Nhiều doanh nghiệp sản xuất muốn chuyển đổi số nhưng chưa rõ cách làm hợp đồng lao động điện tử sao cho vừa đúng quy định pháp luật, vừa đảm bảo giá trị pháp lý khi có tranh chấp phát sinh.
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết bằng phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu, có chữ ký điện tử của các bên, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện về an toàn, bảo mật theo quy định.
Vì sao cần triển khai đúng quy trình ngay từ đầu?
Triển khai hợp đồng điện tử không đúng cách có thể khiến hợp đồng bị vô hiệu về mặt pháp lý khi xảy ra tranh chấp. Tham khảo những vấn đề thường gặp khi triển khai hợp đồng lao động điện tử ở doanh nghiệp quy mô lớn giúp doanh nghiệp lường trước rủi ro trước khi áp dụng đại trà.
Các bước làm hợp đồng lao động điện tử đúng quy định
- Bước 1 – Chọn nền tảng ký kết hợp lệ: sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử được pháp luật công nhận, không dùng ảnh chụp chữ ký thông thường.
- Bước 2 – Soạn nội dung hợp đồng đầy đủ: đảm bảo đầy đủ các điều khoản bắt buộc như hợp đồng giấy (công việc, lương, thời hạn, quyền lợi).
- Bước 3 – Xác thực danh tính các bên: đảm bảo người ký thực sự là người lao động, tránh giả mạo chữ ký điện tử.
- Bước 4 – Lưu trữ và sao lưu: lưu trữ bản hợp đồng điện tử an toàn, có thể truy xuất khi cần đối chiếu hoặc thanh tra.
- Bước 5 – Thông báo và đào tạo người lao động: hướng dẫn người lao động cách ký và tải hợp đồng điện tử, đặc biệt với lao động lớn tuổi chưa quen công nghệ.
Những vấn đề thường gặp khi triển khai
- Người lao động lớn tuổi hoặc ở khu vực nông thôn gặp khó khăn khi thao tác ký điện tử.
- Sử dụng chữ ký điện tử không đạt chuẩn pháp lý, dẫn đến hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu.
- Thiếu quy trình lưu trữ, sao lưu dữ liệu hợp đồng, rủi ro mất dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
- Không đồng bộ giữa hợp đồng điện tử và hồ sơ nhân sự – chấm công – tính lương, gây rối khi tra cứu.
Góc nhìn từ bộ phận nhân sự và pháp chế
Với bộ phận nhân sự:
- Cần quy trình rõ ràng để hỗ trợ người lao động ký hợp đồng điện tử, đặc biệt trong đợt tuyển dụng số lượng lớn.
- Cần hệ thống lưu trữ tập trung, dễ tra cứu khi cần xuất trình hồ sơ.
Với bộ phận pháp chế:
- Cần đảm bảo nền tảng ký điện tử đáp ứng đúng quy định pháp luật hiện hành.
- Cần rà soát định kỳ để cập nhật khi có thay đổi quy định liên quan đến giao dịch điện tử.
Tiêu chuẩn liên quan
Hợp đồng lao động điện tử liên quan trực tiếp đến việc lưu trữ dữ liệu số của người lao động, nên cần đối chiếu với các tiêu chuẩn an toàn thông tin:
- ISO 27001: tiêu chuẩn về an toàn thông tin, là cơ sở đánh giá độ an toàn của hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử.
- SA8000: yêu cầu hồ sơ lao động (bao gồm hợp đồng) phải minh bạch, dễ truy xuất khi cần kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không? Có, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chữ ký điện tử và nội dung theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp có bắt buộc chuyển hết sang hợp đồng điện tử không? Không bắt buộc; doanh nghiệp có thể áp dụng song song, tùy theo mức độ sẵn sàng của người lao động.
Chữ ký điện tử khác gì chữ ký số? Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có độ tin cậy cao hơn, sử dụng chứng thư số được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền.
Nếu người lao động không có thiết bị điện tử thì sao? Doanh nghiệp nên hỗ trợ thiết bị tại nơi làm việc hoặc giữ song song hình thức hợp đồng giấy cho nhóm này.
Kết luận
Làm hợp đồng lao động điện tử đúng quy định giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý hồ sơ nhưng vẫn cần thận trọng về mặt pháp lý và bảo mật dữ liệu. Tham khảo thêm tiêu chuẩn ISO 27001 về an toàn thông tin để đánh giá độ tin cậy của nền tảng lưu trữ hợp đồng điện tử trước khi triển khai đại trà.