Không phải người giỏi nào cũng thành công, lý do nằm ở cách sắp xếp công việc hiệu quả của mỗi người. Vậy, làm cách nào để có thể quản lý tốt thời gian và biết cách sắp xếp công việc đạt hiệu quả cao nhất. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể tham khảo và áp dụng cho bản thân mình!
Liệt kê số lượng công việc và sắp xếp trình tự thực hiện hợp lý
Công việc mỗi ngày thường khác nhau cả về tính chất lẫn mức độ. Sẽ có những việc quan trọng, cấp bách hơn những việc còn lại.
Một số cách quản lý và sắp xếp công việc hiệu quả
Theo đó, bạn có thể chia công việc thành 4 loại:
- Công việc không quan trọng, không cấp bách. Có thể hiểu là việc hàng ngày.
- Quan trọng, nhưng không cấp bách. Đó sẽ là những công việc có trong kế hoạch, phát triển chiến lược
- Quan trọng và cấp bách. Là những công việc xảy ra đột xuất, hoặc sắp tới deadline
- Không quan trọng nhưng cấp bách. Chẳng hạn như nghe điện thoại, hoặc công việc do người khác nhờ vả,…
Bạn hãy viết tất cả công việc cần giải quyết ra giấy và phân loại, sắp xếp chúng dựa theo 4 loại trên. Hoặc dựa vào thời gian mà bạn dành cho công việc. Việc viết ra giấy, có thể giảm tải cho não rất nhiều. Bạn có thể đánh số từng công việc theo thứ tự thực hiện cụ thể. Đừng quên đặt deadline cho mỗi công việc trên và thực hiện đúng theo kế hoạch mà bạn đặt ra.
Loại bỏ những thứ gây xao nhãng
Trước khi bắt đầu một công việc nào đó, bạn hãy loại bỏ tất cả những thứ khiến bạn không tập trung. Ví dụ như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,… Hoặc bất cứ thứ gì có thể phát ra âm thanh. Hãy cất chúng vào nơi nào đó, đợi khi hoàn thành xong công việc rồi hãy quan tâm đến.
Rất nhiều bạn trẻ có hẳn 8 tiếng – 10 tiếng đồng hồ làm việc trong 1 ngày, nhưng vẫn cảm thấy không đủ thời gian. Lý do là bởi, bạn thường xuyên xao nhãng bởi những hoạt động khác như check mail, chat facebook, nghe nhạc,…
Loại bỏ những thứ gây xao nhãng để thực hiện công việc tốt hơn
Vậy nên, cách sắp xếp công việc hiệu quả nhất, là hãy cách ly những thứ gây sao nhãng. Và chắc chắn rằng bạn có thể tập trung, thì hiệu suất làm việc mới cao.
Dẹp một bên những điều không cần thiết
Tương tự như việc loại bỏ những thứ gây xao nhãng, đây là điều khiến rất nhiều người tốn thời gian và tiền bạc, thậm chí là tinh thần. Nếu như bạn nói đồng ý quá nhiều, thì người khác sẽ liên tục nhờ vả bạn những thứ không cần thiết. Hoặc là những lúc bạn không sẵn sàng có thể giúp đỡ.
Ngoài việc nói không với những lời nhờ vả. Thì bạn hãy nói không với những lời tiêu cực khác như những suy nghĩ của người khác về bạn, những comment tiêu cực, những mối quan hệ không tốt,… Nếu bạn thực sự yêu thương bản thân thì hãy từ chối những thứ không cần thiết và dành thời gian cho những việc có ích và tốt cho bản thân mình.
Nghiêm khắc với bản thân
Nếu muốn sắp xếp công việc hiệu quả, trước hết bạn cần nghiêm khắc với bản thân mình. Bạn có thể biết được tất cả những phương pháp và cách sắp xếp công việc hiệu quả. Nhưng nếu bạn không thể kỷ luật bản thân thì mọi thứ đều trở nên vô nghĩa.
Việc đưa bản thân vào kỷ luật là việc mà tất cả mọi người đều phải thực hiện nếu muốn làm việc nhanh và tốt nhất. Tuy nhiên, để đạt được điều này bạn cần rèn luyện một thời gian dài Đừng nản chí mà hãy liên tục cố gắng, hướng đến mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
Nghiêm khắc, kỷ luật bản thân để công việc được hoàn thành theo đúng sự sắp xếp
Dùng công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc
Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, bạn hoàn toàn có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ cho việc sắp xếp công việc cũng như quản lý thời gian hàng ngày.
Theo đó, bạn có thể dùng note nhắc nhở trên điện thoại, trên lịch hay laptop của mình để ghi lại những công việc cần thực hiện. Hãy chia thời gian đủ để thực hiện công việc một cách nhanh nhất.
Tuy nhiên, quan trọng nhất vẫn là ở bản thân bạn. Theo đó, bạn cần làm việc khoa học và thông minh hơn. Hãy sắp xếp chúng theo một trình tự, và nhanh chóng thay đổi nếu thấy cách làm việc không có hiệu quả như mong muốn.
Trên đây là một số cách hay để bạn sắp xếp công việc hiệu quả. Hãy áp dụng và cảm nhận kết quả đạt được sau một thời gian thực hiện nhé!
Hiện nay, cách sắp xếp công việc hiệu quả mà các doanh nghiệp áp dụng chính là sử dụng các phần mềm công nghệ. Bằng chức năng tiên tiến của mình, phần mềm sẽ giúp quản lý nhân sự hiệu quả, nhanh chóng đạt được KPI,…
