Báo cáo nhân sự đọc số để ra quyết định
Sáu khái niệm giúp báo cáo nhân sự đúng số, dễ hiểu và dẫn tới quyết định. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Đọc đúng số
Ba chỉ số nền tảng và cách hiểu đúng từng loại.
Tỷ lệ nghỉ việc (turnover)
Số người nghỉ trong kỳ chia cho số nhân sự bình quân, tính theo phần trăm.
Tỷ lệ nghỉ việc (turnover)
Là gì
Tỷ lệ nghỉ việc = số người nghỉ trong kỳ ÷ số nhân sự bình quân trong kỳ × 100%. Chỉ số này thường tính theo năm hoặc theo 12 tháng gần nhất để so sánh giữa các giai đoạn.
Cách làm
- Tách riêng nghỉ tự nguyện và nghỉ do doanh nghiệp chấm dứt.
- Tính số nhân sự bình quân bằng trung bình đầu kỳ và cuối kỳ.
- So với cùng kỳ năm trước và với nhóm vị trí tương tự.
Lưu ý
Tỷ lệ tổng toàn công ty có thể che khuất một bộ phận nghỉ rất nhiều. Hãy xem theo phòng ban và nhóm vị trí.
Headcount và FTE
Headcount đếm số người; FTE quy đổi theo thời gian làm việc thực tế.
Headcount và FTE
Là gì
Headcount là số người tại một thời điểm. FTE (Full-Time Equivalent) quy đổi số giờ làm việc về tương đương toàn thời gian, ví dụ hai người làm nửa ngày bằng một FTE. Hai chỉ số này phục vụ hai mục đích khác nhau.
Cách làm
- Ghi rõ báo cáo đang dùng headcount hay FTE trong tiêu đề.
- Tách nhân sự chính thức, thời vụ và bán thời gian.
- Dùng FTE khi so chi phí nhân sự với sản lượng.
Lưu ý
Nhầm lẫn giữa headcount và FTE là lỗi phổ biến. Một báo cáo ghi “nhân sự 200” cần nói rõ là người hay FTE.
Chỉ số dẫn và chỉ số trễ
Chỉ số dẫn báo trước xu hướng; chỉ số trễ phản ánh kết quả đã xảy ra.
Chỉ số dẫn và chỉ số trễ
Là gì
Chỉ số trễ (lagging) như tỷ lệ nghỉ việc cho thấy kết quả đã xảy ra. Chỉ số dẫn (leading) như mức gắn kết qua khảo sát hay tỷ lệ phản hồi đề nghị cho thấy điều có thể xảy ra. Cách phân biệt này được dùng nhiều trong Thẻ điểm cân bằng của Kaplan và Norton.
Cách làm
- Với mỗi chỉ số trễ, chọn một chỉ số dẫn có liên quan.
- Theo dõi cả hai trong cùng một bảng để thấy xu hướng sớm.
- Kiểm tra xem chỉ số dẫn có thực sự đi trước chỉ số trễ không.
Lưu ý
Không phải chỉ số dẫn nào cũng dự báo tốt. Cần kiểm chứng theo dữ liệu thật của doanh nghiệp.
Trình bày và ra quyết định
Ba cách làm báo cáo rõ ràng và đáng tin.
Kim tự tháp Minto
Nêu kết luận trước, rồi mới đến các luận điểm và số liệu hỗ trợ.
Kim tự tháp Minto
Là gì
Nguyên tắc kim tự tháp do Barbara Minto phổ biến trong sách The Pyramid Principle. Người đọc báo cáo cần biết kết luận trước, sau đó mới đến các lý do và dữ liệu. Cách trình bày này giúp người đọc bận vẫn nắm được điều quan trọng.
Cách làm
- Viết kết luận bằng một câu, có số liệu chính.
- Nêu 2 đến 3 lý do hỗ trợ kết luận.
- Đưa bảng số chi tiết xuống phần phụ lục.
Lưu ý
Kết luận phải đúng với dữ liệu. Đừng viết kết luận đẹp rồi chọn số để minh họa.
Bảng điều khiển (dashboard)
Theo dõi 5 đến 7 chỉ số, mỗi chỉ số có người chịu trách nhiệm và mục tiêu.
Bảng điều khiển (dashboard)
Là gì
Bảng điều khiển là tập hợp chỉ số được chọn lọc để theo dõi thường xuyên. Mỗi chỉ số cần định nghĩa rõ, có mục tiêu và người chịu trách nhiệm. Quá nhiều chỉ số khiến không ai đọc.
Cách làm
- Chọn 5 đến 7 chỉ số gắn với mục tiêu của công ty.
- Viết định nghĩa, cách tính và nguồn dữ liệu cho từng chỉ số.
- Đặt lịch cập nhật cố định, ví dụ ngày mùng 5 hằng tháng.
Lưu ý
Dashboard đẹp nhưng số sai là tệ nhất. Kiểm tra nguồn dữ liệu trước khi đưa lên.
Dữ liệu sạch
Dữ liệu sai đầu vào sẽ cho báo cáo sai đầu ra.
Dữ liệu sạch
Là gì
Nguyên lý “rác vào, rác ra” (garbage in, garbage out) là khái niệm phổ biến trong tin học, áp dụng được cho báo cáo nhân sự. Các lỗi thường gặp là ngày tháng sai định dạng, mã nhân viên trùng và phòng ban ghi không đồng nhất.
Cách làm
- Chuẩn hóa định dạng ngày, mã nhân viên, tên phòng ban.
- Kiểm tra trùng lặp và giá trị trống trước khi tính toán.
- Ghi lại người chịu trách nhiệm cho từng nguồn dữ liệu.
Lưu ý
Phần lớn thời gian làm báo cáo nằm ở làm sạch dữ liệu. Đầu tư vào khâu nhập liệu sẽ tiết kiệm công sau này.