Bạn muốn tìm hiểu về công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu? Nhưng không biết phải xem thông tin ở đâu là chuẩn xác nhất. Đừng lo, bài viết chia sẻ dưới đây sẽ mang đến cho bạn những thông tin mô tả cụ thể về vị trí công việc này!
Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Ngành xuất nhập khẩu có rất nhiều vị trí công việc khác nhau. Nhân viên tùy vào kiến thức, chuyên môn mà đảm nhận công việc phù hợp: Chứng từ, hiện trường, mua hàng, nhân viên trong các hãng tàu, sales cước vận tải,…
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều công việc
Trong đó, nhân viên chứng từ phải xử lý rất nhiều công việc. Với đặc thù công việc xuất nhập khẩu là giao nhận hàng hóa, xuất hàng hóa đảm bảo cho các bên đối tác. Đồng thời, phù hợp với mong muốn khách hàng hay nhập mặt hàng về bán tại các cơ sở kinh doanh trong nước. Thêm nữa ngành xuất nhập khẩu khi xảy ra bất cứ vấn đề gì đều phải giải quyết thông qua các văn kiện.
Để được đánh giá với chất lượng công việc tốt, hoàn thành tốt trách nhiệm. Nhân viên chứng từ, cần đến sự cẩn thận và thái độ tích cực trong công việc.
Đặc biệt, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu còn chủ động sắp xếp và lên kế hoạch cụ thể trong việc hoàn thành công việc. Biết phân biệt rõ ràng giữa việc công và việc tư. Bởi lẽ, công việc hay ngành nghề nào cũng có những áp lực của nó.
Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Khi biết được đặc thù công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Bạn sẽ có cơ hội hoàn thành công việc một cách thành thạo nhất, mang lại hiệu quả cao. Đồng thời có thể chấp nhận làm việc với tinh thần lạc quan, hài lòng. Cho dù công việc có những khó khăn, cùng một số mặt trái nhất định.
Tùy vị trí công việc xuất hay nhập mà nhân viên chứng từ sẽ đảm nhận thực hiện
Công việc của nhân viên chứng từ xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ làm những công việc sau:
- Nhận Booking từ khách hàng.
- Liên hệ với hãng tàu/Co-loader để lấy lệnh cấp container rỗng.
- Fax lệnh cấp container cho khách hàng.
- Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ quy định trên lệnh cấp container.
- Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HBL cho chúng ta gấp.
- Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, chúng ta đánh HBL nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm. In HBL gốc cho khách.
- Đồng thời, gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của AA ở Destination cho hãng tàu đánh MBL (Master Bill). Khi nhận MBL nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, …
- Đến hãng tàu nhận MBL đối với MBL gốc, thông thường chúng ta chỉ cần BILL Surrender cho nên chúng ta chỉ cần nhận MBL bằng Fax mà thôi.
- Giao HBL gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Fee.
- Lưu file: HBL, MBL, Invoice, packing list, C/O (copy), giấy giới thiệu, ….
Công việc của nhân viên chứng từ nhập khẩu
Nhân viên chứng xử lý hồ sơ, đơn hàng nhập khẩu
- Nhận Pre-Alert từ đại lý ở nước ngoài (phía export).
- Chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/Co-loader thể hiện trên Master Bill.
- Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu/Co-loader.
- Đến văn phòng hãng tàu/Co-loader nhận D/O (Delivery Order – lệnh giao hàng) cùng các chứng từ đính kèm như: các D/O thứ cấp khác (bản gốc hoặc có đóng dấu sao y, MBL của hãng tàu hay HBL của Co-loader.
- Phát hành D/O của AA & Logistics cùng các D/O khác và HBL giao cho khách hàng (Consignee). Thu tiền Handling Fee, CFS nếu là hàng LCL, D/O Fee, cước nếu là cước Collect, …
- Lưu file: HBL, MBL, các D/O phát hành (copy), Invoice, packing list, giấy giới thiệu,…
Trên đây là chi tiết công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, được phân rõ cụ thể giữa xuất và nhập. Theo đó, bạn sẽ có được hình dung cụ thể hơn về công việc này. Ngoài ra, để tham khảo thông tin về các phương pháp quản lý nhân sự bằng phần mềm tiên tiến. Bạn có thể truy cập vào trang web: https://quantrinhansu-online.com/ – Thư viện Quản trị Nhân Sự hiện đại, giúp hoạt động doanh nghiệp ngày càng đạt hiệu quả tốt hơn.
