Hậu quả

Ghi công theo trí nhớ làm người thay ca bị bỏ sót và người trực bị tính thừa, tranh chấp về ai trực giờ nào kéo dài.

Giải pháp

• Sổ giao ca có giờ và chữ ký người giao và người nhận
• Người trực ghi giờ vào và ra ngay tại ca
• Rà các ca trực không có chữ ký giao nhận mỗi tuần

Hậu quả

Tính thừa giờ nghỉ là chi phí không cần thiết và làm sai phụ cấp trực. Nếu tính thiếu thì người trực bị thiệt.

Giải pháp

• Quy định giờ nghỉ trong ca trực và công bố khung nghỉ
• Mã giờ trực và mã giờ nghỉ tách riêng trong bảng ca
• Người trực ghi giờ nghỉ thực tế khi bắt đầu và kết thúc

Hậu quả

Người thay trực làm việc thật nhưng không có căn cứ đòi công. Nếu không được ghi, động lực nhận trực thay sẽ giảm.

Giải pháp

• Phiếu thay ca ghi người gọi, người thay và giờ
• Bù công cho người nhận trực thay theo quy định
• Danh sách người sẵn sàng thay trực cập nhật hằng tuần

Hậu quả

Thiếu người theo hợp đồng làm vi phạm cam kết và mất khách. HR không nhìn thấy để kịp xử lý.

Giải pháp

• Báo cáo ca trống theo hợp đồng mỗi ngày
• Ngưỡng cảnh báo lấp ca theo từng khách hàng
• HR tham gia cam kết nhân lực trước khi ký hợp đồng

Hậu quả

Tính thủ công không nhất quán làm nhân viên cùng vị trí nhận phụ cấp khác nhau và tạo khiếu nại kéo dài.

Giải pháp

• Bảng quy đổi phụ cấp theo loại ca cài vào hệ thống
• Phụ cấp tính tự động từ bảng ca đã duyệt
• Kiểm tra chéo phụ cấp với bảng ca trước khi chốt

Hậu quả

Nghiệm thu bị trả lại làm chậm thanh toán và ảnh hưởng uy tín. Không giải trình được bằng dữ liệu gốc là điểm yếu lớn.

Giải pháp

• Báo cáo gửi khách lấy trực tiếp từ bảng chấm công gốc
• Bước đối chiếu bắt buộc trước khi gửi báo cáo
• Mã hợp đồng gắn với mỗi ca trên bảng chấm công

Hậu quả

Không tách chi phí theo hợp đồng thì không biết nên tái đàm phán giá hay chấm dứt hợp đồng. Quyết định dựa trên ước tính dễ sai.

Giải pháp

• Gắn mỗi ca với mã hợp đồng trên chấm công
• Định mức giờ phục vụ theo từng loại hợp đồng
• Báo cáo lãi lỗ nhân công theo hợp đồng mỗi tháng

Hậu quả

Vi phạm giờ làm được che bởi việc kiểm tra từng ca riêng. Khi thanh tra, số tiền truy thu tích lũy theo tháng và số nhân viên.

Giải pháp

• Cảnh báo tổng giờ làm theo tuần cho từng nhân viên
• Báo cáo vượt giới hạn gửi lãnh đạo mỗi tháng
• Kiểm tra độc lập giờ làm ca dịch vụ mỗi năm

Hậu quả

Công cụ không thay được quy trình. Đầu tư không đi kèm đổi cách làm thì không thu được lợi ích quản trị.

Giải pháp

• Thiết kế lại quy trình lập ca và đổi ca trước khi triển khai
• Đặt chỉ số đo lường như tỷ lệ ca lấp đủ và ca ghi đúng
• Chỉ định đầu mối chuyển đổi cho từng khu vực

Hậu quả

Không xem được giờ ghi làm nhân viên mất tin tưởng và khó phát hiện sai sót kịp thời. Khi có sai, việc sửa đã muộn.

Giải pháp

• Nhân viên xem giờ ca của mình trên điện thoại
• Xác nhận bảng giờ ca cuối tháng để chốt
• Thắc mắc giờ ca có thời hạn trả lời rõ ràng

Hậu quả

Không rõ cách tính giờ nghỉ khiến nhân viên nghi ngờ bảng công và mất động lực trực đêm.

Giải pháp

• Công bố quy định giờ nghỉ khi trực và cách tính
• Bảng ca tách giờ nghỉ và giờ trực rõ ràng
• Nhân viên xác nhận giờ nghỉ đã dùng trong ca

Hậu quả

Đổi ca đúng thỏa thuận nhưng bị ghi sai làm mất tiền và tạo tranh chấp với đồng nghiệp. Không có kênh sửa thì sai kéo dài.

Giải pháp

• Biểu mẫu đổi ca có chữ ký hai người và quản lý
• Đầu mối sửa bảng ca ghi trong nội quy
• Thời hạn sửa ca công bố và có nhắc

Hậu quả

Dữ liệu sai từ gốc nên bảng công và lương sau đó đều sai theo.

Giải pháp

• Sổ giao ca có giờ và chữ ký hai bên
• Đối chiếu sổ với lịch trực mỗi ngày
• Gán một người chịu trách nhiệm chốt công ca

Hậu quả

Ca trống làm mất khách và tạo khoản công không ai ghi nhận khi người thay vào làm.

Giải pháp

• Danh sách người dự phòng cho từng ca của khách lớn
• Phiếu thay ca có ghi nhận công cho người thay
• Lịch ca trống công bố trước một tuần

Hậu quả

Tính tay không nhất quán làm sai phụ cấp và tạo khiếu nại.

Giải pháp

• Mã ca đêm, ca lễ và ca thường trên bảng công
• Quy tắc phụ cấp theo mã ca cài sẵn
• Kiểm tra mẫu phụ cấp trước mỗi kỳ lương

Hậu quả

Không chứng minh được số giờ phục vụ theo hợp đồng thì khó nghiệm thu và khó thu tiền. Rủi ro tranh chấp với khách hàng tăng.

Giải pháp

• Mỗi ca gắn với mã hợp đồng và khung giờ đã cam kết
• Mẫu chấm công theo từng hợp đồng dịch vụ
• Đối chiếu giờ phục vụ với hợp đồng trước khi nghiệm thu

Hậu quả

Di chuyển là giờ làm thật nhưng không được ghi làm công nhân thiệt và làm sai định mức của từng điểm dịch vụ.

Giải pháp

• Mã thời gian di chuyển giữa các điểm dịch vụ
• Quy định tính công di chuyển công bố cho nhân viên
• Ghi công theo từng điểm trong ca có giờ bắt đầu và kết thúc

Hậu quả

Không đối chiếu được tuần tra với chấm công thì không chứng minh được đã thực hiện đủ nghĩa vụ. Khách hàng có thể từ chối thanh toán.

Giải pháp

• Lượt tuần tra gắn vào bảng chấm công theo ca
• Mã lượt tuần tra và thời điểm ghi nhận rõ
• Quản lý ca kiểm tra nhật ký tuần tra mỗi ca

Hậu quả

Không đo giờ theo điểm thì không tối ưu được lịch trực. Chi phí nhân công toàn mạng lưới bị đội lên bởi những điểm ít việc.

Giải pháp

• Báo cáo giờ phục vụ thực tế theo từng điểm mỗi tuần
• Định mức giờ trực theo quy mô và lượng việc từng điểm
• Cảnh báo khi giờ trực vượt định mức hoặc thiếu so với nhu cầu

Hậu quả

Nhập tay tốn công và sinh sai sót. Không có dữ liệu chung thì so sánh chất lượng dịch vụ giữa các khu vực không khả thi.

Giải pháp

• Chuẩn dữ liệu ca chung và mã điểm dịch vụ thống nhất
• Tích hợp dữ liệu từ ứng dụng khu vực về trụ sở
• Lộ trình chọn một ứng dụng chung theo thời hạn

Hậu quả

Hai hồ sơ làm sai tổng thu nhập, sai khấu trừ bảo hiểm và sai báo cáo thời gian làm việc.

Giải pháp

• Một mã định danh duy nhất cho mỗi người trên toàn mạng lưới
• Khóa mã cũ ngay khi điều chuyển có hiệu lực
• Kiểm tra trùng người theo định kỳ

Hậu quả

Nhật ký lệch giờ làm mất giá trị bằng chứng khi có sự cố. Không biết bảo vệ có mặt đúng vị trí và đúng giờ hay không.

Giải pháp

• Điểm quét tuần tra gắn giờ tự động vào hệ thống
• Chấm công và tuần tra cùng nguồn dữ liệu
• Kiểm tra chéo ngẫu nhiên mỗi ca đêm

Hậu quả

Trực một mình liên tục không đủ nghỉ là rủi ro sức khỏe và an ninh. Nếu không ghi giờ nghỉ, doanh nghiệp không chứng minh được đã bố trí nghỉ đúng quy định.

Giải pháp

• Quy định người thay tạm hoặc luân phiên nghỉ trong ca
• Mã giờ nghỉ có ghi nhận thời gian thực tế
• Quản lý ca kiểm tra việc nghỉ của người trực

Hậu quả

Thiếu đánh dấu ngày lễ làm sai phụ cấp và sai tiền làm thêm. Người trực dịp lễ thường là người thiệt nhất nếu không được ghi đúng.

Giải pháp

• Cài lịch lễ và Tết vào hệ thống trước mỗi năm
• Mã loại ngày gắn với từng ngày trong lịch ca
• Đào tạo người tính lương về phụ cấp ngày lễ

Hậu quả

Không ghi giờ theo tòa làm sai công và sai cách phân bổ chi phí cho khách hàng. Người lao động cũng không có bằng chứng khi khiếu nại.

Giải pháp

• Quét mã tại từng tòa để ghi giờ đến và đi
• Quy định cách phân bổ giờ theo tòa công khai
• Báo cáo giờ theo tòa cho khách hàng mỗi tháng

Hậu quả

Tách hai ca làm sai tổng giờ trong ngày và có thể vi phạm quy định về thời gian nghỉ giữa các ca làm việc.

Giải pháp

• Gộp các ca trong cùng ngày để tính tổng giờ
• Cảnh báo khi thời gian nghỉ giữa hai ca quá ngắn
• Quy định tổng giờ tối đa trong ngày công khai

Hậu quả

Thời gian chuẩn bị và thu dọn là công việc thật nhưng bị bỏ ngoài bảng công, làm thiệt nhân viên và làm sai định mức tòa nhà.

Giải pháp

• Khung ca có thời gian chuẩn bị và thu dọn công khai
• Mã chấm công riêng cho lấy trả dụng cụ
• Định mức công việc có tính thời gian vận chuyển

Hậu quả

Thời gian chờ là giờ làm việc thật nhưng không khớp ca thì bị tính sai. Đồng thời không đo được hiệu suất tiếp nhận.

Giải pháp

• Đồng bộ trạng thái tổng đài với bảng ca mỗi ngày
• Quy định công bố về thời gian chờ và giải lao
• Báo cáo hiệu suất theo trạng thái làm việc

Hậu quả

Gộp công làm thêm vào ca thường làm sai tiền làm thêm và sai giới hạn giờ làm. Đây là rủi ro pháp lý phổ biến của tổng đài.

Giải pháp

• Mã làm thêm và phiếu duyệt khi kéo dài ca
• Cảnh báo tổng giờ làm trong tuần
• Dự báo lưu lượng để xếp đủ ca trước mùa cao điểm

Hậu quả

Dữ liệu ca tự khai không kiểm chứng được là rủi ro cho cả công ty và nhân viên. Khi có khiếu nại, không có chứng cứ để giải quyết.

Giải pháp

• Ghi giờ đăng nhập và đăng xuất tự động vào hệ thống
• Quy định cách xác thực khi làm việc tại nhà
• Kiểm tra ngẫu nhiên thời gian hoạt động trong ca

Hậu quả

Tính sai giờ nghỉ giữa ca gãy làm sai lương và sai khấu trừ. Ca gãy phổ biến nhưng rất dễ bị bỏ sót.

Giải pháp

• Mã ca gãy hai khung với giờ nghỉ được công bố
• Chấm công vào và ra cho từng khung bữa
• Tính công theo từng khung và tổng hợp trong ngày

Hậu quả

Ghi sai bộ phận làm sai chi phí từng bộ phận và sai phụ cấp theo vị trí. Nhân viên được điều cũng không có căn cứ để đòi đúng vị trí.

Giải pháp

• Phiếu điều chuyển bộ phận trong ca có giờ và người duyệt
• Bảng ca ghi nhiều bộ phận và giờ tương ứng
• Trưởng ca cập nhật bảng ngay khi có điều chuyển

Hậu quả

Chia tip sai ca làm người làm ít được nhiều và người làm nhiều bị thiệt. Đây là nguồn tranh chấp nội bộ thường xuyên.

Giải pháp

• Bảng ca có trường ca làm cho chia tip
• Quy tắc chia tip theo giờ làm công khai
• Đối chiếu sổ tip với bảng ca trước khi chia