Khả năng quản lý thứ tự ưu tiên ở cấp độ nào?
16 câu hỏi Có/Không, chia thành 4 nhóm theo 4 hành vi của năng lực Quản lý thứ tự ưu tiên: xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp; chọn việc ưu tiên và phân bổ thời gian; thương lượng, từ chối hoặc lùi việc ít ưu tiên; rà soát và điều chỉnh khi có thay đổi. Chọn “Có” nếu bạn làm đúng như mô tả một cách đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −16 đến +16, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Nhóm 1: Xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc
1.1.Liệt kê các việc cần xử lý trước khi chọn việc để làm.
1.2.Xác định thời hạn thực tế và hậu quả nếu chậm từng việc.
1.3.Đối chiếu từng việc với mục tiêu, cam kết và tác động đến khách hàng/đội nhóm.
1.4.Phân biệt việc quan trọng với yêu cầu chỉ có vẻ gấp; nêu được lý do phân loại.
Nhóm 2: Lựa chọn việc ưu tiên và phân bổ thời gian
2.1.Chọn và ghi rõ các việc quan trọng nhất cần hoàn tất trong ngày/tuần.
2.2.Sắp xếp trình tự theo tác động, thời hạn và sự phụ thuộc giữa các việc.
2.3.Dành thời gian cụ thể cho việc quan trọng chưa khẩn cấp trước khi lịch bị lấp đầy.
2.4.Bắt đầu việc đã ưu tiên theo lịch, thay vì chọn việc dễ hoặc việc vừa được nhắc.
Nhóm 3: Thương lượng, từ chối hoặc lùi việc ít ưu tiên
3.1.Kiểm tra mức ưu tiên và thời lượng cần thiết trước khi nhận thêm việc.
3.2.Nêu rõ việc hoặc cam kết nào bị ảnh hưởng nếu nhận yêu cầu mới.
3.3.Đề xuất lùi hạn, thu hẹp phạm vi, chuyển người xử lý hoặc từ chối có lý do trong phạm vi thẩm quyền.
3.4.Xác nhận lại thời hạn và mức ưu tiên đã thống nhất với người liên quan.
Nhóm 4: Rà soát và điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi có thay đổi
4.1.Rà soát danh sách ưu tiên vào đầu ngày/tuần và khi phát sinh thay đổi đáng kể.
4.2.Đánh giá tác động của việc phát sinh trước khi thay đổi lịch đang thực hiện.
4.3.Chỉ rõ việc nào được nâng, hạ hoặc giữ nguyên ưu tiên cùng căn cứ.
4.4.Cập nhật lịch và thông báo sớm cho người bị ảnh hưởng khi thay đổi cam kết.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên khung hành vi của năng lực này, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Đã mở: Lập kế hoạch công việc; Diễn đạt rõ ràng. Đang cập nhật: các năng lực còn lại.