Sáu khái niệm giúp thiết kế và quản lý phụ cấp: phân biệt với lương, điều kiện hưởng, tính và ghi trên phiếu lương, và rà soát định kỳ. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba việc đầu tiên để phụ cấp rõ và đúng.
Khoản bổ sung nhằm bù cho điều kiện làm việc hoặc trách nhiệm đặc thù.
Là gì
Phụ cấp là khoản tiền bổ sung ngoài lương, nhằm bù đắp cho điều kiện làm việc, trách nhiệm hoặc hoàn cảnh đặc thù như phụ cấp chức vụ, độc hại, đi lại, nhà ở. Mỗi khoản cần có tên, mục đích và điều kiện rõ ràng.
Cách làm
- Liệt kê các khoản phụ cấp đang áp dụng và mục đích của từng khoản.
- Ghi điều kiện hưởng và mức cho từng khoản.
- Công bố danh mục phụ cấp cho người lao động.
Lưu ý
Phụ cấp không rõ mục đích thường bị hiểu là một phần lương, dẫn đến tranh chấp khi thay đổi.
Cần biết khoản nào là lương và khoản nào là phụ cấp để tính đóng bảo hiểm và tính lương làm thêm đúng.
Là gì
Cách xác định phụ cấp có tính vào lương để đóng bảo hiểm và để tính lương làm thêm hay không phụ thuộc vào quy định của Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn. Không nên tự quyết định theo tên gọi của khoản đó.
Cách làm
- Liệt kê từng khoản và đánh dấu có tính vào lương để đóng bảo hiểm không.
- Đối chiếu từng khoản với quy định hiện hành.
- Ghi rõ phân loại trong hợp đồng và bảng lương.
Lưu ý
Đặt tên khoản là “phụ cấp” để tránh đóng bảo hiểm là cách làm rủi ro. Đối chiếu văn bản trước khi quyết định.
Mỗi khoản có điều kiện cụ thể: vị trí, thời gian, mức độ rủi ro.
Là gì
Điều kiện hưởng phụ cấp cần đo được và kiểm tra được, ví dụ đúng vị trí được giao, đúng số ngày làm việc trong điều kiện độc hại. Điều kiện mơ hồ khiến quyết định phụ thuộc vào cảm tính.
Cách làm
- Viết điều kiện thành câu kiểm tra được: có hoặc không.
- Gắn mỗi điều kiện với dữ liệu sẵn có, như chức danh hoặc ca làm việc.
- Thông báo khi điều kiện thay đổi.
Lưu ý
Điều kiện chỉ ghi trong miệng sẽ bị hiểu khác nhau giữa các quản lý.
Ba việc giúp phụ cấp được tính đúng và kiểm tra được.
Phụ cấp tính theo tháng, theo ngày công hoặc theo ca, tùy loại.
Là gì
Phụ cấp có thể cố định theo tháng (như phụ cấp chức vụ), hoặc tính theo ngày công và ca (như phụ cấp độc hại theo ngày làm việc). Cách tính phải khớp với dữ liệu chấm công và được ghi trong công thức lương.
Cách làm
- Xác định cơ sở tính: tháng, ngày công hay ca.
- Lấy dữ liệu từ bảng công, không ước lượng tay.
- Đối chiếu tổng phụ cấp với bảng lương hằng kỳ.
Lưu ý
Phụ cấp theo ngày công mà bảng công sai thì phụ cấp cũng sai theo.
Mỗi khoản phụ cấp hiện riêng trên phiếu lương để người lao động kiểm tra.
Là gì
Phiếu lương ghi từng khoản: lương cơ bản, từng loại phụ cấp, khấu trừ và thực nhận. Khi phụ cấp không tách riêng, người lao động khó kiểm tra và dễ phát sinh thắc mắc.
Cách làm
- Thiết kế phiếu lương có mục riêng cho từng loại phụ cấp.
- Ghi đúng tên khoản như trong danh mục.
- Giải thích cho người lao động khi có khoản mới.
Lưu ý
Gộp phụ cấp vào một dòng chung làm mất khả năng tự kiểm tra của người lao động.
Phụ cấp cũ không còn đúng điều kiện cần được bỏ hoặc điều chỉnh.
Là gì
Phụ cấp phải được rà soát định kỳ, vì điều kiện làm việc và vị trí thay đổi. Phụ cấp còn trả cho người không còn đủ điều kiện là khoản chi sai, và khi bỏ đột ngột cũng gây bất mãn.
Cách làm
- Rà soát danh sách hưởng phụ cấp mỗi quý.
- Thông báo trước khi bỏ hoặc giảm một khoản.
- Ghi lại lý do thay đổi trong hồ sơ.
Lưu ý
Bỏ phụ cấp cần đối chiếu hợp đồng và nội quy, vì có thể là thay đổi điều kiện làm việc.