Từ 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tạo khung pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, đồng thời quy định việc xây dựng và vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý. Với bộ phận nhân sự, đây là một trong những thay đổi về quản lý nội quy và thủ tục lao động đáng chú ý nhất trong năm, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình ký kết, lưu trữ hợp đồng cho toàn bộ người lao động.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP là gì?
Đây là văn bản pháp luật quy định về việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động dưới hình thức điện tử (gọi tắt là HĐLĐĐT), thông qua một nền tảng thống nhất do cơ quan nhà nước quản lý. Mục tiêu chính là số hóa thủ tục lao động, tăng tính minh bạch, giảm chi phí hành chính lưu trữ hợp đồng giấy và bảo vệ quyền lợi người lao động thông qua cơ chế quản lý tập trung.
Mốc thời gian doanh nghiệp cần nắm rõ
Có một điểm doanh nghiệp dễ nhầm lẫn: dù Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026, nhưng việc giao kết/thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định này gắn với thời điểm Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đưa vào vận hành chính thức — chậm nhất là 01/07/2026. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện HĐLĐĐT theo đúng quy định mới sẽ được triển khai thống nhất trên toàn quốc.
Những nguyên tắc quan trọng cần nắm
- Không bắt buộc chuyển đổi 100% sang điện tử — doanh nghiệp và người lao động vẫn có quyền lựa chọn giữa hợp đồng giấy truyền thống và hợp đồng lao động điện tử, tùy theo thỏa thuận của hai bên.
- Giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy — hợp đồng lao động điện tử được giao kết đúng quy trình có giá trị pháp lý ngang bằng hợp đồng bằng văn bản giấy, không phải “bản phụ” hay bản sao lưu trữ.
- Mã định danh (ID) duy nhất — mọi HĐLĐĐT phải được gắn mã định danh do cơ quan nhà nước cấp để quản lý và kiểm soát tập trung. Mọi sửa đổi, phụ lục, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng sau này đều phải “đi cùng” đúng mã ID đó.
- eContract và nhà cung cấp eContract — doanh nghiệp có thể thực hiện giao kết qua nền tảng do nhà nước quản lý hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ eContract được công nhận, miễn đảm bảo kết nối/đồng bộ dữ liệu đúng chuẩn.
Trách nhiệm của các bên liên quan
Nghị định phân định rõ trách nhiệm cho từng bên: người lao động cần có tài khoản định danh hợp lệ trên Nền tảng để tham gia giao kết; người sử dụng lao động (doanh nghiệp) chịu trách nhiệm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, quy trình nội bộ tuân thủ quy định khi lựa chọn hình thức điện tử; nhà cung cấp eContract chịu trách nhiệm về tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu hợp đồng; và Bộ Nội vụ giữ vai trò quản lý, vận hành Nền tảng chung.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì ngay từ bây giờ?
- Rà soát lại toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng lao động hiện tại (giấy tờ, chữ ký, lưu trữ) để xác định phần nào có thể số hóa trước khi Nền tảng vận hành chính thức.
- Cập nhật nội quy lao động và quy chế nội bộ để bổ sung điều khoản công nhận hình thức hợp đồng điện tử song song với hợp đồng giấy.
- Phối hợp với bộ phận IT/nhà cung cấp phần mềm nhân sự đánh giá khả năng kết nối với Nền tảng hoặc các nhà cung cấp eContract được công nhận.
- Đào tạo đội ngũ HR về quy trình xử lý sửa đổi, phụ lục, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng điện tử gắn với mã định danh — tránh sai sót do thao tác thủ công thiếu đồng bộ.
Tiêu chuẩn liên quan
- ISO 27001 — khung quản lý an toàn thông tin phù hợp để bảo vệ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, tài khoản định danh của người lao động khi lưu trữ trên hệ thống số.
Góc nhìn của các vị trí trong doanh nghiệp
Góc nhìn của Chủ doanh nghiệp/CEO
CEO quan tâm đến việc chuyển đổi sang hợp đồng điện tử có giúp giảm chi phí hành chính, rút ngắn thời gian tuyển dụng – onboarding hàng loạt hay không, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô lao động lớn, biến động nhân sự theo mùa vụ cao.
Góc nhìn của Trưởng phòng Nhân sự
HR là người trực tiếp vận hành quy trình ký kết, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng hàng ngày. Mối lo lớn nhất của họ là quy trình mới có làm phát sinh thêm bước thao tác (gắn mã định danh, đồng bộ nền tảng) hay thực sự giúp giảm tải so với việc quản lý hàng nghìn bản hợp đồng giấy hiện tại.
Góc nhìn của Chuyên viên C&B/Kế toán tiền lương
Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý cho toàn bộ dữ liệu tính lương, bảo hiểm. Chuyên viên C&B cần đảm bảo dữ liệu trên hợp đồng điện tử (mức lương, thời hạn, phụ cấp) đồng bộ chính xác với hệ thống tính lương, tránh sai lệch khi chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử hoặc ngược lại.
Góc nhìn của Người lao động
Người lao động, đặc biệt công nhân lớn tuổi ít quen thiết bị số, có thể e ngại việc ký hợp đồng điện tử liệu có đảm bảo quyền lợi như hợp đồng giấy hay không, và cần được giải thích rõ mã định danh dùng để làm gì, lưu ở đâu, có thể tra cứu lại khi cần hay không.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc chuyển hết hợp đồng sang hình thức điện tử từ 01/07/2026 không?
Không. Nghị định không bắt buộc chuyển đổi toàn bộ — doanh nghiệp và người lao động có quyền lựa chọn hợp đồng giấy hoặc điện tử. Việc “cập nhật lên cổng thông tin điện tử” chỉ áp dụng khi các bên chọn ký hợp đồng lao động điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có cần công chứng hay xác nhận thêm không?
Hợp đồng lao động điện tử giao kết đúng quy trình qua Nền tảng/nhà cung cấp eContract được công nhận có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, không cần thêm thủ tục công chứng riêng.
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi qua lại giữa hợp đồng giấy và điện tử không?
Có, Nghị định cho phép chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử và ngược lại, miễn tuân thủ đúng quy trình gắn mã định danh và lưu trữ theo quy định.
Kết luận
Nghị định 337/2025/NĐ-CP mở ra một giai đoạn số hóa quan trọng cho thủ tục hợp đồng lao động tại Việt Nam, nhưng không tạo áp lực chuyển đổi bắt buộc ngay lập tức. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát quy trình, cập nhật nội quy lao động và chuẩn bị hạ tầng ngay từ bây giờ, thay vì chờ đến sát mốc 01/07/2026 mới hành động — đây cũng là một phần quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý nội quy và văn hóa doanh nghiệp theo hướng số hóa.