12 câu hỏi Có/Không, chia thành 3 nhóm theo 3 hành vi của năng lực Diễn đạt rõ ràng: nói và viết ngắn gọn, đúng trọng tâm; điều chỉnh theo người nghe; xác nhận người nghe hiểu đúng ý. Chọn “Có” nếu bạn làm điều đó đều đặn (hầu hết các lần) trong khoảng 1 tháng gần đây; nếu chỉ thỉnh thoảng mới làm, hãy chọn “Không”.
Có = +1 điểmKhông = −1 điểmTổng điểm từ −12 đến +12, chia 4 cấp độBảng điểm luôn hiển thị bên phải
Thông điệp rõ giúp người nhận biết ngay họ cần hiểu gì và làm gì.
1.1.Trước khi nói hoặc gửi tin nhắn, email quan trọng, tôi xác định rõ mình muốn người nhận hiểu điều gì và làm gì sau đó.
Vì sao điều này quan trọng: Không rõ mục tiêu thì thông điệp dễ lan man và người nhận phải tự đoán mình cần làm gì.
1.2.Tôi nói kết luận hoặc yêu cầu chính ngay từ đầu, rồi mới giải thích lý do, thay vì kể dài từ đầu câu chuyện.
Vì sao điều này quan trọng: Người nghe nhớ phần đầu nhất; đặt kết luận lên trước giúp họ nắm ý chính và biết cần chú ý gì ở phần sau.
1.3.Khi giao việc hoặc nhờ hỗ trợ, tôi nói rõ việc gì, ai làm, làm đến mức nào và hạn chót khi nào.
Vì sao điều này quan trọng: Thiếu một trong bốn yếu tố này là nguyên nhân phổ biến khiến việc làm sai ý hoặc trễ hạn.
1.4.Tôi tránh các từ mơ hồ như “sớm nhất có thể”, “khoảng”, “xử lý giúp”, “như mọi khi” và thay bằng số liệu, ngày giờ hoặc ví dụ cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng: Từ mơ hồ mỗi người hiểu một kiểu: “sớm” với người này là hôm nay, với người kia là cuối tuần.
Nhóm 2: Điều chỉnh cách diễn đạt theo người nghe
Cùng một nội dung, nhưng cách nói với giám đốc, quản đốc hay công nhân mới vào sẽ khác nhau.
2.1.Trước khi giải thích, tôi cân nhắc người nghe là ai và họ đã biết gì về vấn đề để chọn mức độ chi tiết phù hợp.
Vì sao điều này quan trọng: Người đã quen việc và người mới cần mức giải thích rất khác nhau; nói quá sơ thì họ thiếu thông tin, quá sâu thì họ bị rối.
2.2.Với người ngoài chuyên môn, tôi dùng ngôn ngữ đời thường hoặc ví dụ quen thuộc thay vì thuật ngữ và từ viết tắt của nghề mình.
Vì sao điều này quan trọng: Thuật ngữ khiến người nghe mất công “dịch”, và nhiều người ngại hỏi lại nên hiểu sai một cách âm thầm.
2.3.Tôi nói với cấp trên ngắn gọn, đi từ kết quả và điều cần họ quyết định; còn với người trực tiếp làm thì nói rõ từng bước cần làm.
Vì sao điều này quan trọng: Cấp trên cần ra quyết định nhanh, người thực hiện cần biết làm thế nào; làm ngược lại khiến cả hai bên đều thấy thông điệp khó dùng.
2.4.Tôi chọn kênh phù hợp với nội dung: việc gấp hoặc nhạy cảm thì gọi hay nói trực tiếp, việc cần lưu vết thì viết ra, không dồn nội dung dài vào một tin nhắn chat.
Vì sao điều này quan trọng: Chọn sai kênh làm thông điệp bị đọc sót, hiểu lệch hoặc không có căn cứ để đối chiếu khi cần.
Nhóm 3: Xác nhận lại để chắc người nghe hiểu đúng ý
Nói rõ chưa đủ; chỉ khi người nghe hiểu đúng thì mới tính là diễn đạt rõ.
3.1.Sau khi giao việc hoặc giải thích, tôi mời người nghe nhắc lại bằng lời của họ thay vì chỉ hỏi “hiểu chưa?”.
Vì sao điều này quan trọng: Người nghe thường gật đầu dù chưa hiểu hết; chỉ khi họ nói lại bằng lời của mình mới lộ ra khoảng trống.
3.2.Tôi để ý phản ứng của người nghe (im lặng, ngập ngừng, gật đầu qua loa) và giải thích lại theo cách khác khi thấy dấu hiệu chưa hiểu.
Vì sao điều này quan trọng: Phản ứng không lời thường lộ sự chưa hiểu sớm hơn lời nói, nhất là với người ngại hỏi trước đông người.
3.3.Với nội dung quan trọng như hạn chót, số liệu, phân công, tôi gửi tin nhắn hoặc email tóm tắt sau buổi trao đổi để hai bên cùng một cách hiểu.
Vì sao điều này quan trọng: Bản tóm tắt ngắn giảm tranh cãi “tôi đã nói rồi” và giúp người vắng mặt nắm được nội dung.
3.4.Khi người khác giao việc hoặc trình bày, tôi nhắc lại ý chính theo cách hiểu của mình để họ xác nhận trước khi bắt tay vào làm.
Vì sao điều này quan trọng: Nhắc lại giúp phát hiện hiểu sai ngay từ đầu, trước khi công sức đã bỏ ra làm sai hướng.
Đây là bài tự đánh giá nhanh để nhìn lại thói quen diễn đạt của chính bạn, không phải bài kiểm tra năng lực chính thức. Tự đánh giá thường cao hơn thực tế; để kết quả sát hơn, bạn có thể nhờ một đồng nghiệp hoặc cấp trên từng làm việc cùng bạn trả lời giúp cùng bộ câu hỏi rồi so sánh. Bộ câu hỏi dựa trên các hành vi giao tiếp phổ biến trong môi trường làm việc, chưa phải thang đo chuẩn hoá đã kiểm định.
THÀNH VIÊN THƯ VIỆN COMPETENCY
Cần competency của bộ phận khác?
Đăng ký thành viên để truy cập tài liệu competency các bộ phận khác trong khung năng lực (118 năng lực thành phần, từ năng lực lõi đến chuyên môn từng khối nghề và quản lý & lãnh đạo). Đã mở: Lập kế hoạch công việc; Quản lý thứ tự ưu tiên. Đang cập nhật: các năng lực còn lại.
