Sáu khái niệm giúp khấu trừ lương đúng luật: khoản nào được trừ, mức tối đa, trình tự, thông báo và lưu chứng từ. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba điều kiện để một khoản khấu trừ là hợp lệ.
Chỉ khấu trừ trong các trường hợp luật cho phép, không tự ý trừ.
Là gì
Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của doanh nghiệp, theo quy định tại Điều 129. Các trường hợp khác cần đối chiếu quy định hiện hành.
Cách làm
- Liệt kê từng lý do trừ và căn cứ pháp luật hoặc thỏa thuận hợp lệ.
- Không trừ lương cho lý do không nằm trong danh mục được phép.
- Lưu căn cứ cùng từng khoản trừ.
Lưu ý
Trừ lương vì đi trễ hay lỗi nhỏ không có quy định hợp lệ là vi phạm phổ biến. Đối chiếu Điều 102 trước khi áp dụng.
Mức khấu trừ hằng tháng không vượt 30% tiền lương thực trả sau các khoản bắt buộc.
Là gì
Theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng, sau khi trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.
Cách làm
- Tính lương thực trả sau các khoản bắt buộc trước.
- Tính 30% trên số đó để có mức trần.
- Kiểm tra tổng khấu trừ mỗi tháng không vượt trần.
Lưu ý
Mức 30% tính trên lương thực trả, không phải lương gộp. Tính sai cơ sở là lỗi hay gặp.
Có văn bản đồng ý hoặc quyết định rõ ràng trước khi trừ.
Là gì
Khấu trừ lương cần có căn cứ bằng văn bản: biên bản làm hư hỏng tài sản, bảng đối chiếu thiệt hại, hoặc thỏa thuận của người lao động khi luật cho phép. Trình tự rõ giúp tránh trừ lương đột ngột.
Cách làm
- Lập biên bản sự việc và mức thiệt hại có chữ ký.
- Cho người lao động giải trình trước khi quyết định.
- Ghi quyết định khấu trừ với số tiền và kỳ trừ.
Lưu ý
Trừ lương ngay trong ngày phát hiện mà không giải trình là vi phạm trình tự.
Ba việc làm khấu trừ minh bạch và chứng minh được.
Người lao động phải được biết lý do và số tiền bị khấu trừ.
Là gì
Theo Điều 102, người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương. Thông báo cần ghi rõ lý do, số tiền và kỳ lương bị trừ, để người lao động có thể đối chiếu.
Cách làm
- Gửi thông báo bằng văn bản cùng kỳ lương bị trừ.
- Ghi lý do và căn cứ cụ thể.
- Trả lời thắc mắc trong thời hạn nội bộ đã công bố.
Lưu ý
Ghi chung chung như “trừ theo quy định” không đáp ứng quyền được biết lý do.
Biên bản, quyết định và thông báo được lưu cùng bảng lương.
Là gì
Khi có khiếu nại, doanh nghiệp cần chứng minh căn cứ khấu trừ. Lưu biên bản, quyết định và thông báo cùng kỳ lương giúp trả lời nhanh và bảo vệ cả hai bên.
Cách làm
- Gắn chứng từ khấu trừ vào hồ sơ kỳ lương tương ứng.
- Đặt quyền truy cập cho hồ sơ này.
- Lưu theo thời hạn quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Lưu ý
Thời hạn lưu cần đối chiếu quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ.
Trừ lại khoản tạm ứng đã nhận không cùng bản chất với khấu trừ lương.
Là gì
Khoản tạm ứng đã trả trước, khi hoàn lại từ lương kỳ sau, là việc thanh toán tạm ứng theo thỏa thuận, khác với khấu trừ để bồi thường. Hai khái niệm này cần ghi tách trong bảng lương để tránh nhầm lẫn.
Cách làm
- Ghi khoản tạm ứng đã nhận với ngày và số tiền.
- Trừ theo kỳ đã thỏa thuận và ghi tách khỏi khoản khấu trừ.
- Đối chiếu số dư tạm ứng cuối kỳ.
Lưu ý
Gộp tạm ứng vào khấu trừ làm người lao động hiểu nhầm là bị phạt.