Phần mềm Nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự là phần mềm giúp việc quản trị nhân sự được hiệu quả hơn. Ngoài việc tăng năng suất của phòng nhân sự bằng cách tự động hoá nhiều tác vụ quản trị nhân sự, phần mềm Nhân sự cũng có thể hỗ trợ bạn ở cấp độ chiến lược bằng cách giúp bạn tuyển dụng hiệu quả, phát triển và quản lý nguồn nhân lực (vốn là tài nguyên có giá trị nhất của công ty bạn)

Các tên thường gọi 

• Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS)
• Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS)
• Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HCM)

Phần mềm nhân sự sẽ phát huy tác dụng khi bạn cần quản lý đội ngũ nhân viên lớn hoặc đội ngũ đang tăng trưởng với tốc độ cao.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Phần mềm Nhân sự

 Tăng hiệu quả làm việc của phòng Hành chính Nhân sự

Hỗ trợ đội ngũ quản lý cấp trung trong nghiệp vụ xét duyệt nghỉ phép, công tác

Giúp nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các dự báo về tương lai

Xem thêm các lý do vì sao doanh nghiệp quan tâm đến việc sử dụng phần mềm nhân sự 

Các nghiệp vụ trong phần mềm nhân sự

Các nghiệp vụ thường thấy trong phần mềm nhân sự gồm:

• Quản trị thông tin nhân viên
• Quản lý ngày công & ngày nghỉ
• Quản lý lương
• Tuyển dụng
• Đào tạo
• Đánh giá hiệu suất

Quản lý thông tin nhân viên – Personnel Management

Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên

Quy trình tăng nhân viên mới (không qua tuyển dụng)
Quy trình tăng nhân viên cũ (không qua tuyển dụng)
Quy trình ký hợp đồng lao động với nhân viên pass thử việc
Quy trình tái ký hợp đồng lao động

Quy trình ký phụ lục hợp đồng lao động

Quy trình điều chỉnh thu nhập (định kỳ hoặc đột xuất)

Quy trình quản lý quá trình công tác

Quy trình quản lý khen thưởng

Xem chi tiết các nghiệp vụ nhân sự chuẩn

3 nhóm chức năng của một phần mềm nhân sự

• Nhóm chức năng cơ bản ( core HR)
• Nhóm chức năng về Quản lý đội ngũ ( workforce management )
• Nhóm chức năng về Chiến lược

Nhóm chức năng phổ biến trong các phần mềm nhân sự

Nhóm chức năng trong nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên

Tiếp nhận nhân viên mới
Qui trình quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên (bằng cấp, chuyên môn, thông tin gia đình, ….)
Ký hợp đồng thử việc với nhân viên mới
Ký hợp đồng lao động với nhân viên mới
Ký Phụ lục hợp đồng lao động
Tái ký Hợp đồng lao động
Bổ nhiệm/Miễn nhiệm/Kiêm nhiệm/Điều chuyển/Điều động
Ghi nhận khen thưởng/kỷ luật
Truyền thông nội bộ
Xem truyền thông nội bộ (App Mobile)
Cấp phát & Thu hồi trang thiết bị
Quản lý thông tin chính sách phúc lợi
Xử lý thôi việc
Xem và xuất báo cáo nhân sự

Tham khảo thêm về danh sách các chức năng thường có trong phần mềm nhân sự

Nhóm chức năng trong nghiệp vụ quản lý lương & phúc lợi

Thiết lập quy định chính sách lương
Thiết lập danh mục các khoản cộng
Thiết lập danh mục các khoản trừ
Khai báo các khoản thu nhập theo cá nhân
Khai báo các khoản thu nhập theo đối tượng
Khai báo các khoản trừ, giam lương
Bổ sung thu nhập (các khoản cộng, trừ)
Ứng lương, bù lương
Tính lương và đề xuất duyệt bảng lương
Quyết toán thuế TNCN
Tạo và quản lý chính sách lương
Khai báo chính sách lương liên quan đến tính lương cho đối tượng: nhân viên, bộ phận , vị trí, chức danh
Khai báo tiền cộng, tiền trừ cho đối tượng: nhân viên, bộ phận , vị trí, chức danh
Tính lương và xem lương tháng

Tham khảo thêm về danh sách các chức năng thường có trong phần mềm nhân sự

Các báo biểu (báo cáo- biểu mẫu) phổ biến trong các phần mềm nhân sự

Báo cáo thống kê về lương

Bảng lương tổng hợp của từng bộ phận/ bộ phận
Biểu đồ lương và thu nhập khác – theo tháng trong năm
Biểu đồ lương và thu nhập khác – theo năm
Báo cáo phân tích thu nhập theo phòng ban/bộ phận
Báo cáo phân tích thu nhập theo từng vị trí

Tham khảo thêm về danh sách các  báo cáo thường có trong phần mềm nhân sự

Top 5 Phần Mềm Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay 

Trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay thì chắc hẳn không thiếu gì những công ty cung cấp các phần mềm nhân sự trên thì trường. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam thì việc lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp các thể đáp ứng được các yêu cầu của pháp luật là một điều không hề dễ dàng.

Các phần mềm nhân sự trên thị trường hiện nay như SAP, Oracle đều không đáp ứng được các yêu cầu của các doanh nghiệp tại Việt Nam dù cho là doanh nghiệp nước ngoài có trụ sở tại VN. Lý do chính là vì các quy định, chính sách cho người lao động tại Việt Nam hoàn toàn khác với nước ngoài (nếu muốn customize thì về mặt chi phí rất đắt đỏ và chưa chắc đã làm được). Vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam nên tập trung tìm kiếm và sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự nội địa để có thể đảm bảo các yêu cầu đặc thù của thị trường hoạt động.

Tuy nhiên, để tìm được nhà cung cấp phần mềm nhân sự trong nước cũng vô cùng “thượng vàng hạ cám” không phải nhà cung cấp nào cũng có đầy đủ chức năng như những gì họ quảng cáo, truyền thông. Thách thức dành cho các doanh nghiệp đó chính là tìm và lựa chọn được một phần mềm nhân sự hiệu quả, có thể đáp ứng đủ các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp đồng thời phải rõ ràng về mặt chi phí, bảo trì…

Tham khảo danh sách Top 5 Phần Mềm Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay