Nhiều quản lý đánh giá nhân viên “làm việc chăm chỉ” nhưng khi nhìn vào kết quả thực tế lại không tương xứng. Nguyên nhân thường nằm ở việc chưa hiểu đúng hiệu suất công việc là gì và đo lường nó như thế nào.
Hiệu suất công việc là gì?
Hiệu suất công việc (work performance/efficiency) là tỷ lệ giữa kết quả đạt được so với nguồn lực (thời gian, công sức, chi phí) đã bỏ ra để đạt được kết quả đó. Một nhân viên có hiệu suất cao là người tạo ra nhiều giá trị hơn trong cùng một khoảng thời gian, chứ không đơn thuần là người làm việc nhiều giờ nhất.
Cách đo lường hiệu suất công việc
- Theo sản lượng/đầu việc hoàn thành: so sánh số lượng công việc hoàn thành với thời gian hoặc nguồn lực sử dụng.
- Theo tỷ lệ đạt mục tiêu (KPI/OKR): đo mức độ hoàn thành các chỉ tiêu đã đặt ra trong kỳ đánh giá.
- Theo chất lượng đầu ra: tỷ lệ lỗi, tỷ lệ phải làm lại so với tổng khối lượng công việc.
- Theo phản hồi 360 độ: kết hợp đánh giá từ quản lý, đồng nghiệp và khách hàng nội bộ để có góc nhìn toàn diện.
Cách cải thiện hiệu suất công việc
- Xác định rõ mục tiêu và ưu tiên công việc thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc.
- Loại bỏ các quy trình thừa, họp hành không cần thiết chiếm thời gian làm việc thực chất.
- Đào tạo kỹ năng phù hợp để nhân viên hoàn thành công việc nhanh và chính xác hơn.
- Sử dụng công cụ/phần mềm hỗ trợ tự động hóa các tác vụ lặp lại.
Những vấn đề thường gặp khi đánh giá hiệu suất
- Đánh giá dựa trên số giờ có mặt tại văn phòng thay vì kết quả công việc thực tế.
- Không có tiêu chí đo lường rõ ràng, dẫn đến đánh giá cảm tính giữa các quản lý khác nhau.
- Không phân biệt được hiệu suất thấp do thiếu năng lực hay do quy trình/công cụ làm việc chưa phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Hiệu suất công việc khác gì năng suất lao động?
Năng suất thường đo bằng sản lượng trên một đơn vị thời gian, còn hiệu suất bao quát hơn, tính đến cả chất lượng và mức độ tối ưu nguồn lực sử dụng.
Làm sao biết một nhân viên có hiệu suất thấp là do năng lực hay do hệ thống?
Cần so sánh với đồng nghiệp cùng vị trí, cùng điều kiện làm việc — nếu nhiều người cùng gặp vấn đề tương tự, nguyên nhân thường nằm ở quy trình/công cụ chứ không phải cá nhân.
Có nên đánh giá hiệu suất hàng tuần không?
Tùy tính chất công việc — với công việc có chu kỳ ngắn (sản xuất, vận hành) nên theo dõi hàng tuần/hàng ngày; công việc có tính chiến lược nên đánh giá theo tháng hoặc quý.
Kết luận
Đo lường đúng hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp ra quyết định nhân sự chính xác hơn thay vì dựa vào cảm tính. Để tìm hiểu thêm về cách xây dựng hệ thống đo lường năng suất toàn diện, có thể tham khảo công thức tính hiệu suất làm việc.