Sáu mục tổng hợp về quà Tết, tiệc cuối năm, chăm sóc nhân viên và khảo sát hài lòng: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để HR, kế toán và lãnh đạo hiểu cùng một nghĩa.
Phân biệt các khoản
- Quà Tết — quà bằng hiện vật hoặc phiếu mua hàng tặng nhân viên dịp Tết
- Thưởng Tết bằng tiền — khoản thưởng theo quy chế, khác với quà
- Phúc lợi — quyền lợi ngoài lương như bữa ăn, khám sức khỏe, tặng quà
- Thuế thu nhập cá nhân với quà — quà bằng tiền hoặc hiện vật có thể thuộc thu nhập chịu thuế; đối chiếu quy định hiện hành
Các loại hoạt động
- Tiệc cuối năm (tất niên, year-end party) — buổi gặp mặt tổng kết, cảm ơn và gắn kết
- Lễ tổng kết, vinh danh — phần ghi nhận cá nhân và tập thể trong năm
- Team building — hoạt động gắn kết đội nhóm
- Bốc thăm, quà tặng sự kiện — hoạt động tạo không khí, cần quy định rõ ngân sách
Đo cảm nhận của người lao động
- Employee engagement — mức gắn bó và nhiệt tình của người lao động với công việc và tổ chức
- Mức hài lòng nhân viên — cảm nhận về công việc, quản lý, lương thưởng, môi trường
- eNPS — chỉ số mức độ sẵn sàng giới thiệu nơi làm việc cho người khác
- Khảo sát nhanh (pulse survey) — khảo sát ngắn, hỏi thường xuyên về một số chủ đề
Các nghiệp vụ lặp lại theo mùa. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Chọn đúng, phát đúng, hạch toán đúng
Để làm gì: Quà đến tay từng người đúng hạn, trong ngân sách và có chứng từ hợp lệ.
- Chốt ngân sách và đối tượng: toàn bộ hay theo thâm niên, theo cấp
- Chọn quà: khảo sát nhu cầu, so báo giá
- Đặt hàng sớm: tránh cao điểm, kiểm tra chất lượng
- Phát quà: ký nhận, cả người nghỉ phép và làm tại chi nhánh
- Hạch toán và lưu chứng từ: đối chiếu quy định thuế hiện hành
Từ ý tưởng đến tổng kết
Để làm gì: Buổi tiệc đạt mục tiêu gắn kết, an toàn, trong ngân sách.
- Xác định mục tiêu và ngân sách: số người, hình thức
- Chọn địa điểm, thời gian: tránh dịp cao điểm sản xuất hoặc kinh doanh
- Lập kịch bản chương trình: vinh danh, tiết mục, bốc thăm
- Phân công và chạy thử: âm thanh, bố trí, an toàn
- Tổng kết: chi phí, phản hồi
Nghe trước khi quyết
Để làm gì: Có dữ liệu cảm nhận của nhân viên để làm cơ sở điều chỉnh chính sách năm sau.
- Chọn nội dung và độ dài: ngắn, tập trung vài chủ đề
- Đảm bảo ẩn danh: nêu rõ cách dùng dữ liệu
- Thu thập: giấy hoặc phần mềm, kể cả nhân viên không dùng máy tính
- Phân tích: theo bộ phận, giữ phần nhận xét tự do
- Phản hồi kết quả và hành động: công bố điều sẽ thay đổi
Khó khăn xuất hiện ở từng cấp. Mỗi cấp gặp một loại vấn đề khác nhau.
Nhân viên HR, hành chính, kế toán lương
- Quà phát không đồng đều hoặc thiếu người ở chi nhánh, ca đêm
- Chứng từ quà, tiệc không đầy đủ
- Khảo sát không đủ phản hồi vì người lao động không có thời gian
Trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc
- Chọn quà theo ý mình chứ không theo nhu cầu nhân viên
- Tiệc đúng lúc cao điểm khiến nhân viên bất tiện
- Xem kết quả khảo sát rồi không phản hồi
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Cắt quà, tiệc nhưng không giải thích
- Chỉ tập trung quà vật chất mà bỏ qua lời cảm ơn và ghi nhận
- Coi khảo sát là thủ tục, không có kế hoạch hành động
Chỉ số theo bốn nhóm: tài chính, khách hàng, quy trình, con người. Nhóm nào chưa có chỉ số đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí và hiệu quả đồng vốn
- Chi phí quà, tiệc trên đầu người
- Chênh lệch giữa chi thực tế và ngân sách
Cảm nhận của người lao động và bộ phận sử dụng
- Mức hài lòng về quà và sự kiện qua khảo sát nhanh
- Điểm eNPS (nếu có khảo sát)
Tốc độ và độ chính xác nghiệp vụ
- Tỷ lệ phát quà đúng hạn
- Tỷ lệ tham gia khảo sát
Năng lực, gắn kết và giữ chân
- Tỷ lệ nghỉ việc sau kỳ Tết
- Mức gắn kết theo khảo sát
Ai phụ trách trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Nhiều ca, nhiều chuyền, lực lượng công nhân lớn
Nhiều ca, nhiều xưởng; quà và tiệc cần tính cho cả ca đêm.
- Phòng nhân sự: chọn quà, tổ chức tiệc
- Công đoàn hoặc đại diện người lao động: góp ý, tham gia tổ chức
- Quản đốc: sắp xếp ca để mọi người tham dự được
- Giám đốc nhà máy: duyệt ngân sách
Nhiều điểm bán, quy chuẩn chung từ trụ sở
Nhân viên phân tán nhiều cửa hàng, khó tổ chức chung một buổi.
- HR trụ sở: chính sách chung
- Quản lý cửa hàng: tổ chức tại cửa hàng
- Trưởng khu vực: tổ chức theo khu vực
- Giám đốc vận hành: duyệt
Cao điểm đúng vào dịp lễ Tết, làm theo ca
Cao điểm đúng dịp Tết, khó tổ chức tiệc đúng ngày; có thể làm sau Tết.
- Giám đốc nhân sự: chương trình chăm sóc
- Trưởng bộ phận: sắp ca
- Tổng giám đốc: duyệt
Kho, đội xe, mùa cao điểm trước Tết
Cao điểm trước Tết; tài xế thường xa nhà.
- HR: quà, thăm hỏi
- Quản lý đội xe, kho: thông báo, sắp xếp
- Giám đốc điều hành: duyệt
Lao động theo công trình, biến động theo mùa
Công nhân xa nhà; quà thường gắn hỗ trợ về quê.
- Chỉ huy trưởng công trường: tổ chức tại công trường
- Phòng nhân sự: chính sách, quà
- Giám đốc dự án: duyệt
Một người kiêm nhiều việc, chủ doanh nghiệp quyết trực tiếp
Thường là bữa cơm chung và quà đơn giản, quan trọng là chân thành.
- Chủ doanh nghiệp: quyết ngân sách và tham dự
- Người kiêm nhân sự: tổ chức
Có bộ phận nhân sự, cần quy trình thống nhất
Có thể lập kế hoạch cả năm cho hoạt động gắn kết, khảo sát định kỳ.
- Trưởng phòng nhân sự: kế hoạch, khảo sát
- Trưởng bộ phận: phối hợp tổ chức
- Giám đốc: duyệt
Danh sách việc cần làm. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Trước ngày phát
Trước sự kiện
Trước khi gửi