Doanh nghiệp nắm rõ cách xây dựng KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị được rành mạch và thông suốt. Vậy phải xây dựng KPI như thế nào để đạt được hiệu quả tối ưu? Dưới đây là bài viết chi tiết hướng dẫn cách thực hiện xây dựng KPI cho nhân viên, bạn có thể tham khảo và áp dụng khá hữu hiệu đấy!
1. KPI là gì? Tại sao nên xây dựng KPI cho nhân viên?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu đã đặt ra, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.
Nếu doanh nghiệp có mục tiêu tăng lợi nhuận trong những năm tới, thì có thể đo lường KPI cho nhân viên theo sự tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực… Còn nếu một tổ chức mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI.
KPI là chỉ số đánh giá mà doanh nghiệp cần đặt ra để xem xét khả năng đạt mục tiêu
Dựa việc xây dựng KPI cho nhân viên, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật đúng đắn, phù hợp. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc. Về phần nhân viên, họ sẽ xác định được khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Theo đó, có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.
2. Thực hiện xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào?
Dưới đây là các bước thực hiện xây dựng KPI cho nhân viên, giúp mang lại hiệu quả tích cực trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Để xác định chính xác, bạn có thể dựa vào 2 phương pháp chính sau đây:
- Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó. Trong đó, đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục hiệu quả vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Xây dựng KPI cho nhân viên cần xác định bộ phận/người thực hiện là ai?
Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng
Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng và trách nhiệm riêng. Trách nhiệm này chính là phần mô tả công việc mà nhân viên đảm nhận vị trí phải hoàn thiện. Hệ thống KPI được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ nhưng phải đảm bảo sự rõ ràng và cụ thể.
Bước 3: Xác định các chỉ số KPI
- KPI của từng bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng KPI cho nhân viên chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
- KPI cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm Smart và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.
- Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm, tùy vào từng KPI của những cá nhân/phòng ban bộ phận riêng biệt.
Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn với một số doanh nghiệp.
Khi xây dựng KPI cho nhân viên cần có bước đánh giá mức độ hoàn thành
Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng
Theo mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Qua bài viết chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn đã biết cách thực hiện xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào cho hiệu quả? Nhìn chung thì đây là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng thực tế tại nhiều doanh nghiệp. Mong rằng, những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng KPI cho nhân viên của doanh nghiệp mình.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập vào trang web: quantrinhansu-online.com để tham khảo phần mềm đánh giá nhân viên bằng công nghệ số mới. Tại đây, luôn có chuyên viên kỹ thuật online hỗ trợ tư vấn mọi thắc mắc của bạn một cách nhanh chóng, tận tình!
