Sáu khái niệm giúp tổ chức sự kiện nội bộ đúng mục tiêu, đúng ngân sách và tạo gắn kết thật sự. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba công cụ giúp sự kiện bắt đầu từ mục tiêu và được chuẩn bị đủ.
Trả lời sáu câu hỏi: vì sao, ai, cái gì, khi nào, ở đâu, bằng cách nào.
Là gì
Khung 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) là cách đặt câu hỏi có hệ thống để lập kế hoạch. Với sự kiện nội bộ, khung này giúp làm rõ mục tiêu trước khi bàn đến địa điểm hay món ăn.
Cách làm
- Viết mục tiêu bằng một câu: sự kiện này để làm gì?
- Xác định đối tượng tham dự và người phụ trách từng việc.
- Chốt thời gian, địa điểm và cách tổ chức.
Lưu ý
Nhiều sự kiện chỉ bắt đầu từ “tổ chức gì”. Nên hỏi “vì sao” trước.
Danh sách việc cần làm theo mốc trước, trong và sau sự kiện.
Là gì
Checklist là công cụ quản lý công việc lặp lại. Với sự kiện, checklist được chia theo mốc: trước sự kiện (đặt địa điểm, mời người, chuẩn bị vật tư), trong sự kiện (điểm danh, điều phối) và sau sự kiện (đánh giá, thanh toán).
Cách làm
- Chia việc thành ba nhóm theo mốc thời gian.
- Gắn mỗi việc với người chịu trách nhiệm và hạn hoàn thành.
- Cập nhật checklist sau mỗi sự kiện để dùng cho lần sau.
Lưu ý
Checklist không thay được việc kiểm tra thực địa. Nên đi xem địa điểm trước ngày diễn ra.
Thông tin rõ về thời gian, nội dung và cách đăng ký để tăng tỷ lệ tham dự.
Là gì
Truyền thông nội bộ là giai đoạn thông báo về sự kiện qua nhiều kênh, như bảng tin, nhóm chat hay buổi họp ngắn. Thông tin cần đủ để người đọc biết vì sao nên tham gia và cần làm gì.
Cách làm
- Thông báo lần đầu trước ít nhất 2 đến 3 tuần.
- Nhắc lại ở tuần cuối với thông tin đăng ký và địa điểm.
- Gửi nhắc riêng cho nhóm đang có tỷ lệ tham dự thấp.
Lưu ý
Thông báo quá nhiều lần làm nhân viên bỏ qua. Mỗi lần nhắc cần thêm thông tin mới.
Ba cách biết sự kiện có tác dụng và đáng để làm lại.
Đo tỷ lệ tham dự và mức hài lòng, không chỉ đếm số người đến.
Là gì
Đo kết quả sự kiện thường dựa trên tỷ lệ tham dự thực tế so với số đăng ký, và mức hài lòng qua khảo sát ngắn. Với các sự kiện định kỳ, có thể dùng chỉ số giới thiệu như Net Promoter Score do Fred Reichheld đề xuất năm 2003.
Cách làm
- Ghi số đăng ký và số tham dự thực tế.
- Khảo sát 3 đến 5 câu ngay sau sự kiện.
- So kết quả với mục tiêu đã đặt từ đầu.
Lưu ý
Khảo sát dài làm người tham dự bỏ dở. Giữ ngắn và đúng câu cần biết.
Sự kiện tốt tạo cơ hội để người đi làm gặp nhau ngoài công việc.
Là gì
Gallup có bộ câu hỏi Q12 đo mức gắn kết của nhân viên, trong đó cơ hội được hỏi ý kiến và được công nhận là các yếu tố then chốt. Sự kiện nội bộ có thể đáp ứng các yếu tố này nếu được thiết kế có sự tham gia.
Cách làm
- Cho nhân viên đề xuất hoặc tham gia tổ chức một phần sự kiện.
- Tạo hoạt động cho nhiều nhóm, không chỉ dành cho một bộ phận.
- Ghi nhận công sức của người tổ chức trong buổi sự kiện.
Lưu ý
Sự kiện chỉ do ban lãnh đạo làm dễ thành hình thức. Hãy hỏi nhân viên họ muốn gì.
Tính chi phí trên mỗi người để so sánh giữa các sự kiện.
Là gì
Chi phí trên mỗi người tham dự (cost per attendee) là tổng chi phí chia cho số người thực tế tham dự. Chỉ số này giúp so sánh các sự kiện có quy mô khác nhau và kiểm soát ngân sách.
Cách làm
- Liệt kê chi phí cố định (địa điểm, âm thanh) và chi phí biến đổi (đồ ăn, quà).
- Dự trù theo số đăng ký, kèm một khoản dự phòng.
- Sau sự kiện, đối chiếu chi phí thực tế với dự trù.
Lưu ý
Chi phí trên mỗi người không nên là mục tiêu duy nhất. Cần xem kết quả gắn kết đi kèm.