ứng tuyển

 

Kính gửi: Ông Nguyễn Ngọc B – Giám đốc nhân sự Công ty TNHH ABC

Thông qua internet, tôi được biết Quý Công ty đang cần tuyển vị trí Chuyên viên Marketing. Tôi viết thư này để bày tỏ mong muốn được đồng hành, cống hiến trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp của Quý Công ty.

Với trình độ và kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này tại Công ty TNHH ABC.

Như đã đề cập CV, tôi có kinh nghiệm 2 năm làm việc ở vị trí này tại Công ty TNHH A. Tôi đã cùng với các thành viên trong nhóm xây dựng, thực hiện các chiến lược Marketing hiệu quả, đóng góp vào doanh thu của dòng sản phẩm tăng 40%.

Bên cạnh đó, quá trình làm việc tại Công ty Acũng mang lại cho tôi những kỹ năng cốt yếu bao gồm marketing online, phân tích thị trường, photoshop, để trở thành một người am hiểu và có thể đảm nhận tốt các công việc ở vị trí chuyên viên Marketing. Tôi cũng có khả năng đọc hiểu và phiên dịch tốt các tài liệu marketing bằng tiếng Anh để hỗ trợ cho công việc.

Cám ơn ông đã dành thời gian quý báu để xem xét thư xin việc này. Tôi rất mong ông có thể sắp xếp một cuộc phỏng vấn sớm nhất để tôi có thể trình bày rõ hơn về bản thân và tìm hiểu thêm vị trí Chuyên viên Marketing của Công ty TNHH ABC.

Trân trọng!

 

Những lưu ý quan trọng khi viết thư ứng tuyển

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi viết thư ứng tuyển mà bạn cần nắm:

• Thư ứng tuyển của bạn chỉ nên dài 1 trang A4 mà thôi.
• Nếu nộp hồ sơ giấy, các bạn nên viết tay bằng bút mực. Nhà tuyển dụng sẽ rất ấn tượng với bạn.

Nhà tuyển dụng rất ấn tượng với những ứng viên viết tay thư ứng tuyển

• Thư ứng tuyển cần viết ngắn gọn nhưng súc tích, đầy đủ nội dung.
• Văn phong trang trọng.
• Phân chia bố cục rõ ràng, trình bày gọn gàng, sạch sẽ.
• Tuyệt đối không để lỗi chính tả xuất hiện trong thư ứng tuyển.

Cách viết thư ứng tuyển qua email chuyên nghiệp

Khi ứng tuyển qua email, thư ứng tuyển không chỉ là nội dung — cách trình bày email cũng ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng. Một số điểm cần lưu ý riêng cho hình thức này:

• Tiêu đề email rõ ràng: nên ghi theo cấu trúc “Ứng tuyển [Tên vị trí] – [Họ tên ứng viên]”, ví dụ “Ứng tuyển Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A”, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc và tìm lại email khi cần.
• Nội dung email chính là thư ứng tuyển: không nên chỉ viết “Kính gửi anh/chị, em gửi CV đính kèm ạ” — hãy trình bày đầy đủ bố cục 3 phần (mở đầu, nội dung, kết thúc) như một thư ứng tuyển thực sự ngay trong phần thân email.
• Đặt tên file đính kèm chuyên nghiệp: ví dụ “CV_NguyenVanA_ChuyenVienMarketing.pdf” thay vì để tên file mặc định như “CV (1).docx” — thể hiện sự chỉn chu của ứng viên.
• Định dạng file PDF: ưu tiên gửi CV dưới dạng PDF thay vì Word để tránh lỗi hiển thị font chữ, layout khi nhà tuyển dụng mở trên thiết bị/phần mềm khác.
• Chữ ký email đầy đủ thông tin liên hệ: họ tên, số điện thoại, email — giúp nhà tuyển dụng liên hệ lại nhanh chóng mà không cần mở lại CV.
• Kiểm tra email trước khi gửi: đọc lại toàn bộ nội dung, kiểm tra file đính kèm đã đúng chưa, gửi thử cho bản thân trước để xem email hiển thị đúng định dạng không.

Câu hỏi thường gặp

1. Thư ứng tuyển qua email có cần viết riêng file đính kèm không hay chỉ cần viết trong email?
Chỉ cần viết trong nội dung email là đủ, không bắt buộc phải đính kèm thêm file thư ứng tuyển riêng — miễn là nội dung email đầy đủ bố cục 3 phần như thư ứng tuyển chuẩn.

2. Nên gửi email ứng tuyển vào thời điểm nào trong ngày?
Nên gửi trong giờ hành chính, tốt nhất là buổi sáng (8h-10h) các ngày trong tuần, tránh gửi vào tối muộn hoặc cuối tuần vì dễ bị trôi email khi nhà tuyển dụng mở hộp thư vào đầu giờ làm việc.

3. Có nên gửi thư ứng tuyển bằng cả tiếng Anh nếu công ty không yêu cầu?
Chỉ nên gửi bằng tiếng Anh nếu tin tuyển dụng ghi rõ yêu cầu, hoặc vị trí ứng tuyển liên quan trực tiếp đến ngoại ngữ — gửi tiếng Anh không cần thiết có thể khiến thư kém tự nhiên hơn bản tiếng Việt.

Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn trong quá trình ứng tuyển việc làm. Bây giờ thì hãy bắt tay ngay vào viết thư ứng tuyển để có thể gửi đến nhà tuyển dụng trong thời gian sớm nhất.

Kết luận

Một thư ứng tuyển chỉn chu — dù viết tay, gửi file hay viết trực tiếp trong email — đều cần đủ bố cục 3 phần và thể hiện rõ giá trị bạn mang lại cho nhà tuyển dụng. Ở phía doanh nghiệp, để xử lý hiệu quả khối lượng lớn email ứng tuyển và không bỏ sót ứng viên tiềm năng, nhiều bộ phận tuyển dụng lựa chọn phần mềm quản lý tuyển dụng ezHR để tập trung hồ sơ ứng viên và theo dõi tiến độ xử lý trên một hệ thống duy nhất.

Bài viết liên quan

• Quản lý tuyển dụng
• Lưu Đồ Quy Trình Tuyển Dụng: Hướng Dẫn Xây Dựng Và Ứng Dụng Thực Tế
• Các Phương Pháp Tuyển Dụng Nhân Sự Phổ Biến Và Cách Chọn Đúng

Đừng quên truy cập Thư viện quản trị nhân sự để đọc thêm nhiều thông tin giá trị cho sự nghiệp của bạn.