HRBP (Human Resource Business Partner): thuật ngữ, quy trình, KPI và checklist

HRBP là vị trí nhân sự đóng vai trò đối tác kinh doanh của các đơn vị: hiểu mục tiêu kinh doanh, tư vấn cho lãnh đạo và trưởng bộ phận về cơ cấu, nhân tài, hiệu suất, đãi ngộ và thay đổi tổ chức, đồng thời kết nối với các chức năng nhân sự chuyên sâu (tuyển dụng, đào tạo, C&B). Trang này gồm 6 mục, từ thuật ngữ đến checklist có thể tick chọn và tải về.

1. Thuật ngữ2. Quy trình3. Vấn đề thường gặp4. KPI5. Vai trò theo mô hình DN6. Checklist

1. Thuật ngữ liên quan đến HRBP

5 nhóm thuật ngữ, mỗi gạch đầu dòng là một thuật ngữ.

Mô hình và vai trò nhân sự

  • HRBP: nhân sự đóng vai trò đối tác kinh doanh, phụ trách một hoặc vài đơn vị.
  • Mô hình 3 trụ cột (Ulrich): tách chức năng nhân sự thành HRBP, trung tâm chuyên môn (CoE) và dịch vụ chung (SSC).
  • Centers of Excellence (CoE): nhóm chuyên gia sâu như tuyển dụng, đào tạo, C&B, tổ chức.
  • HR Shared Services (SSC): trung tâm xử lý nghiệp vụ hành chính nhân sự dùng chung.
  • HR Generalist: nhân sự làm tổng hợp nhiều mảng cho một đơn vị.
  • Strategic partner, change agent, employee champion, administrative expert: bốn vai trò của nhân sự trong mô hình của Ulrich.

Hiểu biết kinh doanh

  • Business acumen: năng lực hiểu cách doanh nghiệp tạo ra doanh thu và lợi nhuận.
  • Đơn vị kinh doanh (BU): khối hoặc bộ phận tạo ra doanh thu mà HRBP phụ trách.
  • Chuỗi giá trị: các hoạt động tạo giá trị từ đầu vào đến khách hàng.
  • Business Model Canvas: khung 9 ô mô tả mô hình kinh doanh.
  • Chiến lược kinh doanh: hướng đi và mục tiêu mà chiến lược nhân sự cần phục vụ.
  • P&L (lãi lỗ) của đơn vị: báo cáo giúp gắn chi phí nhân sự với kết quả kinh doanh.

Tổ chức và nguồn lực

  • Cơ cấu tổ chức: cách chia bộ phận, cấp quản lý và quan hệ báo cáo.
  • RACI: bảng phân vai ai thực hiện, ai chịu trách nhiệm, ai tư vấn, ai được thông báo.
  • Kế hoạch nguồn lực (workforce planning): dự báo số lượng và năng lực nhân sự cần có.
  • Headcount, định biên: số vị trí được duyệt của đơn vị.
  • Tái cấu trúc: thay đổi cơ cấu, vị trí hoặc quy mô nhân sự.
  • Chức năng nhiệm vụ: mô tả vai trò của bộ phận và vị trí.

Nhân tài, hiệu suất và đãi ngộ

  • KPI, OKR, BSC: các công cụ thiết lập và đo mục tiêu.
  • Nine Box: ma trận 9 ô xếp loại theo hiệu suất và tiềm năng.
  • Talent review: buổi rà soát nhân tài của đơn vị.
  • Kế thừa (succession plan): kế hoạch chuẩn bị người thay thế cho vị trí chủ chốt.
  • Kế hoạch phát triển cá nhân (IDP): kế hoạch phát triển của từng người.
  • Total Reward: tổng thể đãi ngộ gồm lương, thưởng, phúc lợi, phát triển.
  • Job grade, job band: hệ thống ngạch, bậc theo giá trị công việc.

Quan hệ lao động và thay đổi

  • Quan hệ lao động (ER): xử lý quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động.
  • Quản lý thay đổi: hỗ trợ tổ chức và con người chuyển sang cách làm mới.
  • Gắn kết nhân viên (engagement): mức độ cam kết và sẵn sàng đóng góp.
  • Khảo sát nhanh (pulse survey): khảo sát ngắn, chu kỳ ngắn để nắm tâm trạng.
  • Phỏng vấn nghỉ việc (exit interview): trao đổi để tìm nguyên nhân người nghỉ.
  • Tỷ lệ nghỉ việc (turnover): tỷ lệ nhân sự rời doanh nghiệp trong kỳ.
  • Các bên liên quan (stakeholder): những người chịu ảnh hưởng hoặc có ảnh hưởng đến công việc của HRBP.

2. Quy trình liên quan đến HRBP

Mỗi quy trình gồm mục đích và các bước thực hiện.

Quy trình 1: Tiếp nhận và hiểu đơn vị phụ trách

Để làm gì: nắm mô hình kinh doanh, mục tiêu, con người và vấn đề của đơn vị để tư vấn đúng trọng tâm.

  1. Bước 1 – Thu thập thông tin kinh doanh: mục tiêu năm, doanh thu, chi phí, khách hàng chính.
  2. Bước 2 – Thu thập dữ liệu nhân sự: cơ cấu, headcount, nghỉ việc, hiệu suất, chi phí nhân sự.
  3. Bước 3 – Gặp trưởng đơn vị và các quản lý: nghe kỳ vọng và khó khăn.
  4. Bước 4 – Gặp đại diện nhân viên: nắm tâm tư và nhu cầu.
  5. Bước 5 – Tổng hợp bức tranh hiện trạng: các vấn đề nhân sự gắn với mục tiêu kinh doanh.
  6. Bước 6 – Thống nhất cách phối hợp: tần suất họp, đầu mối, báo cáo.

Quy trình 2: Lập kế hoạch nhân sự năm theo đơn vị

Để làm gì: chuyển mục tiêu kinh doanh thành nhu cầu nhân sự, ngân sách và hành động cụ thể.

  1. Bước 1 – Làm rõ mục tiêu kinh doanh năm sau: cùng trưởng đơn vị.
  2. Bước 2 – Phân tích nguồn lực hiện có: số lượng, năng lực, khoảng trống.
  3. Bước 3 – Xác định nhu cầu: tuyển mới, đào tạo, điều chuyển, tái cấu trúc.
  4. Bước 4 – Ước tính ngân sách nhân sự: phối hợp với C&B và tài chính.
  5. Bước 5 – Thống nhất với trưởng đơn vị và trình duyệt.
  6. Bước 6 – Phân công cho các chức năng chuyên sâu: tuyển dụng, đào tạo, C&B.

Quy trình 3: Tư vấn cơ cấu tổ chức và định biên

Để làm gì: bảo đảm cơ cấu và số người phù hợp với chiến lược và khối lượng công việc.

  1. Bước 1 – Tiếp nhận nhu cầu thay đổi: mở rộng, thu hẹp, tách nhập bộ phận.
  2. Bước 2 – Phân tích khối lượng công việc và cơ cấu hiện tại.
  3. Bước 3 – Đề xuất phương án: kèm ưu điểm, nhược điểm, chi phí.
  4. Bước 4 – Rà soát chức năng nhiệm vụ và RACI.
  5. Bước 5 – Trình duyệt và thông báo.
  6. Bước 6 – Cập nhật vào hệ thống: sơ đồ tổ chức, chức danh, headcount.

Quy trình 4: Tư vấn quản lý hiệu suất và rà soát nhân tài

Để làm gì: giúp đơn vị đặt mục tiêu rõ, đánh giá công bằng và xác định người cần giữ, phát triển, kế thừa.

  1. Bước 1 – Hỗ trợ đặt mục tiêu và KPI cho đơn vị, cá nhân.
  2. Bước 2 – Hướng dẫn quản lý đánh giá theo chu kỳ.
  3. Bước 3 – Tổng hợp kết quả: kiểm tra tính nhất quán giữa các quản lý.
  4. Bước 4 – Tổ chức buổi rà soát nhân tài: xếp loại theo hiệu suất và tiềm năng.
  5. Bước 5 – Lập kế hoạch kế thừa và phát triển: cho vị trí chủ chốt và nhân sự tiềm năng.
  6. Bước 6 – Theo dõi thực hiện: cập nhật kết quả vào kỳ sau.

Quy trình 5: Tư vấn quản lý thay đổi tổ chức

Để làm gì: giảm xáo trộn và kháng cự khi đơn vị thay đổi cơ cấu, quy trình hoặc cách làm.

  1. Bước 1 – Làm rõ nội dung và lý do thay đổi.
  2. Bước 2 – Xác định các bên bị ảnh hưởng và mức ảnh hưởng.
  3. Bước 3 – Xây dựng kế hoạch truyền thông và hỗ trợ.
  4. Bước 4 – Làm việc với quản lý trực tiếp: để họ truyền đạt thống nhất.
  5. Bước 5 – Theo dõi phản hồi: khảo sát nhanh, trò chuyện trực tiếp.
  6. Bước 6 – Điều chỉnh và ghi nhận bài học.

Quy trình 6: Xử lý vấn đề quan hệ lao động và giữ chân nhân sự

Để làm gì: tiếp nhận, xử lý kịp thời ý kiến, khiếu nại và dấu hiệu nghỉ việc ở đơn vị.

  1. Bước 1 – Tiếp nhận vấn đề: từ nhân viên, quản lý hoặc dữ liệu.
  2. Bước 2 – Xác minh sự việc: nghe các bên, thu thập thông tin.
  3. Bước 3 – Đối chiếu quy định: hợp đồng, nội quy, quy định pháp luật.
  4. Bước 4 – Đề xuất hướng xử lý: trao đổi với quản lý và nhân sự liên quan.
  5. Bước 5 – Thực hiện và thông báo kết quả.
  6. Bước 6 – Phân tích nguyên nhân gốc và đề xuất cải tiến: bao gồm phỏng vấn nghỉ việc.

3. Vấn đề thường gặp khi thực hiện vai trò HRBP

Chia theo cấp độ: người thực hiện, quản lý, lãnh đạo và nhân viên (khách hàng nội bộ).

Người thực hiện (HRBP)

  • Bị kéo vào việc hành chính, xử lý vụ việc nên thiếu thời gian tư vấn chiến lược.
  • Thiếu hiểu biết kinh doanh nên khó nói chuyện bằng ngôn ngữ của đơn vị.
  • Dữ liệu nhân sự rải rác, tốn thời gian tổng hợp trước khi phân tích.
  • Phụ trách nhiều đơn vị cùng lúc, khó đào sâu từng nơi.
  • Khó cân bằng giữa lợi ích của doanh nghiệp và của người lao động.

Quản lý (trưởng bộ phận, quản lý trực tiếp)

  • Coi HRBP là người làm thủ tục, chỉ tìm khi có vấn đề.
  • Tự quyết định nhân sự mà không trao đổi với HRBP.
  • Ngại phản hồi hiệu suất, đánh giá dễ dãi hoặc không nhất quán.
  • Kỳ vọng HRBP tuyển người nhanh mà chưa rõ yêu cầu vị trí.

Lãnh đạo

  • Chưa rõ HRBP nên chịu trách nhiệm kết quả nào nên khó đánh giá giá trị.
  • Chia vai trò giữa HRBP, chuyên viên C&B, tuyển dụng, đào tạo chưa rõ, dễ chồng chéo.
  • Không mời HRBP vào buổi bàn chiến lược nên tư vấn đến muộn.
  • Kỳ vọng HRBP giải quyết mọi vấn đề con người mà chưa cấp đủ quyền và nguồn lực.

Nhân viên (khách hàng nội bộ)

  • Không rõ HRBP là ai, tìm ai khi cần hỗ trợ.
  • Lo ngại thông tin chia sẻ với HRBP bị chuyển lại cho quản lý.
  • Thấy HRBP đứng về phía quản lý hoặc về phía công ty.
  • Phản hồi và đề xuất không thấy được trả lời hay hành động.

4. Chỉ số, KPI liên quan đến HRBP

4 nhóm theo thẻ điểm cân bằng. Chạm vào từng ô để lật xem KPI. Mỗi doanh nghiệp chọn và đặt mục tiêu phù hợp với chiến lược của mình.

5. Vai trò thực hiện HRBP trong các mô hình doanh nghiệp

Mô tả vị trí thường phụ trách theo ngành nghề và quy mô. Tên chức danh thực tế có thể khác tùy doanh nghiệp.

Mô hìnhVị trí phụ trách vai trò HRBP
Doanh nghiệp sản xuấtHRBP hoặc HR Manager nhà máy, tư vấn cho giám đốc nhà máy, quản đốc, trưởng chuyền về định biên, tăng ca, quan hệ lao động; phối hợp với C&B, tuyển dụng, an toàn lao động.
Doanh nghiệp chuỗiHRBP khu vực hoặc vùng, làm việc với quản lý vùng và quản lý cửa hàng về tuyển, giữ chân, nhân sự kế cận (cửa hàng trưởng); nhân sự trụ sở chính cung cấp chính sách và công cụ chung.
Hospitality (nhà hàng, khách sạn)HR Manager hoặc Director of HR của khách sạn, tư vấn cho tổng giám đốc và trưởng các bộ phận (buồng phòng, nhà hàng, bếp, lễ tân) về xếp ca, mùa cao điểm, giữ chân và phát triển nhân sự.
LogisticHRBP trung tâm, kho hoặc khu vực tư vấn cho giám đốc vận hành, trưởng kho, trưởng đội vận tải về nhân lực theo mùa vụ, an toàn, nghỉ việc nhân sự chủ chốt.
Xây dựngHRBP hoặc cán bộ nhân sự phụ trách khối dự án, làm việc với chỉ huy trưởng công trường về nhu cầu nhân lực theo tiến độ, điều chuyển giữa dự án, quan hệ lao động tại công trình.
Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên)Thường chưa có vị trí HRBP riêng: chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc cùng một nhân viên hành chính nhân sự kiêm nhiệm đảm nhận phần tư vấn nhân sự cho các trưởng bộ phận.
Doanh nghiệp vừa (50 đến 500 nhân viên)Từ một đến vài HRBP hoặc trưởng phòng nhân sự đóng vai trò HRBP cho từng khối chính, làm việc với giám đốc khối; các mảng chuyên sâu do chuyên viên tuyển dụng, đào tạo, C&B đảm nhận.

6. Checklist liên quan đến HRBP

Mỗi ô là một checklist. Chạm vào ô để lật, tick chọn các mục cần dùng rồi bấm tải xuống (file CSV mở được bằng Excel).

TÀI LIỆU MIỄN PHÍ

Tải tài liệu quản lý nhân sự

Đăng ký để nhận bộ tài liệu, biểu mẫu và công cụ quản trị nhân sự do Giải Pháp Tinh Hoa biên soạn.

Download tài liệu