Khả năng quản lý vòng đời nhân viên & hồ sơ nhân sự ở cấp độ nào?
25 câu hỏi Có/Không, chia thành 5 nhóm theo 5 hành vi của năng lực Quản lý vòng đời nhân viên & hồ sơ nhân sự: quản lý sự kiện trong vòng đời nhân viên; duy trì hồ sơ đầy đủ và nhất quán; bảo đảm truy cập và bàn giao hồ sơ; điều phối trải nghiệm tại các mốc nhân sự; kiểm soát chất lượng quy trình quản trị nhân viên. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −25 đến +25, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Quản lý sự kiện trong vòng đời nhân viên
1.1.Theo dõi các mốc tiếp nhận, thử việc, thay đổi và nghỉ việc.
1.2.Chuẩn bị hồ sơ và phối hợp đúng người cho từng mốc.
1.3.Kiểm tra phê duyệt trước cập nhật trạng thái nhân sự.
1.4.Cảnh báo mốc thử việc hoặc hợp đồng trước khi đến hạn.
1.5.Xác nhận bên liên quan đã nhận đầu việc cần làm.
Nhóm 2: Duy trì hồ sơ đầy đủ và nhất quán
2.1.Đối chiếu thông tin hồ sơ với chứng từ được xác nhận.
2.2.Cập nhật biến động kịp thời trên hệ thống.
2.3.Phát hiện và xử lý thông tin thiếu hoặc sai lệch.
2.4.Không cập nhật biến động khi thiếu căn cứ hợp lệ.
2.5.Xử lý sai lệch giữa hồ sơ giấy và hệ thống.
Nhóm 3: Bảo đảm truy cập và bàn giao hồ sơ
3.1.Phân quyền và cung cấp hồ sơ đúng nhu cầu được phép.
3.2.Lưu giữ, tra cứu và xử lý hồ sơ theo chính sách áp dụng.
3.3.Kiểm tra bàn giao và đóng các quyền liên quan khi nhân viên nghỉ.
3.4.Ghi vết việc cung cấp bản sao hồ sơ.
3.5.Không giữ quyền truy cập khi người dùng không còn nhiệm vụ.
Nhóm 4: Điều phối trải nghiệm tại các mốc nhân sự
4.1.Thông báo cho nhân viên các bước và hồ sơ cần chuẩn bị.
4.2.Kết nối HR, quản lý và bộ phận liên quan để tránh bỏ sót.
4.3.Theo dõi vướng mắc đến khi người phụ trách xác nhận hoàn tất.
4.4.Kiểm tra nhân viên biết đầu mối cần hỏi tại từng mốc.
4.5.Phản hồi khi thủ tục bị chậm ngoài dự kiến.
Nhóm 5: Kiểm soát chất lượng quy trình quản trị nhân viên
5.1.Rà soát hồ sơ theo mẫu kiểm tra định kỳ.
5.2.Phân tích lỗi thường gặp tại các mốc thay đổi.
5.3.Sửa hướng dẫn hoặc điểm kiểm tra để giảm lặp sai sót.
5.4.Theo dõi lỗi đã phát hiện đến khi sửa xong.
5.5.Kiểm tra điểm kiểm soát mới có giảm lỗi cùng loại.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại năng lực của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Xem các bài test đã mở trong Bộ từ điển năng lực.