Nhiều bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng cho HR chỉ bằng một tin nhắn ngắn gọn “cần thêm 2 người”, khiến HR phải hỏi lại nhiều lần để làm rõ tiêu chí, dẫn đến chậm trễ cả quy trình tuyển dụng.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng là gì?
Phiếu yêu cầu tuyển dụng (Manpower Requisition Form) là biểu mẫu chuẩn hóa để trưởng bộ phận gửi đề xuất tuyển người đến phòng nhân sự, nêu rõ vị trí, số lượng, tiêu chí và lý do cần tuyển. Đây là điểm khởi đầu quan trọng của quản lý tuyển dụng, quyết định độ chính xác của cả quy trình phía sau.
Nội dung cần có trong mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng
- Thông tin vị trí: tên chức danh, phòng ban, số lượng cần tuyển, loại hợp đồng (chính thức/thời vụ).
- Lý do tuyển dụng: thay thế nhân sự nghỉ việc, mở rộng quy mô, hay bổ sung cho dự án mới – giúp HR ưu tiên đúng mức độ khẩn cấp.
- Tiêu chí ứng viên: kinh nghiệm, kỹ năng, bằng cấp tối thiểu và các yêu cầu đặc thù (ví dụ: có thể làm ca đêm, biết ngoại ngữ).
- Ngân sách và thời hạn: mức lương dự kiến, thời điểm cần nhân sự có mặt để HR lên kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
- Người phê duyệt: chữ ký/xác nhận của trưởng bộ phận và cấp quản lý liên quan trước khi HR bắt đầu triển khai.
Cách sử dụng phiếu yêu cầu tuyển dụng hiệu quả
- Số hóa mẫu phiếu (Google Form/hệ thống nội bộ) thay vì file giấy, giúp HR theo dõi và tổng hợp nhanh hơn.
- Quy định thời hạn phê duyệt rõ ràng, tránh phiếu bị treo ở khâu ký duyệt quá lâu trước khi đến tay HR.
Những vấn đề thường gặp
- Trưởng bộ phận điền thiếu thông tin quan trọng (ngân sách, thời hạn), khiến HR phải liên hệ lại nhiều lần.
- Không có quy trình phê duyệt rõ ràng, dẫn đến tuyển người xong mới phát hiện chưa được ngân sách chấp thuận.
- Không lưu trữ tập trung, khó tra cứu lại các yêu cầu tuyển dụng cũ khi cần đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Ai là người có quyền gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng?
Thường là trưởng bộ phận/quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển, sau đó cần cấp trên hoặc Ban Giám đốc phê duyệt tùy quy mô doanh nghiệp.
Có mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng chung cho mọi vị trí không?
Nên có khung chung thống nhất các trường thông tin cơ bản, nhưng phần tiêu chí ứng viên cần điều chỉnh theo đặc thù từng vị trí.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng có cần gắn với ngân sách nhân sự không?
Có, nên đối chiếu với ngân sách nhân sự đã duyệt trong năm để tránh tuyển vượt quỹ lương cho phép.
Kết luận
Một mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng đầy đủ giúp HR triển khai tuyển dụng nhanh và chính xác hơn ngay từ bước đầu tiên. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý tuyển dụng để số hóa toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến phê duyệt.