Tình trạng chung của các quý ông hay gặp phải trong công việc đó là hay bị quá tải trong công việc, các dự án luôn đến dồn dập và việc gặp các triệu chứng stress ở chốn công sở không phải là chuyện hiếm gặp trong cuộc sống hiện đại.

Bản thân mình cũng thường xuyên đối mặt với những áp lực trong công việc do phải “chạy đua” với quá nhiều dự án và cũng đã từng gặp các vấn đề về tinh thần khi làm việc. Thế nhưng sau một thời gian tìm hiểu thì mình đã có một phương pháp giải quyết khối lượng công việc một cách triệt để nhất mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian, đó là sử dụng các công cụ/ứng dụng quản lý công việc.

Ứng dụng quản lý công việc là gì?

Những ứng dụng mà mình sắp giới thiệu trong bài này đều là những ứng dụng trên nền tảng web giúp bạn quản lý các dự án và công việc tốt hơn nhờ việc hỗ trợ một số tính năng quản lý công việc và theo dõi tiến độ công việc.

Bạn sẽ không còn phải đối mặt với tình trạng quên việc hay bỏ sót việc vì các ứng dụng này sẽ giúp bạn ghi nhớ và lưu dữ liệu những công việc mà bạn cần làm. Nếu bạn làm việc theo nhóm, các ứng dụng này sẽ càng thú vị hơn vì nó cũng có các tính năng trao đổi công việc theo nhóm rất thuận tiện, giúp bạn giảm tối đa thời gian làm việc.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều ứng dụng kiểu thế này, từ miễn phí đến trả phí đều có. Trong bài này, hãy để Menly giới thiệu cho các bạn 5 công cụ quản lý dự án tốt nhất được nhiều người tin dùng nhất hiện nay mà bản thân đội ngũ Menly đã từng trải nghiệm qua và thấy rất tốt.

3 ứng dụng quản lý công việc nên dùng

1. TRELLO

Đây có thể được gọi là ứng dụng có cách sử dụng độc đáo và dễ hiểu nhất hiện nay. Cách thức hoạt động của nó là sẽ cho phép bạn tạo ra nhiều Board (ngầm hiểu là một dự án) và trên mỗi board đó bạn sẽ tạo ra cấc list việc cần làm, trong mỗi list việc làm đó sẽ có nhiều công việc cần xử lý để bạn quản lý từng việc làm.

Không chỉ có vậy, nó còn hỗ trợ làm việc theo nhóm rất tốt bởi vì nó cho phép bạn gửi lời mời (invite friend) không giới hạn vào tham gia làm việc chung với dự án, bạn có thể ủy quyền họ theo dõi một list nào đó hoặc họ có thể tự tạo thêm các list và bổ sung công việc vào.

Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí mà hiện tại họ chưa công bố các tính năng trả phí, nên bạn có thể sử dụng thoải mái nhé. Đây cũng là một trong số các ứng dụng mới được nhiều người sử dụng trên thế giới, có thể áp dụng vào các dự án nhỏ hoặc lớn.

2. ASANA

Asana không phải là một ứng dụng quản lý dự án thuần túy mà nó kiêm luôn nhiệm vụ quản lý các việc cần làm (To-do list), do vậy cách sử dụng của nó cũng có phần đơn giản hơn các ứng dụng khác rất nhiều.

Tuy có giao diện đơn giản nhưng Asana đã giúp mình giải quyết tốt các công việc hàng ngày lẫn những việc quan trọng. Bạn có thể tạo ra nhiều dự án khác nhau và bổ sung việc cần làm cho mỗi dự án, nó cũng có thể cho phép bạn thêm những thông báo nhắc nhở khi đến thời gian làm việc và hỗ trợ làm việc nhóm thông qua tính năng ủy quyền từng việc cần làm đến một thành viên khác và hỗ trợ viết bình luận cho từng việc cần làm, phải nói là rất đơn giản để sử dụng nhưng vô cùng mạnh mẽ.

Ứng dụng này gần như là miễn phí nếu bạn sử dụng để giải quyết các công việc hàng ngày và có thể làm việc với 10 người khác nhau. Bạn chỉ có thể cần trả tiền nếu bạn cần giải quyết một lượng lớn công việc hơn.

Khuyến khích dùng: Dùng cho học sinh, sinh viên và các dự án có quy mô nhỏ và vừa.

3. Microsoft OneNote

Microsoft OneNote là một sản phẩm mới có trong bộ Microsoft Office nổi tiếng mà họ đã bổ sung vào phiên bản Microsoft Office 2010 trở đi.

Nếu bạn là một tín đồ của Microsoft Office thì OneNote có thể sẽ vô cùng có ích cho bạn khi nó đã được cài sẵn vào máy trong bộ cài Microsoft Office, vừa tiện lợi để sử dụng mà vừa không cần phải đăng ký bất kỳ tài khoản nào.

Chức năng chính của phần mềm này là giúp bạn tạo ra các ghi chú việc làm từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào bạn cần ghi nhớ. Sở dĩ nó được nhiều người thích bởi vì nó có rất nhiều các tính năng đặc thù cho việc tạo note mà chưa có bất kỳ ứng dụng nào có thể so sánh được.

4. Evernote

Đây là một trong các ứng dụng ưa thích của mình mà hiện tại hầu như mình đang sử dụng nó mỗi ngày để giải quyết tất cả các công việc: học hành, việc nhà và việc làm,…

Bạn có thể gọi nó là một phần mềm hỗ trợ tạo ghi chú cũng được mà gọi là phần mềm quản lý dự án cũng không sai vì bạn hầu như có thể làm bất cứ thứ gì với nó.

Một cách ứng dụng rất hay với Evernote đó là hãy cài nó vào điện thoại di động, sau đó sử dụng tính năng chụp ảnh có sẵn để chụp các tài liệu mà bạn cần ghi nhớ và lưu lại. Bạn cũng có thể truy cập vào website http://evernote.com để tạo ra các ghi chú và lưu lại hoặc tải phần mềm Evernote về máy tính để cài đặt.

Nếu bạn đang là sinh viên giống mình, thì Evernote chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng vì ứng dụng của nó phải nói là rất lớn vì hầu như nó hỗ trợ hoạt động trên mọi hệ điều hành (Windows, iOS, Android, Mac,…).

Nguồn: Menly